Come esportare dati da Excel per creare etichette

La suite di software Microsoft Office si è evoluta in modo significativo da quando è stata introdotta per la prima volta nel 1990. Pacchetti software popolari come Excel e Word interagiscono perfettamente tra loro, aprendo una vasta gamma di attività e funzioni che in precedenza erano difficili da eseguire.

Sebbene Excel sia considerato principalmente uno strumento di gestione di database e fogli di calcolo, questo pacchetto software può essere utilizzato anche per attività aggiuntive, inclusa la creazione di etichette postali. È possibile utilizzare la funzionalità Stampa unione all'interno di Microsoft Word per importare dati in Excel che possono essere convertiti in etichette postali. Il completamento di questo processo richiede alcuni passaggi, ma possono essere eseguiti da individui di tutte le competenze e livelli di abilità tecnologica.

Consiglio

Il Stampa unione La funzionalità inclusa in Microsoft Word rende relativamente semplice l'integrazione dei dati necessari per iniziare a creare etichette postali. Tuttavia, prima che questi dati possano essere incorporati in Excel, è necessario formattare la tabella e le celle nell'ambiente Excel in modo che corrispondano al framework specifico del processo di stampa unione in Word.

Per iniziare, crea ed etichetta le intestazioni di colonna per riflettere i dati che verranno importati da Word. Questi includeranno le seguenti etichette (o simili):

• Nome di battesimo
• Cognome
• Indirizzo
• Città

Tieni presente che queste etichette sostituiranno le intestazioni delle colonne di base da 1 a 4 che sono già in uso. È anche importante notare che è necessario utilizzare una colonna separata per ciascuno di questi punti dati. In caso contrario, potrebbero verificarsi problemi organizzativi in ​​una fase successiva del processo.

In questa fase della preparazione, assicurati che non rimangano righe e colonne vuote nell'area di lavoro. Durante il processo di creazione dell'etichetta, queste aree vuote potrebbero creare errori di formattazione e impedire la creazione di tutte le etichette.

Dopo che l'area di lavoro è stata formattata correttamente, il passaggio successivo del processo consiste nell'individuare l'elenco di indirizzi che utilizzerai. Puoi farlo definendo chiaramente il nome dell'elenco. Per fare ciò, seleziona l'elenco di indirizzi completo che utilizzerai, assicurandoti di includere tutte le celle che contengono le intestazioni. Dopo averlo fatto, apri il formule scheda, trova il Nomi definiti gruppo e selezionare il Definisci nome opzione.

Fatto ciò, digita un nome personalizzato per l'elenco di indirizzi. Questo nome particolare è lasciato alla tua discrezione. Se gestisci più elenchi di indirizzi, scegli qualcosa che sia correlato ai nomi specifici nell'elenco e alla sua funzione prevista. Dopo aver premuto ok, viene allegato il nuovo nome dell'elenco.

Prima di poter stampare etichette da Excel, assicurati che tutte le informazioni sull'indirizzo si uniscano correttamente. Per fare ciò, completa la prossima serie di passaggi all'interno di Microsoft Word. Apri un documento vuoto e vai a lettere scheda. Trovare la Avvia stampa unione gruppo e selezionare il Avvia stampa unione scheda.

All'interno del menu a tendina che appare, seleziona etichette e configura le varie opzioni di etichetta disponibili in modo che corrispondano alla tua configurazione. Ad esempio, puoi selezionare il tipo di stampante specifico che utilizzerai e identificare un fornitore di etichette e il numero del prodotto. Queste informazioni possono rivelarsi particolarmente utili nel caso tu stia collaborando con un terze parti che possono utilizzare questi dati per creare rapidamente il framework di stampa appropriato per il tuo documenti.

Un elemento importante di questo passaggio è la selezione delle dimensioni appropriate per i fogli di etichette. Nel Numero del prodotto casella, selezionare il Particolari opzione e assicurati che le dimensioni elencate corrispondano alle etichette e ai fogli di etichette. In caso contrario, correggere queste informazioni prima di continuare ulteriormente con il processo. In caso contrario, le etichette finali potrebbero essere stampate in modo errato.

Se inserisci le tue dimensioni e le salvi, i parametri specifici dell'etichetta appariranno nel Altro/Personalizzato categoria all'interno di questa finestra. Ora che hai selezionato i parametri dell'etichetta appropriati, premi ok per confermare le tue selezioni. Microsoft Word dovrebbe creare automaticamente una nuova tabella che genera il layout che hai descritto.

Ora che sono stati stabiliti i framework appropriati sia in Word che in Excel, è il momento giusto per iniziare l'unione. Per fare ciò, devi prima stabilire una connessione tra le tue etichette e l'elenco di indirizzi che hai creato e nominato nei passaggi precedenti. All'interno di Word, seleziona Opzioni dal File menu e scegli il Avanzate scheda. Trova la sezione denominata Generale e scegli il Conferma la conversione del formato del file suaprire e seleziona la casella disponibile. Quindi, premere ok continuare.

Quindi, seleziona il lettere scheda, apri il Avvia stampa unione gruppo e fare clic su Seleziona Destinatari opzione dal menu a discesa. Infine, fai clic su Usa elenco esistente per continuare il processo.

Viene visualizzata una finestra in cui si seleziona l'elenco specifico che si intende utilizzare come parte dell'unione. A questo punto, prenditi del tempo per individuare l'elenco che hai nominato in precedenza e quindi fai clic su Seleziona origine dati scatola. Ti viene presentata una finestra in cui confermi l'origine dati specifica che stai utilizzando. Dopo aver cliccato su Mostra tutto casella, selezionare il Fogli di lavoro MS Excel tramite DD opzione nel Apri fonte di dati casella prima di premere ok.

Come passaggio finale, seleziona l'intervallo specifico di celle e/o foglio di lavoro con tutti i dati che desideri unire dalla finestra di dialogo che appare. Quindi, premere ok.

Ora che il foglio di lavoro con le informazioni sull'indirizzo è stato identificato e collegato alle etichette, aggiungi segnaposto specifici che stabiliscono come apparirà ciascun indirizzo su un'etichetta. Questi segnaposto specifici sono anche indicati come Campi stampa unione. Se c'è del testo che verrà ripetuto su ciascuna etichetta, puoi anche inserirlo manualmente.

Il motivo alla base della creazione di questi segnaposto è significativo. Queste informazioni specifiche coreograferanno il trasferimento dei dati dall'elenco degli indirizzi alla tabella. I segnaposto fungono da guide, suddividendo le informazioni e collocando ogni elemento a cui appartiene all'interno della struttura delle etichette nel loro insieme.

Dopo aver creato i segnaposto, ricontrolla per assicurarti che Word abbia mappato correttamente ogni elemento del segnaposto ai dati corrispondenti dall'elenco. Questo può essere ottenuto utilizzando il Campi di corrispondenza finestra di dialogo. Qui gli utenti possono specificare come ogni segnaposto è associato ai dati derivati ​​dall'elenco di indirizzi. Ad esempio, puoi abbinare il Nome di battesimo segnaposto per il Nome di battesimo colonna all'interno dell'elenco di indirizzi, assicurandosi che questi dati trovino la strada nella posizione appropriata sull'etichetta.

Tieni presente che alcuni contenuti, come un saluto o un logo, dovranno essere aggiunti manualmente da te poiché non fanno originariamente parte dell'elenco di indirizzi. Questo può essere realizzato in modo relativamente semplice. Digita semplicemente il testo specifico che desideri utilizzare sull'etichetta o aggiungi l'immagine che desideri incorporare come logo o altra icona multimediale.

Prenditi il ​​tempo necessario per assicurarti che la tua etichetta sia progettata esattamente come ti piace prima di iniziare l'unione vera e propria. Ciò assicurerà che non sarai costretto a rivedere nuovamente il contenuto se dimentichi accidentalmente di includere i dati chiave o desideri riprogettare l'etichetta.

Dopo aver confermato l'aspetto dell'etichetta e aver ricontrollato l'accuratezza dei segnaposto e la loro relazione con i dati dall'elenco di indirizzi, puoi continuare.

Per avviare l'unione, apri il Casa scheda in Microsoft Word e premere il tasto Stampa unione pulsante. Se al momento stai solo pianificando di integrare contatti specifici dall'elenco di indirizzi più ampio, puoi selezionarli qui. Tuttavia, se si desidera integrare l'intero elenco, premere Tutti i contatti nella vista corrente. Se sei pronto a utilizzare tutti i segnaposto e i campi che hai progettato per l'etichetta, fai clic su Tutti i campi di contatto pulsante, che appare nel menu successivo.

Se preferisci creare un documento Word completamente nuovo per l'unione, puoi farlo selezionando l'icona Nuovo documento pulsante. Tuttavia, se si preferisce utilizzare il documento esistente, premere il tasto Documento esistente pulsante a questo punto.

Utilizzare il Etichette postali scheda trovata all'interno del tipo di documento menu per decidere in modo specifico quali campi di unione arriveranno sull'etichetta finita. Dopo aver determinato l'aspetto dell'etichetta finale, premere il tasto Aggiorna etichette pulsante. Quando i dati arrivano finalmente nei campi del modulo, potrebbero essere visibili parentesi quadre intorno. In tal caso, fare clic con il pulsante destro del mouse sulle parentesi e premere il tasto Attiva/disattiva codici di campo pulsante per disattivarli.

Quando questo processo è completo, sei pronto per creare l'anteprima finale delle etichette e stamparle. premi il Anteprima dei risultati scheda e scorrere i record utilizzando il tasto Record successivo e Record precedente frecce. Quando sei soddisfatto delle etichette, vai su lettere scheda, fare clic su Finisci e unisci nel Fine gruppo, quindi fare clic su Stampa documenti pulsante. Se i tuoi documenti stampati non rispecchiano il contenuto o il design che preferisci, potresti dover tornare al lettere scheda e assicurati che tutte le dimensioni e i formati carta corrispondano alla configurazione corrente. In caso contrario, è molto probabile che si verifichino problemi.

Puoi quindi salvare il documento su cui hai lavorato per assicurarti che queste etichette siano disponibili per un uso futuro.