Come scansionare documenti in Excel

I fogli di calcolo di Excel sono particolari sui campi e su come vengono riempiti con i dati. La scansione di documenti in Excel è possibile e in alcuni casi puoi persino convertire un PDF in Excel. Detto questo, non tutti i tipi di documenti si convertono in un foglio di calcolo Excel. Potrebbe anche essere difficile scansionare i dati nel documento in modo accurato. Alcuni campi potrebbero richiedere regolazioni manuali per funzionare correttamente. La scansione consente di risparmiare una notevole quantità di tempo perché i dati non richiedono l'inserimento manuale, ma è necessario inserire le formule pertinenti dopo la scansione delle informazioni.

La scansione di un documento in Microsoft Word prima di trasferirlo in Excel è una buona pratica. Puoi anche usare OneNote. Portare i dati in un documento Word rende possibile copiare e incollare righe e colonne specifiche in Excel. Il metodo di input richiede un po' più di tempo rispetto a un'importazione diretta in Excel, ma ti consente di lavorare con i dati e assicurarti che entrino in Excel come previsto. In una situazione di scansione diretta su Excel, i dati potrebbero non essere allineati correttamente in righe e colonne. Effettuare le modifiche necessarie dopo il fatto è più difficile che iniziare con un nuovo foglio di calcolo ed estrarre il contenuto da Word.

I convertitori di documenti non sono una scommessa sicura, ma ci sono versioni gratuite online e possono funzionare. Scansiona il documento che desideri convertire e salvalo come PDF. Quindi cerca un convertitore di documenti gratuito. Numerose opzioni sono prontamente disponibili. Carica il PDF nel convertitore e il software esegue la conversione. La maggior parte dei convertitori gratuiti funziona all'interno di un browser Web e genera un foglio di calcolo per il download. Altri ti chiedono di scaricare il software. Sebbene questa opzione non sia necessariamente negativa, lavorare all'interno di un browser consente di risparmiare spazio sull'unità ed è il percorso migliore.

Puoi anche eseguire la scansione in Excel direttamente tramite Microsoft. Accedi agli strumenti di Microsoft Office e apri Microsoft Office Document Imaging. Fare clic su "File" e "Apri", quindi selezionare il documento. Guarda nell'angolo in basso a destra dello schermo e trova l'icona del bulbo oculare. Passa il mouse su questa icona e dovrebbe leggere "OCR" o "Riconoscimento ottico dei caratteri". Fare clic sull'icona per eseguire la scansione attraverso il processo di riconoscimento dei caratteri. Quindi, evidenzia l'intero documento, copialo e incollalo in Excel. Puoi comunque scegliere di incollare i risultati in un documento di Word prima di elaborare i dati prima di inserirli in Excel.