Un moderno ufficio commerciale.
Credito immagine: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
L'automazione dell'ufficio oggi si riferisce a molto più di una macchina da scrivere e di una fotocopiatrice. Le informazioni elettroniche e digitali sono il fulcro della moderna automazione dell'ufficio. Può essere costituito da computer strettamente interni o, più probabilmente, includere una rete digitale mondiale tramite Internet e cloud storage off-site. Mentre ti muovi nel 21° secolo, incontrerai sia vantaggi che svantaggi inerenti all'automazione dell'ufficio in tutte le sue permutazioni.
Risparmia tempo e risorse aziendali
Dall'introduzione dell'automazione degli uffici, le apparecchiature hanno consentito alle aziende di risparmiare tempo e denaro. Invece di aspettare che un documento raggiunga un cliente per posta, potresti girarlo in pochi minuti via fax. Ora, i progressi dei computer e Internet hanno reso le comunicazioni istantanee. Ogni volta che risparmi tempo, risparmi denaro. Non sei vincolato da limitazioni geografiche, risparmiando le risorse che hai speso in viaggio. Inoltre, anche se è ancora possibile eseguire copie cartacee di molti documenti, l'archiviazione digitale consente di risparmiare tempo e denaro su carta e spazio di archiviazione.
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Affidati all'automazione per la precisione
Mentre è vero che una macchina è tanto efficace quanto gli umani che l'hanno realizzata e le informazioni raccolte digitalmente lo sono solo quanto precisi come la persona che li ha inviati, una volta che i bug vengono risolti dai programmi, sono infinitamente più affidabili di umani. Esistono software per sommare numeri in fogli di calcolo e budget, ad esempio, che forniscono sempre il saldo corretto e non si basano sulle dita di un contabile sulla calcolatrice. I modelli possono essere creati e utilizzati più e più volte per evitare errori nella documentazione standard.
Quando l'automazione va storto, sei nei guai
Le aziende che si affidano esclusivamente all'automazione per il funzionamento e l'esecuzione dei propri sistemi informativi possono entrare nel panico quando questi stessi sistemi falliscono. I costi per riparare o sostituire i sistemi rotti possono essere esorbitanti. Non puoi semplicemente prendere una gomma e apportare correzioni. È necessario impiegare tecnici per stare al passo con gli aggiornamenti e i problemi di software e hardware o disporre di un servizio affidabile da chiamare con un momento di preavviso. Poi hai tutta la questione della riservatezza e della sicurezza. Puoi mantenere segreti commerciali e dirlo solo a poche persone fidate, ma se i dati vengono pubblicati sul Web, non è possibile riprenderseli.
Gli utenti non sono sempre facili da cambiare
Mentre l'automazione dell'ufficio continua ad evolversi e incorpori nuove tecnologie nei tuoi sistemi per rimanere competitivo e redditizio, lo svantaggio è che devi riqualificare tutta la tua squadra di utenti. Tutti, dalla tua segretaria all'addetto agli ordini, dai tuoi clienti ai venditori che consegnano il tuo prodotto o servizio, devono imparare i nuovi sistemi. Molte persone non imparano facilmente nuovi sistemi e altri sono testardi nel fare le cose come hanno sempre fatto. Quindi, mentre hai le spese relative alla riqualificazione, hai anche gli atteggiamenti dei tuoi utenti finali da combattere.
