Puoi pianificare più sale conferenze in un unico calendario di Outlook.
In un ufficio occupato con più sale conferenze, può essere difficile tenere traccia di quali sale conferenze sono in uso e a che ora. Il calendario in Microsoft Outlook può essere utilizzato per pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi e può essere utilizzato anche per eventi in tutto l'ufficio, come il programma per le sale conferenze. Puoi configurare un calendario per programmare tutte le sale conferenze, in modo che il personale possa facilmente vedere la disponibilità delle sale conferenze per qualsiasi ora e data.
Passo 1
Apri Microsoft Outlook. Fare clic su "Calendario" nel pannello Preferiti. Fare clic con il pulsante destro del mouse su "Calendario" e selezionare "Nuovo calendario". Inserisci un nome per il nuovo calendario, ad esempio "Programma sala conferenze".
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Passo 2
Fare clic su "Visualizzazione programma" nell'interfaccia della barra multifunzione. Fare clic con il tasto destro del mouse sul calendario e selezionare "Nuovo appuntamento".
Passaggio 3
Fare clic su "Categoria" nella barra multifunzione e selezionare "Tutte le categorie". Evidenzia una categoria di colore e fai clic su "Rinomina". Inserisci un nome per la categoria, come "Sala conferenze 1" o "Sala conferenze della hall". Rinominare categorie di colori aggiuntive, una per ogni conferenza Camera. Fare clic su "OK".
Passaggio 4
Immettere il titolo di una riunione o di un evento nella casella di testo Oggetto. Immettere il nome o il numero della sala conferenze nella casella di testo Località. Immettere il giorno e l'ora di inizio dell'utilizzo della sala conferenze e l'ora di fine utilizzo. Se è necessaria una sala conferenze per più giorni, è possibile modificare anche la data di fine.
Passaggio 5
Inserisci i dettagli della riunione programmata nella sala conferenze nella finestra principale. Potresti includere una descrizione della riunione e un elenco dei partecipanti.
Passaggio 6
Fare clic su "Categoria" nella barra multifunzione e fare clic sulla sala conferenze in cui si terrà la riunione. Questo colore codifica la riunione sul calendario e distingue facilmente tra più sale conferenze in uso contemporaneamente.
Passaggio 7
Fare clic su "Salva e chiudi" per chiudere l'evento della sala conferenze e tornare al calendario.
