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Perdere l'e-mail occasionale è difficile da evitare. Le caselle di posta sono piene di newsletter quotidiane, e-mail aziendali ed e-mail personali e una inevitabilmente scivolerà attraverso le fessure. Sebbene non siano presenti cattive intenzioni, spiegare perché l'e-mail è stata persa e chiedere scusa richiede una strategia di base. La maggior parte dei destinatari perdona quando vede un'e-mail "Ci scusiamo per la risposta tardiva" poiché tutti sono inclini a perdere un'e-mail di tanto in tanto.
Considera il contesto
Il contesto e la posta in gioco sono fondamentali per la tua risposta e alla fine daranno forma alla risposta. Se ti perdi un'e-mail casuale o un annuncio di routine al lavoro, è sufficiente una semplice scusa. Se si perde un'e-mail importante, tuttavia, vengono allegate le conseguenze. La tua risposta dovrebbe assumere un tono di scusa e serio. Perdere un'e-mail da un potenziale cliente può costare a te e al tuo datore di lavoro, e perdere un'e-mail con istruzioni o attività fondamentali per il tuo lavoro può avere gravi conseguenze negative. In questo caso, la tua risposta cambia da "Scusa per la risposta tardiva" a qualcosa di più simile a "Scusa urgente per aver perso la tua email".
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Mantienilo semplice
Le scuse prolisse sono fangose e riflettono la disperazione piuttosto che un semplice errore. Per le e-mail che non sono di importanza critica, attenersi a delle scuse di base e far sapere al mittente dell'e-mail che hai perso l'e-mail nella tua casella di posta e che desideri rivisitare la conversazione. Riaccendere la conversazione in questo modo dà alla persona un motivo per rispondere e tornare al tuo normale scambio.
Le email brevi sono più leggibili e il destinatario ha maggiori probabilità di leggere la tua risposta. Se possibile, limitalo a un paragrafo e concludi le scuse con una domanda o un invito all'azione. Chiedi un incontro o una telefonata per rendere la discussione più personale. Quando perdi un'e-mail importante, chiedi sicuramente un incontro di persona o una telefonata. L'opportunità di entrare in contatto di persona rende le tue scuse più sincere e può ripristinare la relazione o rimediare al problema.
Usa un modello
Se stai lottando per scrivere un'e-mail di scuse efficace, usane una che sia comprovata e già scritta. I modelli sono facili da trovare tramite una semplice ricerca su Internet. Tuttavia, fai attenzione a fare un copia e incolla completo. Idealmente, dovresti personalizzare e personalizzare il modello per assicurarti che il testo sia autentico e si legga correttamente per la tua situazione. I modelli sono usati al meglio come guida per la tua email di scuse, non come una sostituzione.
