Avere un sistema di gestione dei file digitali ha forti vantaggi commerciali.
Man mano che la tua azienda entra nell'era della distribuzione digitale, dovrai decidere se passare o meno da un sistema di archiviazione cartaceo a un sistema di gestione dei file digitale. Sebbene il passaggio a un sistema di archiviazione interamente computerizzato possa sembrare intimidatorio, i forti vantaggi di avere un sistema di archiviazione digitale hanno indotto molti a effettuare la transizione.
Costo ridotto
A causa del costo dell'affitto della proprietà per archiviare la documentazione, l'archiviazione digitale inizia a ripagarsi non appena viene implementata. Poiché non sono presenti documenti fisici, i costi di gestione e trasferimento dei documenti avanti e indietro sono notevolmente ridotti. Ciò consente inoltre di archiviare i documenti che devono essere archiviati come carta in luoghi più piccoli e meno costosi.
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Convertirsi al bio
Ridurre l'impronta di carbonio della tua azienda può essere un fattore importante per raggiungere la base di consumatori attenti all'ambiente di oggi. Può migliorare notevolmente l'immagine aziendale, dare vantaggi fiscali e ridurre il costo delle forniture. Un sistema di archiviazione digitale può cambiare positivamente l'intera base di un'azienda e il passaggio a un sistema "più ecologico" può offrire ampie opportunità pubblicitarie.
Flusso di lavoro più fluido
Il recupero di copie cartacee di documenti archiviati e archiviati fisicamente può essere un processo lungo che è soggetto a errori umani, problemi di sicurezza e perdite fisiche. Questo non è il caso di un sistema digitale. In pochi istanti, è possibile accedere a un documento alla scrivania della persona che ne ha bisogno. Ciò si traduce in un periodo di lavoro più breve, consentendo progressi più rapidi e più tempo per lo sviluppo dei progetti.
Maggiore sicurezza
Mentre un sistema di archiviazione cartaceo tradizionale può essere aperto e guardato da chiunque vi abbia accesso, a il sistema di archiviazione digitale può fornire diversi livelli di protezione in grado di conservare i documenti confidenziale. Utilizzo di password, cartelle specificate per diversi utenti, crittografia dei dati e audit trail che consentono di mantenere un record di chi ha avuto accesso a quali file e quando, un sistema di gestione dei file può mantenere i tuoi documenti molto più sicuri.
Archiviazione affidabile
Documenti e file cartacei possono essere distrutti a causa di un'eccessiva manipolazione, danni da incendio, danni da inondazioni e altri disastri naturali. Poiché i dati possono essere archiviati su server in qualsiasi parte del mondo, puoi archiviare i tuoi documenti aziendali in modo sicuro senza doverti preoccupare di potenziali danni alla proprietà. Puoi anche rendere i tuoi dati archiviati portatili, usando cose come dischi rigidi rimovibili, chiavette USB e CD.
