Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di Google Documenti?

Google offre Google Docs come alternativa gratuita a Microsoft Word. Il cartellino del prezzo a zero dollari per Docs gli dà un vantaggio su Word e Docs è compatibile con i documenti di Word, ma l'elaboratore di testi gratuito manca di alcune funzionalità, come il supporto per più colonne. Documenti viene eseguito completamente da Internet, il che causa alcune limitazioni alla disponibilità dei file, ma fornisce anche un modo per salvare un flusso costante di revisioni in modo da non perdere mai il lavoro.

A differenza di Microsoft Word e della maggior parte degli altri elaboratori di testi, Google Documenti viene eseguito in un browser Web: non è necessario installare Documenti sul computer. L'esecuzione di Documenti tramite Internet consente di lavorare su qualsiasi computer connesso a Internet, ma ciò presenta una limitazione: se si perde la connessione Internet, si perde l'accesso al programma. Come soluzione alternativa, Google offre un'app Drive per Chrome e un programma desktop Drive, che forniscono l'accesso offline a tutti i file di Drive, inclusi i file in Documenti. Per lavorare offline, tuttavia, è necessario pianificare in anticipo. Se non configuri Drive per lavorare offline in anticipo, non puoi accedere a Documenti offline in un attimo.

Tutti i file che modifichi in Documenti vengono salvati automaticamente su Google Drive ogni volta che apporti una modifica, quindi se il tuo il computer si blocca, puoi riprendere esattamente da dove avevi interrotto: in Documenti non è nemmeno disponibile l'opzione "Salva" Menù File. Drive archivia ogni salvataggio come una revisione separata, rendendo possibile annullare le modifiche. Google non conta i file di Documenti per lo spazio assegnato su Drive, quindi puoi conservare un numero illimitato di documenti e revisioni. Sebbene utili, queste funzionalità funzionano esclusivamente tramite Google Drive: non puoi collegare Documenti con Dropbox, Box, SugarSync o qualsiasi altro servizio di archiviazione cloud. Se utilizzi già un altro servizio e desideri condividere un file di Documenti tramite quel servizio, devi scaricare il file e quindi caricarlo sul tuo servizio cloud preferito.

Google Docs include la maggior parte delle stesse funzionalità di Microsoft Word, ma non tutto funziona in modo identico tra i due programmi. Nel 2013, Microsoft ha rilasciato annunci che indicavano funzionalità specifiche mancanti in Documenti, incluse colonne e supporto per la modifica delle immagini. Google aggiunge occasionalmente nuove funzionalità a Documenti, tuttavia, come l'aggiunta a metà 2014 di "Modifiche suggerite", equivalente alla funzione Revisioni di Word. In alcuni casi, Documenti offre funzionalità oltre a Word, soprattutto per quanto riguarda la collaborazione: in Documenti, più utenti possono lavorare su un documento contemporaneamente e vedere le modifiche in tempo reale.

Microsoft Word offre un grande vantaggio grazie alla sua integrazione con il resto della suite Microsoft Office, come la possibilità di incollare le celle del foglio di calcolo da Excel in Word o incorporare una diapositiva di PowerPoint in a documento. Documenti supporta legami simili con altri programmi per ufficio di Google, Fogli e Presentazioni, ma non ci sono equivalenti di Google per i programmi di Office più avanzati, come Publisher, Access o Visio. Inoltre, i documenti non possono collegarsi direttamente ai dati di Outlook per eseguire una stampa unione o leggere le informazioni sul calendario.