La gestione dell'inventario è essenziale per qualsiasi attività di vendita al dettaglio.
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La gestione dell'inventario è essenziale per qualsiasi attività di vendita al dettaglio. Anche i modelli di business non al dettaglio richiedono la gestione dell'inventario interno per tenere traccia di strumenti e attrezzature. Excel è eccezionalmente utile perché offre un mezzo economico per tenere traccia in modo efficace dell'inventario. Un negozio grande e complesso trarrà vantaggio da un programma software di gestione end-to-end, ma Excel è sufficiente per semplici esigenze di gestione dell'inventario.
Nozioni di base sulla gestione dell'inventario
La gestione dell'inventario è un sistema che tiene traccia degli articoli quando entrano nell'attività e li disconnette quando vengono venduti. Ad esempio, un negozio di abbigliamento registrerà 100 camicie nel sistema dopo che sono state ordinate e stoccate negli scaffali. Quando un cliente acquista una di quelle magliette, l'articolo viene estratto dall'inventario e la vendita viene contabilizzata con il margine di profitto allegato. Quando 80 di quelle magliette sono state vendute, il gestore o il proprietario può considerare di effettuare un nuovo ordine per rifornire l'inventario.
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Senza un sistema di gestione in atto, l'inventario non viene tracciato e il negozio non sa quanto di ogni articolo è immagazzinato. Ciò sconvolge i sistemi di ordinazione, la contabilità finanziaria e la capacità di monitorare le vendite e prendere decisioni di acquisto consapevoli in base agli articoli più venduti e peggiori.
Excel è meno automatizzato dei programmi software che si collegano al sistema del punto vendita (POS). Questi sistemi POS vengono utilizzati per registrare la transazione ed elaborare le carte di credito. Molti sono progettati anche per tenere traccia dell'inventario. Il negozio inserisce manualmente il nuovo inventario e ogni articolo viene rimosso dall'inventario una volta completata la vendita. Conserva il software di inventario in Excel non è comune, ma molti programmi consentono l'esportazione in Excel per la conservazione dei record.
Layout del foglio di calcolo dell'inventario di Excel
La creazione del foglio di calcolo è un processo abbastanza semplice. Le formule Excel per la gestione dell'inventario sono utili anche per tenere traccia del valore totale dell'inventario registrato nel sistema. Per iniziare, crea le intestazioni di categoria per ogni singola colonna.
Usa l'intestazione Elemento per la prima colonna, Quantità per il secondo e Prezzo unitario per il terzo e Valore complessivo per il quarto. Sebbene esistano più sistemi diversi per il monitoraggio dell'inventario, questo mantiene un conteggio accurato e mostra il valore totale di tutto l'inventario in magazzino.
Per la colonna Valore totale, moltiplicare la quantità per il prezzo unitario per determinare questo numero di ciascuna riga. La formula per tenere traccia del valore per ogni articolo in magazzino è =somma (b*c). Applicalo a ogni riga in modo che ogni articolo di inventario generi un valore univoco in base alla quantità e al prezzo unitario. Ad esempio, utilizzerebbe una maglietta elencata nella terza riga =somma (b3*c3) per determinare il valore totale del tuo foglio di inventario in Excel.
Altre opzioni di monitoraggio dell'inventario
Excel è utile ma non è sempre l'opzione migliore. Il sistema di fogli di calcolo funziona bene per le aziende che trattano solo pochi elementi. Ad esempio, un'azienda che vende dispositivi medici potrebbe avere solo pochi articoli di grandi dimensioni nell'inventario. Un modello di macchina a raggi X con 20 unità è facile da tracciare indipendentemente dal valore di ciascuna unità. È un conteggio basso, una situazione di inventario basso che rende il monitoraggio molto più semplice.
Tuttavia, un'azienda medica che vende di tutto, dai tamponi di garza agli unguenti, richiederà un sistema più robusto per tenere traccia dell'inventario. Excel è ancora una possibilità, ma l'accesso allo spazio corretto sul foglio di calcolo quando sono elencati migliaia di elementi rende il processo inefficiente. Un programma software con una funzione di ricerca può estrarre rapidamente l'elemento visualizzando tutte le informazioni rilevanti per quanto riguarda l'inventario disponibile, le vendite effettuate, il valore delle vendite e il valore totale dell'inventario rimanente in scorta.
Prendi in considerazione l'utilizzo di Excel come programma di partenza per il monitoraggio dell'inventario di base e passa a un sistema più serio quando appropriato. Il software di monitoraggio dell'inventario è costoso, ma ne vale la pena quando si monitorano numerose unità con un elevato turnover.
