20 consigli Ninja per ottenere il massimo da Gmail

Gmail ha superato i 900 milioni di utenti nel 2015. Non male per un progetto il cui nome in codice deriva da un cartone animato di Dilbert. Quando è stato lanciato, nessuno ci credeva: ha debuttato il primo di aprile.

In parte a causa dell'interfaccia pratica di Gmail, le persone raramente si prendono la briga di imparare le sue numerose funzionalità. Dopotutto, è già così facile. Ma per coloro che si prendono il tempo per impararne i dettagli, Gmail diventa uno strumento molto più potente. Ecco 20 suggerimenti per aiutarti a diventare un ninja di Gmail.

Questo è lo strumento più importante per navigare in Gmail. Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente non l'hai mai usato. Clicca il Ingranaggio -- situato in alto a destra nella schermata di Gmail -- ed entra in un nuovo mondo coraggioso.

La prima cosa che noterai quando clicchi su

Puoi anche scegliere quante email visualizzare su una pagina. Clicca il Ingranaggio poi Impostazioni > Generali. Sotto Dimensione massima pagina puoi selezionare il numero di conversazioni (es. email) per pagina, da 10 a 100.

Ricorda che ogni volta che apporti una modifica in Impostazioni, devi andare in fondo alla pagina e selezionare Salva modifica o le modifiche non verranno mantenute.

La scelta del tema è uno dei cambiamenti visivi più drammatici che puoi apportare a Gmail. Vai al Ingranaggio e seleziona temi. Sarai accolto da un assortimento di sfondi. Uno sfondo colorato ti dà la sensazione di lavorare direttamente dal tuo desktop anziché all'interno di un browser. E puoi anche scegliere una delle tue immagini come sfondo.

Se vuoi tornare allo sfondo predefinito di Gmail, scegli quello contrassegnato Leggero.

Puoi anche scegliere il tuo stile di testo. Vai al Ingranaggio e scegli Impostazioni > Generali e vedrai Stile di testo predefinito. Qui puoi scegliere il carattere, lo stile e il colore del tuo testo.

Come ti comporti per i tuoi thread? Non intendiamo i vestiti. Discussioni è una funzionalità di molti programmi di posta elettronica che raggruppa i messaggi con le relative risposte. Potrebbe piacerti o no; forse vuoi vedere ogni email visualizzata separatamente. Se non vuoi che le tue conversazioni e-mail siano nidificate l'una nell'altra, puoi disattivare questa funzione. vai al Ingranaggio e seleziona Impostazioni > Generali poi Visualizzazione conversazione. Scegli il pulsante di opzione accanto a Visualizzazione per conversazione disattivata per porre fine alle discussioni.

Puoi anche modificare lo stile della tua casella di posta. Vai al Ingranaggio e scegli Impostazioni > Posta in arrivo. Seleziona il menu a tendina accanto Tipo di posta in arrivo. È impostato su predefinito, che presenta le e-mail nell'ordine in cui sono state ricevute. Ma forse preferiresti un altro modo. Forse ti piacerebbe vedere prima le e-mail non lette, o le e-mail speciali o anche le e-mail importanti in alto.

Ma tu chiedi: come può Gmail sapere cosa è importante? Ottima domanda! E questo ci porta al nostro prossimo consiglio.

Puoi insegnare a Gmail quali messaggi sono importanti per te. C'è una piccola icona a forma di bandiera accanto a ogni email che diventa gialla quando viene cliccata (vedi lo screenshot per i dettagli). Facendo clic su di esso, dici a Gmail che è importante. Dopo un po', Gmail prende piede e inizia a identificare automaticamente quelle email come importanti. Ad esempio, ogni email che arriva dal tuo capo sarà contrassegnata come importante. Al contrario, puoi deselezionare le email che non sono importanti ma che Gmail identifica erroneamente in questo modo. Abbastanza presto, Gmail si occuperà di ordinare la posta per te.

Organizzare visivamente le tue e-mail può aiutarti a identificare le e-mail importanti mentre dai una rapida occhiata alla tua casella di posta. I due strumenti principali di Gmail per farlo sono etichette e stelle. Iniziamo con le etichette, che fungono anche da cartelle in Gmail. Per creare un'etichetta, vai nella parte superiore della finestra e seleziona il pulsante Sposta in icona, a forma di cartella.

Quando fai clic su di esso, otterrai una casella a discesa. Selezionare Creare nuovo. Dai un nome alla tua nuova etichetta e clicca Creare.

Come accennato, le etichette sono in realtà solo il nome che Gmail utilizza per le cartelle. Appaiono lungo il lato sinistro della tua casella di posta sotto il Comporre pulsante. Puoi far risaltare maggiormente le email etichettate assegnando loro un colore. Se passi con il mouse sul nome di un'etichetta, vedrai una piccola freccia a destra. Fare clic su di esso e apparirà una casella. Nella parte superiore della scatola vedrai Colore etichetta. Fare clic sulla freccia a destra e verrà visualizzata una casella di selezione del colore dell'etichetta. Basta fare clic sul colore desiderato e quello sarà il colore della tua etichetta.

Le stelle sono un altro ottimo modo per far risaltare visivamente le tue e-mail. Guarda il bordo destro dell'elenco e-mail nella tua casella di posta e dovresti vedere stelle vuote. Quando fai clic su una stella, questa diventerà gialla. Boom, ora hai contrassegnato il messaggio. Può significare quello che vuoi; le e-mail con protagonista potrebbero contrassegnare l'e-mail come importante, che necessita di follow-up o qualcos'altro. Tocca a voi.

Il giallo è fantastico, ma hai anche molti altri colori tra cui scegliere, ampliando notevolmente il valore organizzativo di queste piccole icone. Ogni volta che fai clic su una stella, scorre uno dei colori disponibili.

Ma ecco un trucco: controlli quali colori (e persino forme) sono disponibili. Clicca il Ingranaggio e seleziona Impostazioni > Generali. Scorri verso il basso fino a Stelle. Puoi trascinare le stelle (e le forme) tra le sezioni Non in uso e In uso, dandoti tutto il potere di determinare cosa succede quando fai nuovamente clic sulle stelle nella posta in arrivo.

Dopo aver selezionato ciò che desideri, non dimenticare di fare clic Salvare le modifiche.

Una volta tornato nella tua casella di posta, puoi selezionare il colore della stella che desideri (o un'altra icona) facendo clic ripetutamente sull'icona della stella accanto alla tua email. Passerà successivamente attraverso le tue opzioni di colore.

La creazione di filtri è un ottimo modo per migliorare la produttività di Gmail. Essenzialmente stai creando regole che automatizzano la risposta di Gmail alle email in arrivo. Ciò ti consente di risparmiare tempo in quanto non devi più gestire ogni e-mail individualmente. Le regole possono essere qualsiasi cosa, dallo spostamento delle email, all'inoltro delle stesse, all'invio di una risposta predefinita.

Innanzitutto, seleziona l'e-mail per la quale desideri creare un filtro. Quindi selezionare Di più dalla barra dei menu in alto e scendi su Filtra messaggi come questi.

Nell'esempio seguente, abbiamo selezionato un'e-mail di marketing dalla sinfonia di Phoenix. La prima scatola che esce ha il A partire dal: riga compilata. Clicca dove dice Crea un filtro con questa ricerca.

Una volta terminato, verrai indirizzato a un'altra finestra in cui puoi creare la regola o il filtro che desideri. In questo caso creeremo due regole: saltare la posta in arrivo e classificare questi tipi di email come una promozione. Dopo aver selezionato le regole, fai clic su Crea filtro. Fatto ciò, tutte le e-mail del dipartimento marketing della sinfonia Phoenix passeranno dalla posta in arrivo e andranno direttamente a promozioni.

Vedrai in questa casella che hai molte opzioni per creare un filtro. Puoi aggiungere a Speciali tutte le email provenienti dal mittente, (in questo caso phoenixsympony.org) applicare un'etichetta, contrassegnarle come lette o eliminarle, tra le altre possibilità.

Creando filtri introdurrai un flusso nella tua casella di posta che manterrà le e-mail in movimento nella direzione desiderata, aumentando notevolmente l'efficienza della tua e-mail.

Quando crei un filtro, non avrà alcun effetto sulle e-mail che hai già ricevuto, a meno che non selezioni Applica anche il filtro alle conversazioni corrispondenti che è una casella di controllo immediatamente a destra di Crea filtro pulsante.

Probabilmente hai inviato almeno un'email che vorresti ricevere.

Ti piacerebbe poter fare clic su Annulla pochi istanti dopo aver fatto clic su Invia? Fortunatamente, in Gmail puoi fare proprio questo. Clicca il Ingranaggio poi Impostazioni > Generali. Fare clic sulla casella di controllo per abilitare Annulla invio e scegli il tempo che vuoi dedicare a te stesso. Tieni presente che più a lungo imposti il ​​periodo di tolleranza per l'annullamento, più tempo impiegherà ogni e-mail per essere effettivamente inviata dalla posta in uscita, quindi probabilmente sono sufficienti 10 o 20 secondi.

Le scorciatoie da tastiera sono un ottimo strumento per spostarsi più rapidamente in Gmail. Puoi usarli per navigare in Gmail e anche per aiutarti a ordinare i tuoi messaggi. La prima cosa che devi fare è attivare le scorciatoie da tastiera poiché la loro posizione predefinita è disabilitata. Puoi farlo facendo clic sull'ingranaggio, quindi Impostazioni > Generali. Vai a Tasti rapidi e seleziona il pulsante di opzione accanto Scelte rapide da tastiera attivate.

Per un elenco completo delle scorciatoie da tastiera di Gmail, visita qui. Puoi anche trovare un cheat sheet di Gmail qui.

La maggior parte di noi ha più di un account di posta elettronica. Ed è possibile aggiungere questi account a Gmail, così non devi accedere a più account per controllare la tua posta, purché siano normali account POP3.

Dovrai conoscere le impostazioni per gli account di posta elettronica che intendi aggiungere. Una volta ottenute queste informazioni, vai al Gear, quindi Impostazioni > Account e importazione. Quindi selezionare Aggiungi un account di posta POP3 di tua proprietà.

Da qui, inserisci le informazioni richieste da Gmail. Gmail tenterà di compilare alcuni di questi automaticamente, ma potrebbe sbagliare. È meglio conoscere queste informazioni in anticipo e inserirle manualmente. Noterai anche un pulsante accanto a Lascia una copia dei messaggi recuperati sul server. Seleziona questa opzione se controlli spesso la posta per quell'account da altri posti. Dopo aver compilato le informazioni, fare clic su Aggiungi account. Ora hai configurato Gmail per ricevere email dal tuo altro account.

Ti verrà anche chiesto se anche tu vuoi essere in grado di Inviare email da questo account. Se selezioni sì, noterai nella casella successiva che ti verrà chiesto se vuoi Tratta come un alias. Questa è una scelta personale che influisce più di ogni altra cosa sulle impostazioni di ricerca. Puoi scoprire maggiori dettagli qui. In sostanza, se selezioni Tratta come un alias, quando cerchi "Da: io" Gmail tratterà questo nuovo indirizzo anche come "Io", ovvero te, e recupererà tutte le tue email dal nuovo account che hai aggiunto.

Ti verrà anche chiesto di inserire le informazioni e la password del server in uscita. Quando fai clic su Avanti, ti potrebbe essere chiesto un codice di conferma che dimostri che possiedi effettivamente quell'account, che verrà inviato via e-mail o inviato via SMS al tuo telefono. Con questo passaggio completato, sei pronto per partire. Vedrai la nuova email sotto Invia posta come: in Conti e importazione sotto le impostazioni.

La prossima volta che invii un'email noterai una casella a discesa nel A partire dal: riga della tua email. Ti dà la possibilità di inviare un'e-mail dal tuo account Gmail originale o dal nuovo account che hai aggiunto. Si consiglia di fare attenzione a inviare dall'indirizzo da cui si desidera inviare. C'è un'impostazione in Conti e importazione che ti permette Rispondi dallo stesso indirizzo a cui è stato inviato il messaggio. Con questo selezionato, dovresti evitare errori se il tuo obiettivo è avere sempre lo stesso da: e da:.

L'aggiunta di altri account di posta elettronica può essere un po' complicata. Quindi lo stiamo seguendo con un semplice suggerimento che può farti risparmiare un sacco di esasperazioni. Forse hai notato di aver accumulato un numero assurdo di e-mail promozionali. È ora di salutarli e utilizzare i preziosi 15 GB di spazio che Gmail ti offre per cose più importanti.

Potresti già saperlo se fai clic su Seleziona tutto nell'angolo all'estrema sinistra della barra dei menu in alto, sono selezionate solo 100 e-mail (o comunque molte e-mail che hai impostato per una singola pagina). Se hai molte email, ci vorrà molto tempo per eliminarle 100 alla volta.

Si scopre che la soluzione si nasconde in bella vista e probabilmente non l'hai mai notato. Quando selezioni tutto, se ci sono più messaggi di posta elettronica in questa cartella o etichetta rispetto a quelli contenuti nella pagina corrente, hai sempre la possibilità di selezionare tutti i messaggi di posta elettronica. Fare clic sul collegamento nel messaggio giallo per selezionare tutto.

Una volta selezionate le e-mail, fare clic su Elimina. Fatto e fatto!

Gli operatori di ricerca sono le scorciatoie da tastiera del mondo della ricerca. Impararli ora ti farà risparmiare un sacco di setacciare in seguito. Ti aiuteranno a perfezionare la tua ricerca quando cerchi quell'email in un pagliaio.

Gli operatori di ricerca in Gmail includono A partire dal: che, se seguito da un nome, troverà automaticamente tutte le email di quella persona. Allo stesso modo, c'è A: che specifica un destinatario. Ad esempio, se vuoi trovare rapidamente tutta la posta dei tuoi fan alla leggenda dei fumetti Stan Lee, dovresti digitare A: Stan Lee e l'elenco apparirà nella tua casella di posta. Puoi anche cercare per argomento con Oggetto: Fumetti. (Nota che non ci possono essere spazi tra i due punti e il termine di ricerca.) Puoi anche cercare per etichette (Etichetta:) e ordina le email per allegati (Ha: allegato).

Esistono molti altri modi per cercare e Gmail fornisce un elenco di operatori di ricerca qui.

Gli ingegneri di Google aggiungono spesso materiale "sperimentale" per migliorare Gmail. Google Labs è il luogo in cui puoi provare prima alcune di queste nuove funzionalità.

Tuffati subito facendo clic su Ingranaggio e selezionando Impostazioni > Labs. Sei appena entrato nell'area test. Qui troverai cose come un'icona di autenticazione per i mittenti verificati (uno strumento per impedire agli spammer di imitare i messaggi per farli sembrare provenienti da un sito web attendibile). Per provarlo, fai clic su Abilitare.

Prova quelli che ti piacciono; puoi sempre disabilitare quelli che decidi di non essere realmente necessari.