Caratteristiche e funzioni di Microsoft Excel

Che sia per lavoro o per uso domestico, un foglio di calcolo Excel è lo strumento migliore in Microsoft Office per organizzare i dati e creare elenchi. Sebbene i documenti di Word possano includere tabelle e colonne, Excel semplifica notevolmente la disposizione delle informazioni. Excel dispone anche di una serie di funzioni per la progettazione di formule che automatizzano i calcoli. Sebbene Excel all'inizio sembri intimidatorio, il layout del programma è simile ad altre applicazioni di Office, quindi se hai usato Word, ti sentirai a casa dopo un'occhiata in giro. Per ottenere ulteriore assistenza con un particolare pulsante sulla barra multifunzione di Excel, passa il cursore su di esso per visualizzare un suggerimento.

La parte principale della finestra di Excel è costituita da un foglio di calcolo -- oppure foglio di lavoro -- di cellule. Proprio come con un foglio di calcolo cartaceo, ogni cella può contenere qualsiasi numero o qualsiasi testo, a differenza del lavoro con un database di Access, Excel ti consente di fare semplicemente clic su qualsiasi cella e riempirla come meglio si adatta alle tue esigenze progetto. In alcuni casi, ad esempio per monitorare la spesa, ti consigliamo di utilizzare una serie organizzata di righe e colonne. Altre volte, come la creazione di un elenco di membri del team, l'ordine e il posizionamento delle celle non svolgeranno un ruolo importante. Un vantaggio di Excel è la semplicità con cui riorganizza i dati: seleziona una cella e trascina il suo bordo per spostarla in un nuovo punto del foglio.

Ogni file Excel, chiamato a cartella di lavoro, contiene uno o più fogli di lavoro. Per passare da un foglio all'altro in una cartella di lavoro, utilizzare le schede nell'angolo inferiore sinistro della finestra. Da Excel 2007, la maggior parte delle cartelle di lavoro utilizza l'estensione del file XLSX, mentre venivano utilizzate versioni precedenti XLS File. Nuove copie di Excel possono leggere questi vecchi file, ma per aprire una nuova cartella di lavoro in una vecchia edizione, il vecchio PC ha bisogno del Pacchetto compatibilità Office.

Come con il resto di Office dal 2007, Microsoft ha sostituito i menu di Excel con schede della barra multifunzione. Puoi pensare alle schede come a menu visivi che rimangono aperti: ogni scheda contiene una serie di funzioni correlate con icone esplicative. Ad esempio, la scheda Home contiene le opzioni più comuni, come carattere e colore del testo, mentre la scheda Inserisci offre modi per inserire tabelle, caselle di testo e grafici. Una scheda, File, si comporta in modo diverso. Il file contiene ancora attività di base tra cui "Nuovo", "Apri" e "Salva", ma visualizza queste attività in un'area a schermo intero con opzioni extra, chiamate vista dietro le quinte. Ad esempio, il pulsante "Nuovo" nella visualizzazione backstage offre una selezione di modelli ricercabili per nuove cartelle di lavoro.

Oltre a contenere testo normale e numeri, le celle possono contenere formule, che iniziano sempre con un segno di uguale. Con una formula, Excel visualizza il risultato di un'equazione in una cella, ma mantiene automaticamente aggiornato il risultato quando ne modifichi i componenti. Una formula di base può sostituire una calcolatrice: scrivi "=2+4" e Excel visualizzerà "6". Le formule funzionano anche con i dati in altre celle: "=A1+B1" aggiunge i valori delle celle A1 e B1.

Per procedure diverse dall'aritmetica diretta, utilizzare funzioni per eseguire varie operazioni sui dati. Le capacità delle funzioni vanno dalla semplice matematica, come "MEDIA" per calcolare la media di un intervallo di celle, alla modifica del testo, come "INFERIORE" per convertire una riga in minuscolo. I due termini vengono spesso confusi, ma ricorda che ogni cella può contenerne solo uno formula, ma ogni formula può usare più funzioni, ad esempio "=MEDIA(A1, B1)+SOMMA(A2, B2)" per aggiungere la somma di due celle alla media di altre due celle.