Come eseguire una ricerca su un foglio di calcolo Excel

Excel è uno strumento estremamente utile quando si tratta di analizzare e sintetizzare grandi quantità di informazioni, ma trovare una singola frase o figura in un voluminoso foglio di calcolo può sembrare come cercare un ago in a pagliaio. Con così tante colonne e righe di dati, individuare manualmente una singola informazione non è facile o pratico, il che è perché Microsoft ha incluso diverse funzioni che puoi utilizzare per eseguire una ricerca in Excel e ottenere l'informazione che ti serve? cercare. Tuttavia, puoi affrontare il problema in alcuni modi, quindi è utile conoscerli tutti prima di decidere il modo migliore per procedere.

Il modo più semplice per cercare in un foglio di calcolo una frase o un numero specifico è utilizzare il Trovare finestra nello stesso modo in cui lo faresti su Microsoft Word e molti altri programmi di Office. Questa opzione non richiede alcun codice e restituisce esattamente ciò che stai cercando: le posizioni delle celle di stringhe di testo o numeri specifici. Le altre opzioni per trovare informazioni specifiche in un foglio di calcolo sono più utili per trovare qualcosa all'interno di una cella specifica e richiedono un po' più di lavoro per ottenere esattamente ciò che desideri.

Sotto il Casa scheda, guarda all'estrema destra del nastro per Trova e seleziona nel La modifica gruppo. Fare clic sulla freccia a discesa e quindi scegliere Trovare o Sostituire dalle opzioni visualizzate. Il Trovare L'opzione serve solo per trovare frammenti di testo specifici e fa apparire la versione più semplice della finestra. Digita il testo che stai cercando nel Trovare cosa campo e quindi fare clic su uno Trova il prossimo per scorrere tutte le istanze della parola, numero o frase o Trova tutto per elencare tutte le posizioni delle celle contenenti il ​​termine di ricerca.

Clic Opzioni>> per far apparire più scelte per esattamente ciò che vuoi che la finestra restituisca. Puoi cambiare il Entro campo per cercare il foglio o l'intera cartella di lavoro. La ricerca può essere organizzata per riga o per colonna utilizzando il tasto Ricerca campo e puoi scegliere di cercare in formule, valori o commenti utilizzando il Guarda dentro campo. Hai anche opzioni per Fiammifero, che restituisce solo celle con casi corrispondenti, o per Abbina l'intero contenuto della cella quando vuoi solo risultati in cui il termine di ricerca occupa l'intera cella. Puoi usare il Formato opzione per trovare istanze di formattazione specifica.

Il Trovare l'opzione individua il termine che stai cercando, ma cosa succede se vuoi cambiare qualcosa in ogni caso che si verifica? Ad esempio, se hai indicato il nome di un cliente come Fabbro, ma in realtà è Smyth, ti consigliamo di modificare ogni istanza di fabbro a Smyth. Utilizzare il Sostituire funzione per questo, che si seleziona utilizzando il menu a discesa sotto Trova e sostituisci o passando al Sostituire dalla finestra che hai visualizzato nell'ultimo passaggio usando il Trovare opzione.

Questo metodo funziona esattamente come il Trovare sezione, tranne che c'è un campo in più chiamato Sostituirlo con dove inserisci il testo o il numero che desideri al suo posto. Nell'esempio, dovresti digitare fabbro nel Trovare cosa campo e Smyth nel Sostituirlo con campo. Tutte le altre opzioni sono le stesse, quindi puoi scegliere di trovare un termine specifico e riformattare ciascuna delle celle che lo contengono, ad esempio, utilizzando il Formato opzione accanto a Sostituirlo con campo.

Come nel Trovare sezione, puoi cliccare Sostituire o Sostituisci tutto per sostituire ciascuna istanza a turno o per sostituirle tutte in una volta.

Esistono funzioni Excel specifiche progettate per gestire diversi aspetti della ricerca in Excel, con il Ricerca funzione è una delle due più importanti. Questa funzione è progettata per aiutarti a cercare una cella specifica per una stringa di caratteri. Imparare le basi su come usarlo può essere utile in molte situazioni, specialmente quando hai celle che contengono molti caratteri.

Il Ricerca la funzione su Excel ha tre argomenti nel formato CERCA(trova_testo, entro_testo, [num_iniziale]) utilizzando la terminologia di Excel. Il trova_testo sezione è dove inserisci la stringa di testo che stai cercando e il entro_testo sezione è dove inserisci il riferimento per la cella contenente il testo che vuoi cercare. Questo restituisce un numero, che ti dice il numero del carattere in cui inizia il termine di ricerca o #VALORE! se non appare affatto nella cella. È possibile utilizzare l'argomento opzionale finale [_start_num_] per inserire un numero di carattere, che avvia la ricerca a questo numero di carattere e ignora tutto ciò che lo precede.

Ad esempio, se stavi cercando il codice postale 98199 da una serie di indirizzi per trovare persone nel foglio di calcolo che vivevano nella posizione specifica, digitare =Cerca("98199", [riferimento cella_]) con un riferimento a una cella specifica nel punto [_riferimento cella_], quindi _=Search("98199", A3), Per esempio. Da lì, puoi trascinare la formula lungo la colonna o attraverso la riga per controllare altre celle, ricordando che tornerà #VALORE! se il termine non compare.

Il Trovare la funzione in Excel funziona in modo molto simile a Ricerca funzione, ma non è efficace quanto l'uso di Trova e sostituisci opzione se vuoi cercare l'intero foglio. Gli argomenti del Trovare funzione sono esattamente le stesse di quelle di Ricerca funzione: trova_testo, entro_testo, [num_iniziale]. Quindi, lo usi allo stesso modo.

Nell'esempio precedente, dovresti digitare =Trova("98199",A3) per guardare dove appare il codice postale nella cella A3, se lo fa. Anche le uscite sono le stesse del Ricerca funzione. Puoi digitare questa formula in una cella e quindi trascinarla per copiare la formula ma modificare qualsiasi cella riferimenti di conseguenza, che consente di cercare un foglio di calcolo o una colonna o riga al suo interno per a termine specifico.

Ti starai chiedendo perché Ricerca e Trovare sono funzioni di Excel separate se hanno gli stessi argomenti e restituiscono le stesse informazioni di base. Ci sono due differenze fondamentali tra queste due funzioni e impararle ti aiuterà a determinare quella migliore da usare in ogni situazione.

Il Ricerca la funzione non fa distinzione tra maiuscole e minuscole, ma Trovare è. Se stai cercando verde, per esempio, il Trovare la funzione non restituirà un valore per le celle che contengono Verde, ma il Ricerca funzionerà. L'altra grande differenza tra i due è che Ricerca ti consente di utilizzare caratteri jolly nella stringa di ricerca, che può essere utile in molte situazioni, ma Trovare non lo fa.

Quando vuoi cercare l'inizio e la fine di un termine specifico ma vuoi restituire tutti i risultati indipendentemente da cosa c'è nel mezzo del termine di ricerca, puoi utilizzare i caratteri jolly ? e ***** con la funzione Cerca o la finestra di dialogo Trova e sostituisci.

Il ? carattere posto al centro di un termine di ricerca (il trova_testo argomento) indica a Excel di includere il termine specifico con qualsiasi singolo carattere nello spazio in cui si trova il punto interrogativo. Ad esempio, se cerchi S? T, tu ottieni sab o impostato come risultati, ma non speso, perché quest'ultima opzione ha più caratteri tra i S e T.

Il Il carattere **** funziona fondamentalmente allo stesso modo del punto interrogativo, tranne per il fatto che può essere un numero qualsiasi di caratteri nello spazio che occupa. Ad esempio, se cerchi _st, _ i risultati possono includere sab, sedersi, sputo, individuare, speso e qualsiasi altra combinazione con il S e T all'inizio e alla fine di esso. L'utilizzo di entrambi i caratteri jolly nella ricerca fornisce tutti i risultati che stai cercando senza perderli tutto ciò che potrebbe essere rilevante, ma fai attenzione a come lo usi perché può anche portare a cose estranee risultati.

Quindi cosa fai quando vuoi cercare un punto interrogativo? Come impediresti a Excel di trattarlo come un carattere jolly? Questo può essere ottenuto digitando una tilde ~ nel campo prima del personaggio che stai cercando. Ad esempio, se volessi cercare un punto interrogativo nella cella A2, dovresti digitare =Cerca("~?",A2) in una cella vuota.

Quando cerchi uno dei tanti termini in una cella specifica, i metodi descritti finora non funzionano a meno che non crei una ricerca separata per ogni singolo termine. Tuttavia, utilizzando una formula, è possibile cercare più termini contemporaneamente, sebbene questo metodo richieda un po' di tempo per essere impostato correttamente. Questo metodo prevede il Ricerca funzione che lavora in combinazione con il è numero funzione e SommaProdotto.

Sebbene ciò non sia richiesto, la creazione di a intervallo denominato per l'elenco delle cose che si desidera testare semplifica il processo. Fallo inserendo ciascuno dei termini di ricerca nelle celle vicine, evidenziando tutte le celle e quindi assegnando loro un nome digitando il nome nel campo in alto a sinistra appena a sinistra della barra della formula. Ciò consente di fare riferimento all'intero elenco in base al nome assegnato. Tuttavia, puoi anche includere tutti i termini di ricerca senza creare un intervallo denominato separandoli con virgole all'interno { } parentesi.

Per testare una cella, usa la formula:

=SUMPRODUCT(--VALNUMBER(SEARCH([intervallo con nome],[cella])))>0

dove [intervallo denominato] viene sostituito con il nome dell'intervallo o le parentesi { } contenenti ciascun termine separato e [cellula] viene sostituito dal riferimento per la cella che si desidera testare.

La formula restituisce a VERO valore se la cella in questione contiene uno dei termini o FALSO se non lo fa. Può essere trascinato verso il basso per controllare altre celle perché il riferimento di cella nella formula si aggiornerà automaticamente.

Ci sono molti modi in cui puoi cercare in Excel, quindi quale dovresti usare? La risposta dipende molto dal tuo scopo. Se stai esaminando un lungo elenco di celle per un termine specifico - e nella maggior parte delle situazioni in generale - il Trova e sostituisci box è il modo più semplice ed efficace per ottenere il tuo risultato. Tuttavia, se vuoi trovare un termine specifico in una serie di celle lunghe, il Ricerca funzione è probabilmente l'opzione migliore, perché non fa distinzione tra maiuscole e minuscole e consente di utilizzare caratteri jolly.

Se stai cercando una delle tante cose in celle specifiche, la formula nella sezione precedente è il modo più efficiente per completare l'attività.