Come stampare etichette usando Word

Per molto tempo, Microsoft Word ha incluso modelli per fogli di etichette stampabili e per documenti comuni come le lettere. Con i layout di etichette per i vari fornitori, Word può stampare una singola voce su un'etichetta particolare o produrre un intero foglio di etichette tutto in una volta.

Se hai un elenco di contatti nella tua rubrica di Outlook o un foglio di calcolo Excel o un database di Access, Stampa unione può importare le informazioni per creare automaticamente una serie di etichette. In alternativa, puoi creare la tua mailing list direttamente in Word durante la stampa unione. Mail Merge di Microsoft non è magico, ma può funzionare quasi così velocemente.

Ovviamente, Mail Merge include tonnellate di vantaggi per le case di spedizione e le grandi aziende che effettuano spedizioni di massa. Ma è anche molto utile per la gente comune. Se non hai più bisogno di indirizzare a mano ogni busta, la tua famiglia potrebbe tornare nello spirito di inviare bellissime cartoline di auguri (cartacee) ogni dicembre. Se aiuti a gestire il PTA locale o una truppa Scout, Mail Merge potrebbe tornare molto utile per l'invio di volantini.

Ci sono tre documenti coinvolti in una stampa unione. Quando si tratta di etichette, il documento principale è quello che usi per impostare il layout, incluso un logo aziendale o il tuo indirizzo di ritorno sulle etichette di spedizione, se vuoi includerli. La tua mailing list, che contiene gli indirizzi da stampare sulle etichette, è la fonte dei dati. Questi due documenti, combinati, producono le etichette degli indirizzi. Ecco uno schema:

Ci sono alcuni "trucchi" inaspettati.

Se utilizzi Excel, Outlook o Access come origine dati, ad esempio, devi rispettare alcune regole che potrebbero non essere immediatamente ovvie. Ad esempio, quando si utilizza un foglio di calcolo Excel, è necessario assicurarsi che la colonna per CAP o codici postali sia formattata come testo in modo da non perdere nessuno zero.

Inoltre, non puoi utilizzare i tuoi contatti di Outlook come origine dati a meno che tu non abbia impostato Outlook come programma di posta elettronica predefinito.

Può essere più semplice utilizzare solo Word come origine dati, soprattutto se hai esperienza con Word ma non hai una conoscenza approfondita degli altri strumenti di produttività per ufficio di Microsoft.

Ecco come è possibile creare e stampare rapidamente etichette postali di base nella maggior parte delle edizioni di Word, tutte all'interno di Word, senza passare attraverso la procedura guidata di stampa unione completa che richiede più tempo.

In Word, vai al menu File. Seleziona Nuovo documento e poi Documento vuoto.

nella scheda Lettere, vai al gruppo Inizia stampa unione e scegli Inizia stampa unione, Etichette. Nella finestra di dialogo Opzioni etichetta, selezionare se si prevede di utilizzare una stampante ad alimentazione continua oa fogli.

Quindi, in Informazioni sull'etichetta, scegli il fornitore dell'etichetta e il numero del prodotto che corrisponde al pacchetto di etichette che utilizzerai. Premere OK.

Vai a Seleziona destinatari e scegli Digita un nuovo elenco.

Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi che appare, digitare le informazioni per ogni membro della mailing list in ogni colonna come appropriato. (Lo abbiamo fatto di seguito con un breve elenco di personaggi immaginari.)

Utilizzare il tasto Tab per spostarsi da una colonna all'altra o per avanzare alla riga successiva della tabella. Per creare una nuova riga nella tabella, scegli Nuova voce o premi ALT+N.

Una funzione di facile utilizzo chiamata Personalizza colonne ti offre molta flessibilità sulle informazioni da includere nelle etichette postali. Come indicato di seguito, puoi rimuovere colonne come Titolo o Riga indirizzo 2. Potresti anche rimuovere i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail, poiché questi non sono comunque comunemente necessari sulle etichette degli indirizzi.

Inoltre, in Personalizza colonne, puoi aggiungere nuove colonne, rinominare colonne esistenti o modificare l'ordine delle colonne nell'elenco. Dopo aver apportato tutte le modifiche desiderate alle colonne, scegli OK.

Quando hai finito di aggiungere tutte le persone che desideri al tuo elenco, fai clic su OK.

Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi, assegna un nome al nuovo file, quindi scegli Salva.

Dopo aver aggiunto tutti gli indirizzi alla tua mailing list, alla fine ti ritroverai con un elenco di destinatari della stampa unione simile a questo:

Word non sa necessariamente come desideri che siano progettate le tue etichette. Nel passaggio successivo, vai su Blocco indirizzi per definire dove devono apparire gli indirizzi sulle etichette.

Dopo aver selezionato Blocco indirizzi, fare clic su OK. Word inserirà il blocco di indirizzi nella prima etichetta dell'indirizzo nella pagina. Successivamente, seleziona Aggiorna tutte le etichette per replicare la rubrica su tutte le etichette in tutta la pagina.

Nella pagina Anteprima risultati, dovresti vedere un'anteprima di tutti gli indirizzi nella pagina.

Se tutto sembra a posto, vai a Finisci e unisci per stampare le etichette. Se ti sei imbattuto in qualche intoppo o se hai deciso di volere etichette dall'aspetto più elaborato, torna al menu File e inizia un nuovo documento vuoto.

Torna al gruppo Inizia stampa unione, questa volta selezionando la procedura guidata, quella in Stampa unione, ovviamente, non quella in Dorothy's Land of Oz.