Se gestisci una piccola impresa, il libro paga è una parte delle operazioni costosa e dispendiosa in termini di tempo.
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Se gestisci una piccola impresa, il libro paga è una parte delle operazioni costosa e dispendiosa in termini di tempo. Tuttavia, grazie alla tecnologia, non devi pagare un servizio di terze parti o investire in software costosi per creare assegni cartacei. È possibile stampare facilmente gli assegni delle buste paga da Excel, ma è essenziale disporre della carta e dell'inchiostro giusti per la stampa per garantire che i dipendenti possano depositare la loro paga.
Controlla il modello di stampa Excel
Il primo passo se si desidera stampare gli assegni del libro paga da Excel è trovare un modello. Puoi trovarli facilmente tramite una ricerca sul web. I modelli di base forniti con Excel non includono i controlli, ma puoi trovare modelli utili per la documentazione di supporto come le schede attività.
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Dopo aver trovato e scaricato un modello di stampa di assegni per Excel, inserisci le informazioni specifiche del destinatario e del denaro da erogare. Salva l'assegno come PDF, che puoi quindi stampare e distribuire al dipendente.
Avere un modello PDF per la stampa degli assegni non è sufficiente. Gli istituti finanziari sono diligenti nel prevenire le frodi, quindi non puoi stampare un assegno su carta comune e spacciarlo per ufficiale. Se possibile, ottenere i requisiti dagli istituti finanziari utilizzati dai tuoi dipendenti per assicurarsi che i tuoi assegni non vengano negati. Questi possono includere le specifiche della carta, delle dimensioni e dei caratteri.
Trovare la carta giusta
Dopo aver utilizzato il modello di stampa degli assegni in Excel e aver creato gli assegni in formato PDF, il prossimo il passaggio consiste nel confermare che la carta e l'inchiostro che devi utilizzare per gli assegni funzionano con la stampante che hai già avere. In caso contrario, devi acquistare una nuova stampante.
Quando si stampa l'assegno su una stampante, deve essere su una carta più pesante di quella utilizzata per la stampa quotidiana. Per esempio, Banca d'America richiede che gli assegni siano su carta con le seguenti specifiche:
- Dimensioni comprese tra 7,75 per 2,75 pollici e 8,75 per 3,667 pollici
- Tra 24 libbre. e 44 libbre. il peso
- La grana della carta scorre orizzontalmente.
La buona notizia è che puoi acquistarecarta per la stampa di assegni che soddisfa la maggior parte dei requisiti bancari. Visita un negozio di forniture per ufficio locale o acquista online e assicurati che la carta sia compatibile con il tipo di stampante che possiedi.
Trovare l'inchiostro giusto
Non puoi semplicemente eseguire i controlli tramite una stampante utilizzando cartucce di inchiostro standard. Le banche richiedono Riconoscimento dei caratteri dell'inchiostro magnetico inchiostro o toner per gli assegni. Se si stampa su una stampante a getto d'inchiostro, è necessario l'inchiostro MICR, mentre la stampa degli assegni su una stampante laser richiede il toner MICR.
Se prevedi di stampare assegni del libro paga da Excel, dovresti prestare attenzione anche ai requisiti bancari sull'inchiostro. Con Bank of America, non puoi utilizzare la modalità duplex per stampare i tuoi assegni. Se gli assegni del libro paga sono fronte/retro, il retro deve essere stampato con inchiostro non MICR. Se si sfruttano le funzionalità di sicurezza per prevenire la manomissione, come filigrane o vuoti chimici, assicurarsi che il processo di stampa sia conforme alle normative delle banche di destinazione.
