Microsoft Word memiliki fitur Gabungan Surat yang menghubungkan dokumen Word dengan informasi yang disimpan dalam file data, yang disebut sumber data. Sumber data bisa berupa database. Sebelum penggabungan, Anda bisa membuat dan mengelola database di dalam Word. Database disimpan sebagai file database Access di dalam Word.
Tip
Anda tidak akan benar-benar melakukan gabungan surat, namun, Anda harus memilih jenis dokumen gabungan surat yang Anda buat sebelum membuat database.
Tata Letak Dokumen Utama
Buka dokumen Word kosong.
Video Hari Ini
pada surat-menyurat tab, klik Mulai Gabungan Surat dan pilih Direktori. SEBUAH Direktori tipe dokumen memberitahu Word untuk membuat daftar dan menggunakan bidang dari sumber data, seperti database.
Sesuaikan Bidang Basis Data
Klik Pilih Penerima dan pilih Ketik Daftar Baru untuk membuka Daftar Alamat Baru kotak dialog. Gunakan untuk menyesuaikan bidang yang akan digunakan dalam database. Klik Sesuaikan Kolom. NS Sesuaikan Daftar Alamat kotak dialog muncul.
- Untuk menghapus nama bidang, pilih nama bidang, klik Menghapus dan klik Ya untuk menghapus nama bidang.
- Untuk mengedit nama bidang, pilih nama bidang, klik Ganti nama, NS Ganti Nama Bidang kotak dialog muncul, ubah nama bidang dan klik oke.
- Untuk menambahkan nama bidang tambahan, klik Menambahkan, NS Tambahkan Bidang kotak dialog muncul, ketik nama bidang baru dan klik oke.
- Untuk mengubah urutan nama bidang, sorot nama bidang dan klik Pindah ke atas atau Turunkan.
Klik oke ketika Anda selesai. NS Daftar Alamat Baru kotak dialog menampilkan nama bidang yang disesuaikan dalam tabel.
Masukkan Informasi Basis Data
Ketik data ke dalam setiap bidang. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari satu bidang ke bidang lainnya. Klik Masukan baru untuk pindah ke record berikutnya dalam database. Setelah mengetik catatan terakhir, jangan klik Masukan baru untuk pindah ke rekor baru.
Periksa Melalui Catatan dan Buat Perubahan Apa Pun
- Untuk mengedit catatan, sorot data dan ketik perubahannya.
- Untuk mencari rekaman, klik Menemukan, NS Temukan Entri kotak dialog muncul, masukkan kata pencarian dan klik Temukan Berikutnya.
- Untuk menghapus catatan, klik kotak yang terletak di sebelah kiri bidang pertama, klik Hapus Entri dan klik Ya untuk menghapus catatan.
Klik oke ketika selesai.
Simpan Database dan Dokumen Utama
NS Simpan Daftar Alamat kotak dialog muncul. Pilih di mana Anda ingin menyimpan file database, ketik nama file dan klik Menyimpan.
Tip
Ketik hanya nama file dan Word akan menambahkan ekstensi .mdb, menyimpan file sebagai file database Microsoft Access.
Simpan dokumen utama, direktori kosong yang tertaut ke database, jika Anda memutuskan untuk melakukan gabungan surat nanti. Tutup dokumen utama dan Kata Keluar.
Lihat Basis Data
Arahkan ke file database Access dan buka. Microsoft Access terbuka. Klik Daftar_Alamat_Kantor di bawah Tabel heading dan tabel database yang dibuat di Word ditampilkan.
Kembali ke Database dan Edit Data
Buka dokumen utama di Word. NS Microsoft Word kotak dialog muncul. Klik Ya sehingga dokumen utama dapat mengambil informasi dari database. pada surat-menyurat tab, klik Edit Daftar Penerima. NS Menggabungkan suratPenerima kotak dialog muncul. Di bawah judul Sumber Data, pilih nama file database. Klik Sunting dan Sunting Sumber Data kotak dialog muncul. Mengedit data. Setelah selesai, klik oke dan klik Ya untuk memperbarui basis data. Dalam Menggabungkan suratPenerima kotak dialog, Anda dapat memperbaiki informasi database menggunakan Menyortir, Saring, Temukan duplikat, Menemukanpenerima dan Validasi alamat pilihan.
Klik oke ketika selesai. Tutup dokumen utama. Klik Menyimpan. Kata Keluar.
Tip
Anda dapat melakukan gabungan surat direktori di Word menggunakan database dan dokumen utama yang dibuat.
