Basis data terkadang disimpan menurut informasi geografis.
Menurut Perpustakaan Negara Bagian Texas, menjaga sistem manajemen file yang tidak teratur adalah resep untuk bencana. Sulit untuk mendapatkan informasi ketika Anda sangat membutuhkannya. Mengorganisir dan memanipulasi informasi dalam sistem yang tidak terorganisir untuk tujuan pengambilan keputusan juga sangat tidak mungkin. Sistem pengarsipan yang efisien adalah wajib bagi setiap organisasi yang mengharapkan untuk menuai manfaat dari informasi yang dimilikinya. Sistem pengarsipan geografis sesuai di mana lokasi geografis merupakan komponen informasi yang paling penting.
Kenyamanan
Catatan geografis yang terkait dengan lokasi tertentu disimpan bersama. Ini memfasilitasi pengambilan keputusan yang cepat karena informasi yang ditinjau hanya berkaitan dengan satu wilayah geografis tertentu. Wilayah geografis diklasifikasikan sebagai unit atau kelompok unit. Pengarsipan geografis memungkinkan pemindahan arsip dengan mudah hanya dengan memindahkannya dari satu lokasi ke lokasi lain.
Video Hari Ini
Keuntungan Analisis
Pengarsipan geografis membantu proses analisis dengan memungkinkan perbandingan item data yang mudah. Misalnya, analisis catatan yang diajukan menurut nama dan lokasi gedung dapat membantu mengidentifikasi catatan pemeliharaan untuk gedung tertentu.
Kekurangan Kompleksitas
Proses menyimpan dan mengambil data geografis memakan waktu karena kebutuhan untuk referensi menggunakan beberapa pengenal. Misalnya, menemukan bangunan tertentu akan memerlukan referensi ke negara bagian tertentu, kota, jalan dan akhirnya nama bangunan. Catatan yang disimpan di beberapa negara ditulis dalam bahasa mereka. Misalnya, Kota Florence di Italia adalah "Firenze" dalam catatan Italia. Oleh karena itu, referensi silang ke bahasa lain menjadi penting untuk memungkinkan pengguna non-Italia memahami informasi tersebut.
Kerugian Persyaratan Indeks
Anda harus mengenal wilayah geografis dengan cukup baik untuk memahami arsip. Untuk menemukannya dengan cepat, Anda perlu menggunakan indeks alfabet. Proses menyimpan dan mengambil catatan memerlukan dua tindakan: Periksa indeks untuk lokasi file, dan cari di antara informasi lainnya.
