Perbedaan Antara Kontak & Buku Alamat di Outlook

Sementara kebanyakan orang yang akrab dengan Microsoft Outlook mungkin menggunakannya terutama untuk mengirim dan menerima email, Outlook adalah aplikasi hebat dengan banyak alat praktis, termasuk kalender, pengelolaan tugas, dan pembuatan catatan fitur. Elemen kunci lain dari Outlook adalah kemampuannya untuk membantu Anda mengatur informasi pribadi kontak Anda, apakah mereka rekan kerja atau orang di luar perusahaan Anda. Anda melakukan ini dengan alat Kontak dan Buku Alamat.

Baik fitur Kontak Outlook dan Buku Alamat Global sangat mirip dengan Rolodex elektronik, di mana Anda dapat mengakses informasi kontak untuk orang-orang yang mungkin sering Anda temui. Namun, fitur Kontak biasanya berupa daftar kontak eksternal, sedangkan Buku Alamat berisi informasi untuk orang-orang yang bekerja di perusahaan Anda. Ini adalah pengaturan umum di dunia bisnis karena Buku Alamat disimpan di Exchange Server dan dapat dibagikan dengan semua orang di perusahaan.

Fitur Kontak dirancang untuk membantu Anda mengakses informasi dengan cepat untuk orang-orang yang pernah Anda hubungi sebelumnya tetapi tidak selalu bekerja untuk perusahaan Anda. Daftar Alamat Global dirancang untuk menghubungkan Anda dengan rekan kerja, atau daftar alamat yang ditentukan perusahaan dengan cepat.

Meskipun alat Kontak dan Buku Alamat berisi informasi kontak, hanya Kontak yang dapat diedit oleh pengguna karena disimpan di komputer Anda. Anda dapat menambahkan kontak baru, mengedit informasi pada kontak yang ada dan menghapus kontak. Buku Alamat, di sisi lain, biasanya hanya dapat diedit oleh administrator sistem. Untuk pengguna rumahan, daftar keduanya dapat diedit.

Buku Alamat biasanya berisi daftar setiap karyawan dan departemen dalam perusahaan, termasuk alamat email, ekstensi telepon atau nomor telepon, jabatan dan lokasi. Mengklik entri individu akan memberi Anda detail kontak tambahan, seperti nomor bisnis kedua dan alamat surat pos. Daftar Kontak mencakup nama, nama tampilan, dan alamat email. Mengklik pada kontak individu akan membuka formulir dengan bidang untuk informasi lebih lanjut yang akan dimasukkan, termasuk perusahaan, alamat surat, jabatan, nomor telepon dan foto.

Kontak dan Buku Alamat akan membantu Anda dengan cepat menemukan informasi kontak pada orang-orang sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencari kartu nama atau membolak-balik direktori perusahaan. Di bagian atas antarmuka program, Anda mungkin memiliki ikon kecil yang terlihat seperti buku terbuka. Ketika Anda mengkliknya, kotak pencarian akan muncul. Anda dapat memasukkan nama di kotak pencarian itu dan memilih apakah akan mencari di Buku Alamat atau daftar Kontak.