Cara membersihkan kotak masuk Anda dan menghilangkan kekacauan

Apakah kotak masuk Anda terbebani oleh email kantor lama? Apakah itu penuh dengan surat sampah dari toko acak tempat Anda berbelanja sekaligus? Maka sudah waktunya untuk membersihkannya.

Jika kotak masuk Anda memerlukan pembersihan digital yang mendalam tetapi Anda tidak tahu harus mulai dari mana, maka ini adalah panduan untuk Anda. Teruslah membaca dan kami akan membahas tips tentang cara membersihkannya dengan lebih efektif dan cara mencegah email yang tidak diinginkan menyumbat kotak masuk Anda lagi.

Silakan hapus email sampah tersebut secara massal

Cara tercepat untuk mengurangi kekacauan (dan mungkin yang paling memuaskan, sejujurnya), adalah dengan menghapus banyak email secara massal. Dan jangan biarkan frasa "penghapusan massal" membodohi Anda: Anda dapat menghapus banyak email sekaligus dan tetap menargetkannya pada jenis email tertentu. Penghapusan massal tidak selalu berarti Anda hanya menghapus sejumlah besar email secara acak. (Kamu bisa melakukannya, tapi Anda mungkin tidak mau.)

Secara umum, jika Anda ingin menargetkan jenis email tertentu yang tidak diinginkan untuk dihapus secara massal (seperti email promosi lama dari toko favorit Anda), Anda biasanya dapat mencarinya saja. nama toko atau alamat email melalui bilah pencarian kotak masuk Anda, pilih semua email yang sesuai dengan kriteria Anda dari halaman hasil pencarian, lalu tekan tombol hapus atau sampah di klien email Anda. Email yang Anda pilih kemudian dapat dikirim ke sampah dan disimpan selama jangka waktu tertentu dan kemudian secara otomatis dihapus secara permanen setelahnya. Atau Anda bisa mengosongkan sendiri sampahnya untuk mempercepat proses penghapusan permanen.

Jika Anda telah menghapus secara permanen semua email yang ingin Anda hapus dan kotak masuk Anda masih berantakan, tip kami berikutnya adalah untuk Anda.

Arsipkan email yang masih perlu Anda simpan

Terkadang kotak masuk Anda berantakan, namun yang ada hanyalah email yang perlu Anda simpan atau tidak ingin Anda pisahkan karena alasan tertentu. (Tidak apa-apa. Tidak ada penilaian.) Dalam hal ini, yang terpenting bukanlah menghapus email, melainkan memindahkannya dari kotak masuk utama Anda ke arsip yang tidak terlihat namun tetap aman dan dapat diakses. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi jumlah email di kotak masuk dan tetap dapat mengakses email yang diarsipkan saat Anda membutuhkannya.

Contoh bagusnya adalah fitur Arsip Gmail, yang memungkinkan Anda mengarsipkan pesan satu per satu, mengarsipkan banyak pesan secara massal, atau bahkan memindahkannya kembali ke kotak masuk Anda jika Anda mau. Saat Anda mengarsipkan pesan di Gmail, pesan tersebut akan masuk ke Semua Email. Pesan-pesan ini akan tetap muncul di hasil pencarian jika Anda mencarinya. Di Gmail, pengarsipan dapat dilakukan hanya dengan mengarahkan mouse ke pesan dan mengkliknya Arsip ikon yang muncul. Ikon ini tampak seperti kotak 3D dengan panah ke bawah di tengahnya. Outlook juga memiliki fitur Arsip.

Notifikasi kalender: Hapus notifikasi lama dan kelola notifikasi mendatang dengan lebih baik

Jika Anda menggunakan aplikasi kalender yang ditautkan ke alamat email Anda, Anda mungkin menerima pemberitahuan email untuk semua jadwal rapat dan acara. Meskipun pemberitahuan ini dapat menjadi pengingat berguna yang membuat Anda tetap memenuhi komitmen Anda, pemberitahuan ini akan segera kehilangan kegunaannya dan menjadi berantakan setelah acara tersebut selesai. Jadi, penting untuk menghapusnya setelah Anda tidak membutuhkannya lagi. Dan jika Anda belum menghapusnya selama ini, sekarang adalah saat yang tepat untuk menghapusnya secara massal.

Namun bagaimana jika Anda sebenarnya tidak memerlukan notifikasi email ini? Anda mungkin dapat mencegah pengiriman pemberitahuan email tersebut sama sekali. Misalnya, jika Anda menggunakan Google Kalender, Anda dapat mengedit setelan notifikasi untuk acara tertentu, termasuk menghapus notifikasi email untuk acara tersebut. Anda bahkan dapat mengganti peringatan email dengan jenis pengingat lain seperti pemberitahuan desktop atau telepon. Dengan cara ini, Anda masih dapat diingatkan tentang acara mendatang, namun tanpa email yang tidak perlu.

Berhenti berlangganan dari daftar email tersebut

Tip ini lebih membahas tentang pencegahan, yang merupakan kunci untuk menjaga kotak masuk Anda tetap bersih (dan lebih mudah dikelola) setelah Anda melakukan semua kerja keras untuk merapikannya sejak awal. Kotak masuk Anda mungkin dipenuhi dengan email promosi dan pesan dari daftar email dari perusahaan dan organisasi yang mungkin sudah jarang berinteraksi dengan Anda lagi. Saatnya untuk berhenti berlangganan dari mereka. Dalam banyak kasus, kunci untuk berhenti berlangganan terletak pada email yang menyinggung itu sendiri: Tautan berhenti berlangganan kecil di bagian bawah pesan. Jadi pastikan email tersebut sah sebelum membukanya (hati-hati terhadap malware dan scam). Jika aman untuk melakukannya, buka pesan tersebut dan gulir ke bawah hingga ke bagian paling bawah dan cari Berhenti berlangganan tombol atau tautan teks. Klik tautan itu. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu melakukan lebih dari itu.

Gmail juga menawarkan tombol berhenti berlangganan untuk jenis email ini (tidak selalu, tetapi sering kali). Untuk menggunakannya, cukup buka pesan dari salah satu daftar email tersebut dan cari email pengirim di atas pesan tersebut. Gmail Berhenti berlangganan tombolnya harus berada di sebelah kanan alamat email pengirim.

Blokir pengirim yang tidak diinginkan

Tip pencegahan kekacauan kotak masuk lainnya: Tidak semua orang perlu memiliki akses ke Anda. Jika Anda perlu memblokir seseorang agar tidak mengirimi Anda email, gunakan fitur pemblokiran klien email Anda untuk melakukannya. Anda biasanya dapat menyelesaikannya hanya dengan beberapa klik.

Berikut contoh Gmail lainnya cara memblokir email pengirim yang tidak diinginkan: Buka pesan dari pengirim yang ingin Anda blokir, dan klik ikon tiga titik vertikal di sisi kanan pesan. Dari menu yang muncul, pilih Blokir [Nama Pengirim]. Pesan dari pengirim yang diblokir biasanya akan dikirim ke Spam.

Buat filter untuk mengatur email yang ingin Anda simpan

Anda juga dapat mengelola email masuk dengan lebih baik dengan menggunakan filter. Daripada membiarkan setiap pesan masuk ke kotak masuk Anda, Anda dapat membuat filter yang secara otomatis akan menghapus atau mengarsipkan pesan-pesan ini untuk Anda. Dengan cara ini Anda dapat menjaga kotak masuk Anda tetap bersih tanpa harus melakukan banyak hal.

Di Gmail, Anda dapat membuat filter melalui kotak pencariannya. Cukup klik pada Tampilkan Opsi Pencarian ikon di dalam kotak pencarian. Ikon ini tampak seperti tiga tombol yang bertumpuk. Pada formulir yang muncul, masukkan kriteria pencarian Anda, dan klik Buat Filter. Saat diminta, centang kotak di samping tindakan yang Anda ingin Gmail lakukan ketika email yang cocok dengan kriteria pencarian Anda diterima. Kemudian klik Buat Filter tombol. Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat memberi tahu Gmail untuk secara otomatis menghapus atau mengarsipkan email masuk yang sesuai dengan kriteria yang Anda cantumkan.

Rekomendasi Editor

• Cara membuat folder di Gmail
• Cara menjaga status Microsoft Teams Anda tetap aktif
• Cara mencadangkan komputer Anda
• Cara membersihkan keyboard dan mouse Anda secara mendalam
• 6 tip pengelolaan kabel agar teknologi Anda tetap terlihat rapi

Tingkatkan gaya hidup AndaTren Digital membantu pembaca mengawasi dunia teknologi yang bergerak cepat dengan semua berita terkini, ulasan produk yang menyenangkan, editorial yang berwawasan luas, dan cuplikan unik.