Cara Membuat Tabel Pivot di Excel untuk Memotong dan Memotong Data Anda

Microsoft Excel2016, ditemukan dalam rangkaian Office, merupakan aplikasi spreadsheet terbaru dan terhebat dari Redmond, dan ada alasan bagus mengapa banyak pengolah angka menggunakannya untuk semua kebutuhan penghitungan angka mereka. Meskipun Excel cocok untuk spreadsheet sederhana untuk melacak pengeluaran atau membuat kalender, Excel berfungsi dengan baik ketika Anda perlu memilah-milah dan kemudian menyajikan data yang kompleks. Di sini, kami menunjukkan cara membuat tabel pivot di Excel untuk memanfaatkan salah satu alat aplikasi yang paling canggih.

Sebelum kita mulai, apa sebenarnya kegunaan tabel pivot? Sederhananya, tabel pivot memungkinkan Anda melihat data yang sama dengan cara berbeda dan dari sudut berbeda, untuk mempermudah melakukan analisis mendalam dan menemukan tren penting. Saat Anda mengevaluasi hasil penjualan, misalnya, Anda mungkin ingin melihat seseorang, produk tertentu, atau jangka waktu tertentu. Dengan tabel pivot, Anda dapat membuat satu kumpulan informasi dan kemudian dengan mudah mengubah fokus Anda dari satu hal ke hal lain — sebuah analisis yang akan membosankan jika dilakukan secara manual.

Perhatikan bahwa Anda memerlukan versi lengkap Excel 2016 untuk menggunakan tabel pivot. Platform Windows Universal (UWP) Excel versi Windows 10 tidak termasuk itu dan banyak lainnya fitur Excel tingkat lanjut. Terakhir, jika Anda ingin mencoba fitur baru Excel, bergabunglah dengan Program Office Insider dan mungkin menjadi orang pertama yang merasakan fungsi tabel pivot baru.

Langkah 1: Siapkan data Anda

Mungkin langkah paling penting dalam menggunakan tabel pivot Excel adalah mengatur data Anda dengan cermat. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan tabel excel, yang memungkinkan Anda menambahkan baris yang akan disertakan dengan tabel pivot setiap kali Anda menekan tombol segarkan. Namun paling tidak, Anda ingin data Anda berbentuk tabel dengan header kolom yang informatif dan data yang konsisten di dalam kolom.

Misalnya, Anda ingin menganalisis informasi penjualan untuk perusahaan Anda. Anda memiliki enam tenaga penjualan yang menjual tiga produk di sejumlah wilayah. Produk Anda disesuaikan untuk setiap pelanggan sehingga harganya bervariasi. Berikut adalah contoh tabel dengan informasi fiktif untuk memberi Anda gambaran tentang bagaimana data dapat diatur dengan mempertimbangkan tabel pivot.

Tabel dibuat hanya dengan memasukkan data terlebih dahulu, lalu memilih seluruh rentang, lalu masuk ke Sisipkan > Tabel. Sekali lagi, Anda tidak perlu melakukan langkah ini, namun disarankan jika nanti Anda ingin menambahkan lebih banyak baris data dan mempermudah memperbarui tabel pivot Anda.

Tandai Coppock/Tren Digital

Langkah 2: Coba rekomendasi

Excel penuh dengan trik bagus untuk mempermudah pengerjaan data, dan bila memungkinkan, Excel akan mencoba menebak apa yang ingin Anda capai dan kemudian secara otomatis melakukan beberapa langkah. Sifat membantu ini ditunjukkan di sini oleh alat PivotTable yang Direkomendasikan, yang melihat data Anda dan menawarkan beberapa opsi logis tentang cara menganalisis dan menyajikan berbagai hal.

Untuk menggunakan tabel pivot yang direkomendasikan, cukup buka Sisipkan > PivotTable yang Direkomendasikan. Excel akan menyajikan beberapa opsi untuk Anda pertimbangkan. Dalam contoh kita, Excel menawarkan untuk membuat 10 tabel pivot berbeda yang melihat sejumlah sudut berbeda pada data penjualan kita. Perhatikan bahwa cara Anda memberi label pada kolom Anda penting; Excel membaca header ini dan menawarkan rekomendasi yang paling masuk akal. Jika Anda ingin melihat harga jual, misalnya, jangan gunakan istilah “biaya”, karena Excel akan mendasarkan rekomendasinya sesuai dengan itu.

Salah satu rekomendasinya adalah “Jumlah Total Penjualan menurut Pelanggan.” Jika kita memilih opsi itu, maka Excel akan melanjutkan membuat tabel pivot.

Tandai Coppock/Tren Digital

Perhatikan bahwa tabel pivot hanya menampilkan data yang relevan dengan analisis kita saat ini. Di sisi kanan, Anda akan menemukan kriteria yang digunakan Excel untuk membuatnya dalam dialog Bidang PivotTable. Kami akan membahas arti masing-masing bidang ini di bagian penyesuaian berikutnya.

Langkah 3: Sesuaikan tabel pivot Anda

Setiap item dalam dialog ini penting untuk menentukan cara kerja tabel pivot Anda. Klik roda konfigurasi untuk mengubah tampilan dialog ini menjadi yang terbaik bagi Anda.

Pemilihan bidang

Di sini, Anda memilih kolom mana yang akan disertakan dalam tabel pivot Anda. Cara data tersebut diisi dalam tabel pivot ditentukan oleh tipe data yang diwakilinya — Excel akan menentukan apakah akan menambahkan kolom ke tabel pivot atau menambahkan data bidang di dalamnya meja. Misalnya, jika Anda memilih “Item,” Excel berasumsi Anda ingin menambahkan jumlah item untuk setiap pelanggan.

Tandai Coppock/Tren Digital

Di sisi lain, jika Anda memilih “Tanggal,” Excel menempatkan data ke dalam tabel dan mengatur penjualan berdasarkan waktu terjadinya.

Tandai Coppock/Tren Digital

Saat Anda mengerjakan tabel pivot Anda sendiri, Anda dapat bereksperimen untuk melihat bagaimana penambahan dan penghapusan bidang memengaruhi data yang ditampilkan. Anda akan menemukan bahwa Excel melakukan tugasnya dengan baik dalam membuat pilihan yang masuk akal, namun Anda juga bisa mengubah keadaan jika pilihan Excel tidak masuk akal.

Filter

Seret item dari daftar pilihan bidang ke bagian “Filter” jika Anda ingin membatasi data mana yang ditampilkan. Misalnya, jika Anda menyeret “Pelanggan” ke bagian “Filter”, Anda dapat dengan mudah hanya menampilkan data dari satu atau beberapa pelanggan.

Tandai Coppock/Tren Digital

Kolom

Dengan menyeret kolom ke bagian “Kolom”, Anda dapat memperluas cara data Anda dilaporkan. Sekali lagi, saat Anda menyeret bidang ke bagian ini, Excel akan mencoba mencari tahu bagaimana Anda ingin data disajikan. Misalnya, jika Anda menyeret “Tanggal” ke bagian “Kolom”, maka Excel akan menampilkan penjualan sebagai ringkasan untuk jangka waktu paling logis, dalam hal ini adalah per bulan. Hal ini akan berguna jika perhatian utama Anda adalah berapa banyak yang terjual setiap bulan dengan memperhatikan pola pembelian pelanggan.

Tandai Coppock/Tren Digital

Baris

Demikian pula, Anda dapat menyeret bidang ke bagian “Baris” untuk menyematkan data yang berbeda ke dalam baris tabel pivot. Sekali lagi, jika kita menyeret “Tanggal” ke bagian “Baris”, Excel akan mengelompokkan penjualan berdasarkan pelanggan per bulan, namun data akan diringkas berdasarkan pelanggan dan bukan berdasarkan bulan seperti pada contoh sebelumnya. Dalam hal ini, Anda paling khawatir tentang berapa banyak yang Anda jual kepada setiap pelanggan, namun Anda juga ingin melihat tren berdasarkan waktu.

Tandai Coppock/Tren Digital

Nilai-nilai

Terakhir, bagian “Nilai” menentukan cara Anda menganalisis data. Dalam semua contoh kita sejauh ini, kita telah melihat total penjualan. Jika Anda mengklik tombol panah bawah di bagian ini, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan bidang nilai untuk melihat penghitungan numerik yang berbeda.

Tandai Coppock/Tren Digital

Misalnya, Anda ingin melihat rata-rata penjualan, bukan total penjualan. Anda cukup memilih "Rata-rata" di dialog pengaturan bidang nilai. Anda juga dapat mengatur format angka agar hasilnya paling masuk akal.

Tandai Coppock/Tren Digital

Sekarang, alih-alih mempertimbangkan total penjualan menurut pelanggan, lalu menghitung total keseluruhan, kami melihat rata-rata penjualan menurut perusahaan dan kemudian rata-rata penjualan di seluruh perusahaan. Hal ini akan berguna dalam mengevaluasi pelanggan mana yang penjualannya di atas atau di bawah rata-rata, misalnya, dan oleh karena itu pelanggan mana yang paling layak (atau paling tidak) mendapat perhatian. Dalam contoh kita, mungkin Acme Engineering dan Jones Roofing tidak mendapat perhatian penjualan sebanyak yang lain.

Jelasnya, tabel pivot menawarkan banyak opsi untuk memudahkan pemotongan dan pemotongan data Anda. Trik untuk menggunakan tabel pivot secara efektif adalah memutuskan dengan tepat apa yang ingin Anda lihat sebelum mulai menerapkan opsi. Anda juga ingin memastikan bahwa data Anda sesuai dengan cara Anda menata tabel dan cara Anda memberi nama header. Semakin hati-hati Anda menyiapkannya, semakin efektif tabel pivot Anda.

Langkah 4: Buat tabel pivot Anda sendiri dari awal

Setelah Anda bermain-main dengan fitur tabel pivot dan memperoleh pemahaman tentang bagaimana berbagai opsi memengaruhi data Anda, Anda dapat mulai membuat tabel pivot dari awal. Prosesnya mirip dengan menggunakan rekomendasi, hanya saja Anda masuk ke Sisipkan > PivotTable lalu pilih data Anda secara manual sebagai langkah pertama.

Dalam kasus kami, ini berarti memilih Tabel1, namun kami juga dapat memilih rentang data atau mengambil dari sumber data eksternal. Kita juga dapat memutuskan apakah kita ingin membuat lembar kerja baru atau menempatkan tabel pivot di sebelah data kita di lokasi tertentu pada lembar kerja yang sudah ada.

Tandai Coppock/Tren Digital

Setelah kita menentukan pilihan, kita disajikan dengan tabel pivot kosong dan dialog Bidang PivotTable.

Tandai Coppock/Tren Digital

Membuat tabel pivot kita sendiri hanyalah masalah sederhana dalam memilih bidang dan menentukan bagaimana kita ingin data dihitung dan ditampilkan. Katakanlah kita ingin melihat bagaimana kinerja tenaga penjualan per bulan, dengan total penjualan pada tahun tersebut. Kami akan memilih kolom “Tenaga Penjualan”, “Tanggal”, dan “Total Penjualan”, menyeret kolom “Tenaga Penjualan” ke bagian “Filter”, dan mengonfigurasi nilai untuk ditampilkan sebagai mata uang. Excel secara otomatis menambahkan item tanggal yang relevan ke bagian “Baris” dan berasumsi bahwa kita ingin melihat jumlahnya.

Tandai Coppock/Tren Digital

Secara default, Excel akan memperlihatkan semua data untuk semua tenaga penjualan. Kami juga dapat memilih satu staf penjualan untuk melihat datanya saja. Dalam kasus ini, kita melihat Judy French memperoleh penjualan hanya dalam waktu tiga bulan, padahal total penjualannya signifikan. Hal ini bisa berarti proses penjualannya menjadi lebih lama karena dia lebih memilih ikan paus daripada ikan – sebuah kesimpulan yang berharga, meskipun akurat. Mungkin berinvestasi pada asisten untuk membantu Judy menyelesaikan penjualannya lebih cepat adalah ide yang bagus.

Tandai Coppock/Tren Digital

Langkah 5: Berinvestasilah dalam pembelajaran

Jika Anda ingin mendapatkan Sungguh pandai menggunakan tabel pivot Excel, luangkan waktu untuk mempelajari lebih banyak tentang cara menggunakan berbagai tipe data. Microsoft menawarkan sumber daya pelatihannya sendiri dan ada sejumlah pelatih pihak ketiga mempertimbangkan.

Namun secara umum, ini berarti mempelajari Excel dengan cara yang berada di luar cakupan panduan ini. Namun demikian, semoga Anda sekarang dapat melihat bagaimana tabel pivot dapat menjadi alat yang ampuh dalam menganalisis data Anda, dan relatif mudah untuk memulainya selama data Anda dikonfigurasi dengan benar meja. Dan kami sangat menekankan betapa pentingnya mengetahui apa yang ingin Anda capai dengan tabel pivot sebelum memulai.

Rekomendasi Editor

• Gunakan Kantor? PC Anda mungkin berisiko karena perubahan Microsoft ini
• Cara melindungi file Excel dengan kata sandi