Tugas Outlook membantu Anda mengelola item daftar tugas penting Anda.
Kredit Gambar: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Anda dapat mengintegrasikan metodologi Getting Things Done dari David Allen dengan Microsoft Outlook 2013 menggunakan kategori, tanda tindak lanjut, dan prioritas. Meskipun Anda dapat mengonfigurasi Outlook secara manual di PC untuk menerapkan metodologi GTD, beberapa add-in Outlook menawarkan alat integrasi GTD tingkat lanjut. Anda dapat membuat tugas langsung dari item Outlook lainnya, seperti email dan janji temu, lalu menetapkannya ke proyek dan daftar tindakan untuk membantu Anda memproses kotak masuk dengan lebih efisien.
Mengonfigurasi Outlook untuk GTD secara Manual
Langkah 1
Masukkan setiap proyek Anda ke Outlook sebagai kategori sehingga Anda dapat mengaitkan item dengan proyek tertentu. Klik kanan email, janji temu atau tugas, klik "Kategorikan" dan kemudian "Semua Kategori." Klik tombol "Baru...". Tambahkan setiap nama proyek dan berikan warna.
Video Hari Ini
Langkah 2
Ubah item Outlook lainnya menjadi tugas yang menarik perhatian Anda. Misalnya, Anda dapat mengonversi pesan email menjadi tugas. Seret dan lepas janji, pesan email, kontak, atau catatan melalui "Tugas" di panel navigasi untuk membuat tugas baru secara otomatis dari konten item.
Langkah 3
Tetapkan bendera dan prioritas untuk tugas Anda. Buka tugas lalu klik perintah di grup Tindak Lanjut dari pita Beranda di Tugas untuk menambahkan bendera. Klik tombol "Prioritas" di grup Tag untuk menandai item sebagai "Kepentingan Tinggi". Anda dapat menggunakan indikator ini untuk menandai item tindakan Anda mengikuti metodologi GTD.
Langkah 4
Lihat daftar tugas Anda berdasarkan proyek, tanggal, atau kepentingan. Klik "Tugas" di panel navigasi. Klik tab "Lihat". Pilih dari opsi tampilan yang tersedia di kotak turun bawah di grup Pengaturan. Misalnya, pilih "Kategori" untuk mengatur tugas Anda berdasarkan proyek, "Tanggal Mulai" atau "Tanggal Jatuh Tempo" untuk mengatur tugas Anda berdasarkan tanggal, atau "Prioritas" untuk mengatur tugas Anda berdasarkan prioritas.
Menggunakan Add-in Outlook NetCentrics GTD
Langkah 1
Unduh dan instal uji coba gratis dari Getting Things Done Outlook Add-in oleh NetCentrics. Add-in ini dirancang untuk menyederhanakan kemampuan Anda memproses item Outlook dengan mengikuti metodologi David Allen.
Langkah 2
Pilih dari tindakan utama di bilah alat NetCentrics untuk memproses item Outlook Anda menjadi tugas. Misalnya, pilih salah satu tindakan ini dari grup Mendapatkan Hal Selesai dari pita Beranda: "Tindakan", "Tindakan Berikutnya", "Delegasikan", "Tunda" atau "Suatu hari nanti." Saat Anda memilih salah satu dari perintah ini dari item email, tugas diajukan di foldernya masing-masing dan tindakan ditetapkan ke tugas.
Langkah 3
Kelola semua proyek Anda yang sedang berjalan menggunakan Project Central. Klik tombol "Project Central" di grup Getting Things Done pada pita Beranda. Anda dapat menggunakan jendela ini untuk membantu Anda mengatur tugas ke dalam proyek tertentu.
Langkah 4
Menghasilkan laporan proyek. Klik tombol menu "Proyek" di Pusat Proyek dan kemudian klik "Buat Laporan…." Pilih opsi untuk disertakan dalam laporan Anda. Misalnya, pilih "Tanggal Jatuh Tempo" dari drop-down Urutkan Tugas Menurut. Klik "OK" untuk membuat laporan Anda. Klik tombol Cetak untuk mencetak laporan Anda -- laporan ini diberi label dengan ikon yang menyerupai printer.
Menggunakan Add-in TaskCracker untuk Outlook
Langkah 1
Unduh dan Instal uji coba gratis TaskCracker untuk Outlook selama 30 hari. TaskCracker membantu Anda mengatur item Outlook menggunakan representasi visual dari tugas dan proyek Anda dengan antarmuka drag-and-drop.
Langkah 2
Klik pada perintah "Buka TaskCracker" di grup Buka pita TaskCracker. Atau, Anda dapat mengklik "TaskCracker" di bagian bawah panel Folder di sebelah kiri.
Langkah 3
Atur tugas Anda berdasarkan prioritas. Klik pada tugas, seret ke kuadran lain di dalam layar TaskCracker dan kemudian lepaskan untuk menetapkan tugas ke prioritas itu. Anda dapat menggunakan metode ini untuk menetapkan tindakan dengan cepat ke daftar tugas Anda tanpa harus membuka setiap tugas individu.
