Siapkan rapat di Kalender Outlook.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Karena Microsoft Outlook mengintegrasikan email, kalender, dan kontak Anda, mengirim permintaan rapat bisa menjadi tugas yang cukup mudah. Cukup dengan memasukkan nama orang yang Anda undang, waktu dan lokasi, dan menekan tombol Kirim akan menyelesaikan pekerjaan. Namun, Microsoft telah mengemas banyak fitur tambahan ke dalam tugas ini, yang dapat meningkatkan permintaan rapat Anda, terutama jika kantor Anda menggunakan Microsoft Exchange.
Langkah 1
Ikon Rapat Baru berada di bawah tab Beranda Kalender.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Luncurkan Outlook dan klik Kalender ikon di bagian bawah menu kiri. Dari tab Beranda Kalender, klik Pertemuan Baru ikon. Untuk membuat rapat baru dari mana pun Anda berada di Outlook, Anda juga dapat menekan Ctrl-Shift-Q.
Video Hari Ini
Langkah 2
Masukkan detail rapat.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Masukkan rincian rapat di bidang yang sesuai. Tempatkan kursor Anda di
Subjek bidang dan ketik nama untuk rapat. Pilih Lokasi bidang dan ketik alamat, gedung atau ruangan. Klik di Waktu mulai dan akhir waktu" dan tentukan waktu mulai dan berakhir rapat. Sebagai alternatif, pilih Sepanjang hari kotak centang untuk acara yang berlangsung 24 jam, dari tengah malam hingga tengah malam pada tanggal yang ditentukan. Pilih Pesan di bagian bawah kotak dialog jika Anda perlu mengetikkan pesan yang sesuai untuk para undangan.Jika kantor Anda menggunakan Microsoft Exchange, Anda mungkin juga memiliki: Kamar pilihan, sehingga Anda dapat melihat apakah ruangan tertentu tersedia dan memesannya untuk rapat Anda.
Langkah 3
Buka Kontak Outlook Anda dengan mengklik Buku Alamat.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Untuk memasukkan nama orang yang ingin Anda undang, pilih Ke bidang. Jika ada orang yang belum ada di Kontak Outlook Anda, Anda cukup memasukkan alamat email mereka. Untuk membuka buku alamat Anda, klik Pertemuan tab, pilih hadirin dan klik Buku alamat.
Menu Peserta juga memberi Anda opsi untuk membatalkan rapat terjadwal dan menentukan opsi respons untuk penerima, yang termasuk memberi penerima kemampuan untuk mengusulkan waktu yang berbeda untuk pertemuan.
Langkah 4
Klik ikon Jadwal untuk melihat kapan kalender Anda kosong.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Klik Jadwal tepat di bawah ikon Rapat di bawah tab Beranda jika Anda ingin memverifikasi bahwa rapat sesuai dengan jadwal Anda. Kalender penerima juga dapat muncul jika Anda berada di jaringan Exchange yang sama dan jika Anda memiliki izin untuk melihat kalender mereka.
Jika Anda adalah pengguna Exchange, klik Asisten Penjadwalan untuk menemukan waktu dan tempat terbaik untuk bertemu berdasarkan jadwal penerima dan ketersediaan kamar.
Langkah 5
Klik Opsi untuk mengatur sendiri pengingat rapat.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Klik Pilihan ikon di bawah tab Rapat untuk memilih bagaimana Anda ingin waktu rapat muncul di kalender Anda. Opsi tambahan di sini juga memungkinkan Anda mengatur pengingat rapat dan menentukan apakah rapat akan berulang atau tidak, seperti untuk menyetel rapat mingguan atau bulanan.
Langkah 6
Tinjau permintaan Anda sebelum mengirimnya.
Kredit Gambar: Tangkapan layar milik Microsoft.
Klik Tinjauan tab untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa dalam permintaan rapat Anda. Perhatikan bahwa opsi tambahan di sini memberi Anda kemampuan untuk menerjemahkan permintaan ke bahasa lain, serta untuk memeriksa zona waktu dan bahkan untuk mengakses tesaurus.
