Cara Menggunakan Google Drive

Google Drive adalah solusi penyimpanan cloud dengan penyimpanan 15 GB yang tersedia untuk paket gratis dan berbayar, ditambah penyimpanan dan fitur tambahan. Google Drive adalah opsi yang ramah pengguna berkat antarmuka dan integrasinya yang sederhana Google Dokumen.

Jika Anda baru menggunakan Google Drive, lihat panduan berikut untuk mengetahui cara membuat akun, mengunggah dan mengunduh dokumen, berbagi file, dan mendapatkan manfaat maksimal dari layanan ini.

Mulai

Mengakses Google Drive

Langkah 1: Jika Anda belum memilikinya, Anda harus memilikinya mendapatkan akun Google sebelum melanjutkan dengan Drive. Pendaftarannya gratis, dan hal ini akan memberi Anda akses yang lancar dan tersinkronisasi ke semua layanan Google. Anda harus melakukannya membayar biaya jika Anda menginginkan penyimpanan lebih dari 15GB, namun pilihan Anda untuk melakukannya tidak akan memengaruhi kemampuan Anda untuk menggunakan layanan ini. Mengunduh

Google Chrome tidak ada salahnya juga, mengingat browser web populer ini memiliki beberapa ekstensi dan alat yang terintegrasi dengan baik dengan Drive.

Langkah 2: Setelah Anda mendaftar (atau masuk ke akun Anda yang ada), Anda dapat mengakses Drive melalui browser Anda atau aplikasi seluler khusus, yang saat ini tersedia untuk keduanya Android Dan iOS.

Menavigasi

Setelah masuk ke Drive, klik tanda plus warna-warni Baru tombol di sudut kiri atas atau Drive saya, yang terletak di tengah layar. Di aplikasi seluler, tekan lingkaran dengan tanda plus di pojok kanan bawah. Ini akan membuka menu yang memungkinkan Anda membuat atau mengunggah file ke Drive. Anda dapat membuat spreadsheet, dokumen Word, presentasi slideshow, formulir, gambar, dan banyak hal lainnya melalui aplikasi pihak ketiga.

Kami tidak akan membahas secara mendalam cara menggunakan masing-masing program gratis ini di sini, namun berikut beberapa tip untuk mempelajari cara menggunakan layanan ini dengan cepat:

Kiat 1: Tombol-tombol di Drive cukup mudah, tetapi jika Anda tidak yakin dengan fungsinya, cukup arahkan kursor ke tombol tersebut dengan mouse Anda. Akan muncul jendela pop-up yang menjelaskan fungsi tombol.

Tip 2: Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Office — misalnya Excel, Word, atau PowerPoint — perangkat lunak Google Spreadsheet, Dokumen, dan Slide pasti sudah tidak asing lagi. Mereka beroperasi dengan cara yang sama dan bisa dibilang lebih intuitif. Anda tidak akan menemukan banyak fitur lanjutan seperti pada perangkat lunak Microsoft, tetapi Drive gratis, jadi itulah yang diharapkan.

Tip 3: Meskipun Anda bisa pergi ke yang utama dokumen, Seprai, atau Slide halaman untuk melihat semua file jenis itu di satu tempat, membuat folder mungkin merupakan cara yang lebih baik untuk tetap teratur. Untuk membuat folder, klik Baru tombol di sudut kiri atas, pilih Map, dan beri nama direktori file. Kemudian, cukup seret file Anda ke folder pilihan Anda dari halaman utama Drive.

Anda juga dapat memberi bintang pada file yang ingin Anda akses nanti dengan mengklik Tambahkan Bintang di menu item tersebut, namun perlu diingat bahwa item tersebut hanya dapat dilihat oleh orang yang menambahkannya dan bukan oleh orang yang Anda bagikan item tertentu.

Tip 4: Cara lain untuk menemukan item di Drive Anda dengan cepat adalah dengan memanfaatkan Telusuri di Drive fungsi. Di bagian atas setiap halaman terdapat bidang tempat Anda dapat mencari file menggunakan nama atau jenis filenya. Jika Anda menekan panah yang menghadap ke bawah di bidang ini atau Alat Pencarian Lainnya, Anda dapat menentukan lebih jauh lagi dan mencari file berdasarkan kriteria tertentu, seperti tanggal atau dengan siapa Anda berbagi file.

Memaksimalkan Google Drive

Mengunggah dan berbagi dokumen

Untuk mengunggah dokumen ke Drive, klik salah satu Unggah berkas atau Unggah Berkas tombol di bawah Baru atau Drive saya, dan pilih file dari komputer Anda. Drive sangat bagus untuk penggunaan pribadi, namun yang membedakannya dari layanan cloud lainnya adalah alat kolaborasinya yang canggih. Jika Anda perlu bekerja jarak jauh dengan seseorang dalam suatu proyek, Anda dapat berbagi dokumen dengan mereka dan membuat perubahan bersama secara real-time.

Untuk membagikan dokumen setelah Anda membuatnya, klik Membagikan tombol di sudut kanan atas, tambahkan kolaborator Anda menggunakan alamat email mereka, dan klik tombol biru Selesai tombol. Setelah mereka diberi akses, dokumen tersebut akan muncul di bawah Dibagikan Dengan Saya tab di dasbor Drive mereka, dan tautan ke dokumen bersama juga akan dikirim ke kotak masuk email mereka.

Anda dapat menggunakan tautan yang dapat dibagikan di bagian bawah Bagikan Dengan Orang dan Grup menu untuk mengirim file melalui teks atau layanan pesan lainnya. Cukup klik Salin tautan di bagian bawah menu itu.

Saat berada di dalam dokumen bersama, Anda dapat melihat siapa lagi yang sedang mengeditnya dengan melihat di sudut kanan atas jendela. Nama kolaborator akan ditampilkan dalam warna berbeda (atau dengan gambar akunnya), sehingga Anda dapat membedakannya dengan cepat. Arahkan kursor ke warna apa pun untuk melihat siapa yang diwakilinya.

Mengunduh dokumen dan mengakses file secara offline

Fitur Drive lain yang berguna adalah kemampuan untuk melihat dan mengedit file meskipun Anda tidak memiliki akses ke internet. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengunduh Google Dokumen Offline ekstensi untuk Google Chrome. Setelah diunduh — dan diaktifkan di Pengaturan berkendara — Anda dapat mengakses file tertentu (Dokumen, Spreadsheet, dan Slide) bahkan saat Anda sedang bepergian atau tanpa internet selama beberapa jam. Lingkaran abu-abu dengan tanda petir akan muncul di sebelah nama file Anda di jendela file, memberi tahu Anda saat Anda sedang offline.

Namun, salah satu kelemahannya adalah Anda hanya dapat mengakses file yang Anda buat dan belum dibagikan kepada siapa pun. Anda juga harus sudah membuka Google Drive di browser Anda untuk melakukannya. Data juga dapat diakses secara offline melalui aplikasi seluler, dengan asumsi Anda telah mengaktifkan fungsinya Pengaturan sebelumnya.

Menambahkan beberapa kolaborator melalui Google Grup

Jika Anda ingin berbagi dokumen dengan sekelompok besar orang, Anda dapat menghindari memasukkan setiap alamat email satu per satu dengan membagikan dokumen tersebut ke seluruh orang. Grup Google. Setiap orang di grup itu (dan juga orang yang ditambahkan ke grup nanti) akan memiliki akses ke apa pun yang Anda bagikan.

Berbagi banyak file sekaligus

Perlu berbagi banyak file sekaligus? Daripada membagikan setiap file satu per satu, Anda dapat memindahkannya ke dalam folder dan membagikan folder tersebut. Setiap orang yang Anda bagikan folder tersebut akan memiliki akses ke semua data di dalamnya.

Mengonversi dokumen yang dibuat dengan program lain

Jika Anda memiliki file dokumen yang dibuat di program lain tetapi perlu mengonversinya ke Google Drive, Anda beruntung. Anda dapat melakukan perubahan dengan cepat, selama dokumen diformat dengan benar. Setelah Anda memindahkannya ke Google Dokumen, Anda dapat segera berbagi file tersebut dengan kolaborator mana pun. Untuk memulai, unggah file pilihan Anda. HAI. tulis di Drive dan layar pratinjau dokumen akan muncul. Pilih Buka Dengan dari tombol menu tarik-turun. Tergantung pada jenis file, Google mungkin secara otomatis memberikan saran tentang program mana yang akan digunakan untuk membukanya. Tentukan pilihan dari daftar dan konversikan file ke format Google Docs. Di bawah ini adalah format file yang saat ini dapat Anda konversi ke Google Drive.

Mengembalikan ke versi dokumen yang lebih lama

Salah satu kelemahan paling signifikan dari proyek kolaboratif adalah sulitnya menemukan hasil edit kolaborator dan memperbaikinya jika mereka membuat kesalahan. Ini mungkin rumit untuk dilakukan pada file langsung karena banyak orang dapat membuat perubahan secara bersamaan. Google telah mengambil langkah signifikan untuk meminimalkan masalah bagi kolaborator. Drive menyimpan setiap versi dokumen Anda yang diperbarui selama 30 hari atau 100 revisi, mana saja yang lebih dulu. Fitur penyimpanan otomatis ini memudahkan untuk mengembalikan ke versi file yang lebih lama, meskipun Anda harus mengembalikannya beberapa kali.

Untuk memulihkan versi dokumen Anda sebelumnya, buka file yang ingin Anda ubah. Klik Mengajukan Dan Riwayat Versi, lalu pilih Lihat Riwayat Versi. Layar baru akan terbuka, dan sebuah bar akan muncul di sisi kanan dokumen. Bilah itu adalah kuncinya: bilah ini akan mencantumkan semua revisi sebelumnya dalam urutan kronologis. Klik salah satunya untuk melihat pratinjau revisi tersebut. Saat Anda menemukan koreksi yang ingin Anda kembalikan, klik warna biru Pulihkan Versi Ini tombol yang muncul di bagian atas layar, dan itu akan segera berubah. Riwayat revisi ini juga berguna karena menunjukkan dengan tepat siapa yang melakukan perubahan. Jika Anda melihat satu orang cenderung lebih bermasalah, Anda dapat mengubah hak pengeditannya menjadi hak baca-saja.

Rekomendasi Editor

• GPT-4: cara menggunakan chatbot AI yang mempermalukan ChatGPT
• Cara mengonversi kaset VHS Anda ke DVD, Blu-ray, atau digital
• Google baru saja menjadikan alat keamanan penting Gmail ini sepenuhnya gratis
• Wi-Fi tidak berfungsi? Cara memperbaiki masalah yang paling umum
• Google menarik kembali perubahan kontroversial pada Google Drive