Cara Mencetak Label Alamat di Excel

Microsoft Excel berfungsi sebagai program yang sangat baik untuk mengelola daftar email. Milis besar sangat mudah dikelola di Excel sambil mengkategorikan dan mengatur kontak dalam format khusus.

Format Excel dan CSV digunakan untuk mengimpor dan mengekspor daftar dari pengelola email, dan pembelahan sel berarti Anda dapat memisahkan nama, alamat, dan informasi relevan lainnya ke dalam kolom tersendiri. Anda juga dapat memilih untuk menempatkan seluruh kontak dalam satu sel.

Fleksibilitas untuk pengguna Excel yang terampil memang nyaman, tetapi mencetak label langsung dari Excel tidaklah mudah. Meskipun prosesnya tidak terlalu rumit, itu juga tidak jelas, dan Anda dapat membuat bencana teknis. Menggunakan proses gabungan surat adalah cara paling efisien untuk menyiapkan label untuk printer.

Cara tercepat dan paling efektif untuk mencetak label dari milis Excel Anda adalah melalui proses gabungan surat. Proses ini mengambil informasi Excel Anda yang terorganisir dan mengkompilasi setiap alamat ke dalam label individual untuk printer.

Meskipun ini terdengar sederhana, ada tangkapan. Lembar Excel harus diformat ke tata letak tertentu yang menggunakan kolom untuk setiap kategori. Jika Anda menggunakan metode yang berbeda saat memasukkan alamat, memformat ulang akan memakan waktu.

Idealnya, Anda memulai dari awal dan dapat mengetik setiap kontak dalam format yang benar. Jika Anda sudah membagi semuanya ke dalam kategori, mereka mungkin hanya memerlukan perubahan dan penyesuaian label sederhana untuk memenuhi persyaratan pemformatan.

Siapkan spreadsheet Excel dengan judul kolom. Setiap kolom mewakili kategori tertentu. Buat kolom terpisah untuk nama depan, nama belakang, alamat, kota, negara bagian, dan kode pos.

Informasi untuk setiap individu duduk dalam baris horizontal. Gunakan ejaan yang tepat, singkatan dan kapitalisasi yang diinginkan di setiap bidang. Misalnya, gunakan NV alih-alih Nevada kecuali jika Anda ingin mengeja nama negara bagian secara lengkap.

Juga, pertimbangkan bagaimana Anda ingin nama terlihat pada label. Cara Anda menata huruf adalah masalah preferensi pribadi. Beberapa orang suka menggunakan huruf besar semua, sementara yang lain hanya menggunakan huruf besar pertama di setiap kata.

Anda juga memiliki opsi untuk menambahkan kolom sesuai kebutuhan. Misalnya, jika Anda ingin baris pertama label membaca nama perusahaan, ubah kolom pertama untuk mencerminkan informasi ini.

Setelah kolom siap, langkah selanjutnya adalah tugas input yang membosankan untuk setiap kontak. Tambahkan semua data dan lakukan satu atau dua putaran pengeditan untuk memastikan semuanya terlihat bagus.

Setelah kontak dan semua informasi terkait ada di spreadsheet, sorot semuanya termasuk judul kolom. Anda dapat menyeret kursor melintasi semua bidang sambil menahan tombol mouse untuk menyorot semuanya atau menggunakan pintasan keyboard pilih semua, Ctrl+A.

Setelah informasi disorot, pilih tab berlabel Rumus dan klik Tentukan Nama. Ketik nama daftar di kotak yang muncul. Misalnya, gunakan Undangan pernikahan atau Kartu Natal.

Jika Anda mencetak label dengan keteraturan apa pun, menambahkan tanggal ke setiap daftar juga berguna. Daftar kontak sering diperbarui, dan tanggalnya memberi Anda gambaran tentang kapan daftar itu terakhir diperbarui. Ini juga memastikan Anda mencetak versi yang benar dan terbaru.

Simpan lembar kerja kontak Excel yang baru bernama dan keluar dari dokumen untuk melanjutkan gabungan surat Anda.

Microsoft Word adalah tempat Anda mencetak label. Excel sangat ideal untuk mengatur dan menghosting data, dan berfungsi dengan baik untuk memuat daftar dengan cepat ke program lain. Microsoft Word, bagaimanapun, memiliki template pencetakan label built-in yang menjabarkan alamat dalam format yang diperlukan oleh printer.

Proses gabungan surat menggabungkan Excel untuk kemampuan mengatur bidang dan Word untuk kemampuan memformat label untuk printer.

Buka dokumen Word baru dan klik tombol surat-menyurat tab untuk membuka daftar opsi. Klik opsi tarik-turun untuk Mulai Gabungan Surat untuk membuka menu sekunder di mana Anda mungkin perlu klik Mulai Gabungan Surat lagi sebelum Anda dapat memilih Label untuk membuka menu Opsi Label.

Pada titik ini, Anda memerlukan informasi tentang printer dan label untuk bergerak maju. Anda harus memilih antara printer umpan terus menerus dan printer halaman. Konsultasikan manual printer Anda untuk menentukan jenis yang Anda gunakan. Jika Anda memiliki printer gaya halaman, dropdown lain mengharuskan Anda untuk memilih jenis baki tertentu untuk printer halaman Anda. Baki bypass cukup umum.

Selanjutnya, pilih pemasok label. Setiap pemasok memiliki tata letak spesifiknya sendiri, dan ini penting untuk printer. Microsoft, Avery, dan banyak opsi pemasok lainnya tercantum di menu tarik-turun. Pilih salah satu yang cocok dengan label yang Anda beli untuk pekerjaan itu.

Terakhir, pilih nomor produk yang sesuai dengan nomor produk pada label Anda. Ini biasanya ditemukan pada kemasan dan bukan pada lembar label itu sendiri. Nomor produk memberi tahu printer Anda tentang dimensi kertas untuk memastikan pencetakan disejajarkan dengan benar dengan label.

Dalam kasus yang jarang terjadi, nomor produk mungkin tidak tersedia untuk label Anda. Pencetakan masih dapat bergerak maju, tetapi Anda harus mengukur ukuran label satu per satu secara manual. Anda juga perlu mengetahui berapa banyak label pada halaman dan berapa banyak yang terletak di setiap kolom dan baris.

Untuk memasukkan dimensi label khusus, pilih rincian pilihan di Opsi Label jendela untuk menampilkan tata letak lembar label menurut kolom dan baris. Masukkan margin, kolom, dan baris pada kolom yang tersedia. Klik oke jika ini cocok dengan konfigurasi Anda. Jika tidak, klik Membatalkan lalu pilih Label Baru dan coba lagi.

Ketik nama untuk label Anda sehingga dimensi disimpan untuk referensi di masa mendatang. Nama apa pun sudah cukup. Selanjutnya, atur dimensi ke tinggi dan lebar yang diukur. Juga, masukkan tata letak baris dan kolom. Silakan dan klik oke untuk menyimpan pengaturan ukuran baru lalu klik oke lagi untuk menyimpan semua pengaturan.

Pada titik ini, Anda telah menyiapkan label di Excel dan dokumen Word diformat dengan benar untuk mencetak label. Sekarang Anda perlu mengimpor informasi kontak untuk mengisi label.

Di dokumen Word, klik Mengajukan lalu Pilihan dan Canggih. Pilih kotak centang yang berdekatan dengan Konfirmasikan konversi format file saat terbuka dan pilih oke. Kembali ke surat-menyurat tab dan klik Pilih Penerima untuk membuka dropdown opsi. Memilih Gunakan Daftar yang Ada untuk menemukan informasi kontak Excel Anda di komputer Anda. Pilih file dan klik oke. Proses ini menghubungkan lembar Excel ke dokumen Word. Meskipun programnya terhubung, labelnya belum diisi dengan informasi.

Cara termudah untuk mengimpor seluruh daftar adalah melalui placeholder. Penunjukan tempat penampung sesuai dengan kolom yang Anda buat di file Excel. Misalnya, Anda mengetik <> di mana Anda ingin nama depan muncul di label. Ingatlah bahwa urutan ini berulang di semua label.

Urutan alamat standar terlihat seperti ini:

<> <>

<>

<> <> <>

Setiap label berhubungan langsung dengan kolom di lembar Excel Anda. Jika Anda ingin menambahkan informasi khusus, informasi tersebut harus berada di kolom berlabel pada lembar. Kemudian Anda memasukkan bidang dalam urutan penempatan pilihan Anda untuk label.

Jika Anda sering memuat daftar menggunakan proses gabungan surat, pintasan blok alamat juga tersedia untuk menggabungkan beberapa bidang data di bawah satu <

Sekarang setelah label diatur dengan urutan untuk setiap bidang, Anda dapat memuat ratusan atau bahkan ribuan kontak secara efektif sambil membuat urutan pelabelan yang konsisten untuk printer. Gabungan surat sangat ideal untuk daftar kontak massal.

Anda harus memetakan gabungan surat sehingga Word membaca kolom yang benar dari Excel. Kembali ke surat-menyurat tab, klik Bidang Pertandingan dan pilih Tulis dan Sisipkan Bidang. Sebuah kotak muncul dengan sejumlah label yang terdaftar di samping kotak drop-down.

Label adalah elemen umum dari label alamat. Ini daftar Judul, Nama depan, Nama keluarga, Alamat jalan, dan seterusnya. Di dropdown yang sesuai, Anda melihat label kolom dari lembar Excel Anda. Banyak dari ini sudah akan dicocokkan tetapi pastikan setiap elemen disejajarkan dan dicocokkan dengan benar. Ini berarti ketika Anda menulis <>, itu hanya menarik dari Nama depan kolom di lembar Excel.

Sekarang setelah bidang dipetakan dan label dibuat, klik Pratinjau dalam surat-menyurat tab. Sebelum Anda memutuskan untuk mencetak, lakukan pratinjau menyeluruh untuk melihat label. Periksa kembali perataan dan pemformatan dengan tampilan ini.

Saat Anda siap untuk mencetak, klik Selesai dan Gabungkan di bawah surat-menyurat tab. Klik Cetak Dokumen untuk mengirim tugas akhir ke printer. Pastikan printer diisi dengan kertas label Anda sebelum mengirim pekerjaan.

Meskipun Excel adalah cara yang bagus untuk menjalankan gabungan surat, Anda juga dapat mengimpor kontak dari Outlook. Outlook memungkinkan Anda mengekspor kontak ke lembar kerja Excel, tempat Anda dapat menggunakan proses seperti yang diuraikan di atas.

Jika Anda ingin menarik kontak langsung dari program email Outlook, tarik daftar kontak Anda. Menggunakan Menggeser+Kontrol untuk memilih dan menyorot beberapa kontak hingga setiap kontak yang diinginkan disorot.

Pergi ke Rumah tab dan pilih Menggabungkan surat. Memilih Hanya Kontak Terpilih diikuti oleh Semua Bidang Kontak. Kemudian, pilih Dokumen Baru dan Label Surat sebagai jenis dokumen.

Tindakan ini memicu dokumen Word baru dengan gabungan surat. Pilih Tulis dan Sisipkan bidang di bawah surat-menyurat tab dan pastikan semuanya selaras dengan benar. Klik Perbarui Label untuk menghasilkan label.

Gunakan fungsi pratinjau untuk meninjau dan memastikan semuanya selaras dengan benar. Setelah Anda mengedit dan membuat revisi akhir, pratinjau lagi lalu jalankan Selesaikan Gabungan Surat dan Mencetak untuk mengirim pekerjaan ke printer.

Outlook hebat dalam mengelola kontak, dan menjalankan gabungan surat dari program itu mudah. Namun, tidak semua orang memiliki Outlook sebagai pengelola email, dan proses cetak-label-dari-Excel tetap menjadi opsi alternatif terbaik untuk mengelola kontak.