Cara Menggunakan Label Avery 5160 di Excel

Label Avery adalah produk kantor standar yang terkenal, dan 5160 label (di antara ukuran lainnya) kompatibel dengan produk Microsoft. Anda dapat mencetak label Avery dari Excel, tetapi prosesnya pada akhirnya memerlukan gabungan surat untuk mengkategorikan bidang label dan mengimpornya ke format label.

Selama proses gabungan surat, Anda menyiapkan kolom data di Excel lalu mencocokkannya dengan bidang pemformatan di Microsoft Word. Prosesnya tidak rumit, tetapi membutuhkan waktu untuk mengatur pemformatan dengan benar. Daftar kontak besar atau bentuk data lain di Excel juga membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan.

Alternatif untuk menggunakan Excel dengan Word adalah dengan mengetikkan setiap label secara manual atau menjalankan gabungan surat melalui program lain yang kompatibel seperti Microsoft Outlook. Opsi Microsoft Outlook hanya menarik jika Anda sudah menggunakan layanan ini sebagai pengelola email Anda.

Label Avery adalah standar dalam pemformatan label Microsoft Word, dan ukurannya sudah disimpan dalam prasetel, menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk proses pelabelan. Merek dan tata letak label umum lainnya juga disimpan dalam pemformatan label untuk Microsoft.

Sebelum Anda masuk ke Excel dan menggunakan program untuk meng-host data Anda, pertimbangkan apakah Excel adalah penggunaan terbaik untuk situasi khusus Anda. Jika Anda membuat sejumlah kecil label – di bawah 100 dengan informasi minimal, misalnya – mengetik informasi langsung ke dokumen Word berformat label adalah pilihan yang lebih baik. Hal ini terutama berlaku untuk daftar sekali pakai.

Excel sangat ideal untuk menampung sejumlah besar informasi seperti daftar kontak dengan nama, alamat, dan informasi lainnya untuk ratusan atau bahkan ribuan orang. Daftar yang terus tumbuh dan berkembang mudah dikelola di Excel.

Buku kerja Excel bukanlah pilihan yang baik untuk mencetak label untuk daftar terkelola, namun pemformatan memudahkan untuk memindahkan data ke program dan format lain. Misalnya, Anda dapat mengunggah daftar kontak ke pengelola email dari Excel dengan mudah.

Gunakan Excel jika informasinya penting dan akan terus digunakan. Jika tidak, pertimbangkan untuk mengetik informasi secara manual langsung ke dokumen Word.

Di Excel, format bidang label menggunakan judul kolom. Misalnya, kepala setiap kolom dengan bidang tertentu seperti nama depan, nama keluarga, alamat, kota, negara, Kode Pos, alamat email dan informasi lain yang Anda simpan di kontak. Menyiapkan kolom untuk setiap kumpulan data tertentu penting ketika tiba saatnya untuk memformat label.

Setiap baris sesuai dengan satu kontak atau kumpulan data. Menggunakan judul kolom untuk setiap bagian informasi memaksimalkan kemampuan Anda untuk memposisikan tempat informasi berada di label nanti saat Anda menggunakan proses gabungan surat. Pada titik ini, simpan lembar kerja Excel dan keluar dari program. Kemudian, buka Microsoft Word untuk menjalankan gabungan surat dan akhirnya mencetak label.

Pergi ke surat-menyurat tab di dokumen Word baru dan pilih Mulai Gabungan Surat pilihan. Pilih Label dan klik Opsi Label. Di sinilah Anda memformat dokumen Word untuk label Avery 5160.

Pilih printer feed berkelanjutan atau printer halaman berdasarkan model yang Anda gunakan. Di bawah opsi printer adalah opsi label. Pilih menu tarik-turun untuk melihat pemasok dan pilih Avery dari daftar ini.

Daftar lain dibuat dengan semua gaya label Avery. Klik 5160 label model dan pilih oke. Dokumen Word mengukur label agar sesuai dengan spasi dan desain yang tepat yang diperlukan.

Sekarang, klik Mengajukan dan pilih Canggih pilihan untuk menghubungkan Excel ke Word. tandai Konfirmasikan konversi format file centang kotak dan pilih oke. Kembali ke surat-menyurat dan klik Pilih Penerima untuk menemukan file Excel Anda. Pilih file untuk menggabungkan informasi dengan Word.

Format tampilan data Anda pada label di pengaturan Surat juga. Menggunakan <> styling untuk lay out informasi. Ini berkorelasi dengan kolom yang Anda buat sebelumnya di Excel. Anda dapat mengonfigurasi informasi ini dengan cara apa pun yang Anda inginkan.

Label alamat biasanya berisi nama, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos. Anda juga dapat menambahkan nama perusahaan atau bidang kustom apa pun selama itu ada di kolom Excel. Format setiap judul kolom dengan cara yang sama persis seperti yang Anda inginkan. Ini termasuk jarak antara kata-kata dan baris yang ada.

Sesuaikan pengaturan font di area ini juga. Menggunakan font default seperti yang dipetakan dari Excel berfungsi dengan baik, tetapi gaya kustom adalah opsi yang mudah untuk label. Jalankan saja pratinjau cetak setelah penggabungan untuk memastikan font dan ukuran teks pas pada label.

Sekarang label Avery diformat, dan informasinya terhubung. Klik Bidang Pertandingan dibawah surat-menyurat dan pastikan judul kolom dari Excel cocok dengan <> format yang Anda gunakan sebelumnya. Jika semuanya cocok, maju. Jika tidak, gunakan menu tarik-turun untuk menyesuaikan hingga semua bidang cocok. Ini memetakan kolom Excel ke label.

Klik Selesai dan Gabungkan di bawah tab Surat untuk menyelesaikan proses. Klik Mencetak untuk mengirim pekerjaan ke printer Anda. Tempatkan label Avery di baki printer sebelum menjalankan fungsi cetak.

Juga, lakukan pratinjau cetak untuk memeriksa ulang perataan dan spasi dan untuk menemukan kesalahan apa pun. Label dan tinta printer mahal, dan memeriksa ulang file memastikan Anda tidak perlu mencetak lebih dari satu kali.

Ada alternatif untuk menjalankan gabungan surat antara Excel dan Word. Opsi Outlook khusus untuk daftar kontak, tetapi menawarkan metode mudah untuk memuat kontak dari Excel ke manajer kontak Outlook.

Jika Anda mempertahankan kontak email dengan siapa pun dalam daftar, fitur ini sangat berguna. Masuk ke Outlook dan pilih Tambahkan kontak dan pilih Dari berkas. Anda dapat menggunakan Excel atau file CSV standar untuk mendapatkan hasil yang sama. Pilih file dan impor semuanya ke manajer Outlook.

Sekarang, menjalankan gabungan surat di Word adalah proses yang jauh lebih singkat. Pilih semua kontak yang diinginkan menggunakan Menggeser+Kontrol perintah keyboard untuk menyorot beberapa kontak.

Pergi ke Rumah tab di Outlook dan pilih Menggabungkan surat diikuti oleh Hanya Kontak Terpilih. Pilih bidang kontak yang Anda inginkan pada label atau klik Semua Bidang Kontak untuk mentransfer semuanya. Memilih Dokumen Baru dan pilih jenis dokumen. Label Surat adalah pilihan yang paling jelas dalam daftar.

Tindakan ini memicu dokumen Word untuk dibuka, dan semua informasi kontak dipetakan dan siap. Anda masih perlu menggunakan Word untuk memilih gaya label Avery, tetapi prosesnya sama seperti yang tercantum di atas.

Jika Anda bijaksana, masukkan Menulis dan Memasukkanbidang bagian di Word untuk memeriksa ulang pemetaan. Anda juga dapat menjalankan pratinjau cetak untuk memastikan semuanya ditata dengan benar dan siap untuk dicetak. Jika tidak, Anda sudah siap dan dapat mencetak label dengan cepat menggunakan proses gabungan surat Outlook.