Kemungkinan besar Anda telah menggunakan Microsoft Outlook dengan satu atau lain cara untuk mengirim email atau menjadwalkan rapat. Namun, meskipun ini adalah tugas paling umum yang dapat Anda selesaikan di Outlook, ada beberapa trik yang dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan pengalaman Anda.
Isi
- Tetapkan dua zona waktu
- Tetapkan warna untuk email dari orang-orang tertentu
- Gunakan hotkey Outlook
- Ubah ukuran file Anda untuk mengirim lampiran gambar berukuran besar
- Mulai rapat Teams, buka Catatan Tempel, dan OneNote langsung dari Outlook di web
- Masuk ke kotak masuk nol dengan pembersihan percakapan
- Tetapkan aturan untuk memindahkan, menandai, dan membalas pesan email secara otomatis
Mengingat email adalah salah satu yang telah kita bahas sebelumnya, tetapi ada juga email kode warna atau pengaturan zona waktu yang berbeda. Kami telah menghabiskan beberapa waktu menggali menu untuk Anda, dan untuk menunjukkan kepada Anda semua itu dan lebih banyak lagi.
Video yang Direkomendasikan
Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah tujuh hal yang tidak Anda ketahui dapat Anda lakukan di Outlook di desktop, dan Outlook di web.
Terkait
- 3 hal yang tidak Anda ketahui dapat Anda lakukan dengan Google Drive
- 5 trik Google Docs yang Anda tidak tahu Anda butuhkan
- Versi baru Microsoft Edge dapat menyelamatkan Anda dari penggunaan kata sandi yang buruk secara online
Tetapkan dua zona waktu
Pertama-tama kita akan mulai dengan zona waktu karena waktu adalah segalanya! Ini berguna jika Anda berbasis di lokasi yang berbeda dari pekerjaan Anda — katakanlah Anda berada di New York, dan pekerjaan Anda berbasis di Portland, Oregon. Untuk membantu menyimpan email Anda di halaman yang sama, dan menghindari terlambat ke rapat, Anda bisa mengatur beberapa zona waktu di aplikasi desktop Outlook.
Ini adalah salah satu hal termudah yang dapat Anda konfigurasikan di Outlook. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membuka ramuan Kalender dari aplikasi desktop Outlook, lalu mengunjungi Mengajukan menu. Dari sana, klik Pilihan lalu klik Kalender. Anda kemudian ingin mencari Zona waktu pilihan. Anda akan melihat kotak centang untuk Tampilkan zona Waktu Kedua. Klik kotak centang, lalu pilih Zona Waktu kedua atau ketiga yang Anda inginkan. Anda sekarang akan melihat ini di Outlook.
Tetapkan warna untuk email dari orang-orang tertentu
Ingin email Anda terlihat sedikit berbeda sehingga kotak masuk Anda lebih menarik atau lebih mudah dibaca? Outlook mendukung Anda dengan apa yang dikenal sebagai pemformatan bersyarat. Fitur ini adalah cara untuk membuat pesan yang memenuhi ketentuan Anda sendiri menonjol dalam daftar pesan dengan menggunakan warna, font, dan gaya. Itu mendarat di No. 2 di daftar kami.
Anda dapat memberi tahu Outlook untuk mengubah warna pesan tertentu berdasarkan nama atau alamat email pengirim; katakanlah, jika Anda ingin membuat semua email dari atasan Anda berwarna merah.
Untuk menyiapkan aturan pemformatan bersyarat, alihkan ke kotak masuk Anda, di aplikasi desktop Outlook, dan kunjungi tab Tampilan. Dari sana, pilih Pandangan saat ini pengaturan. Kemudian, setelah itu, pilih Lihat Pengaturan. Anda kemudian ingin mengklik di Pengaturan Tampilan Lanjutan kotak dialog dan pilih Pemformatan Bersyarat. Microsoft memiliki daftar langkah-langkah yang dapat Anda ikuti di sini, tetapi kami berfokus pada bagaimana Anda dapat membuat pesan dari orang tertentu muncul dalam warna tertentu.
Untuk melakukannya, klik Menambahkan lalu masukkan nama untuk aturan tersebut. Pilih Fon, lalu di bawah Warna pilih warna yang diinginkan lalu klik OKE. Setelah itu, pilih Kondisi dan pilih Kondisi. Di kotak Dari, ketik kontak atau nama pengirim yang ingin Anda lihat muncul dalam warna berbeda di kotak masuk Anda. Lalu, di Filter, Pemformatan Bersyarat, dan Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut kotak dialog, pilih OKE.
Gunakan hotkey Outlook
Anda mungkin sudah familiar dengan pintasan keyboard seperti CTRL+C dan CTRL+V, tetapi tahukah Anda bahwa aplikasi desktop Outlook juga memiliki kumpulan hotkey yang dapat Anda gunakan? Tombol-tombol ini dapat membantu Anda menghemat waktu selama hari sibuk Anda, dengan menghindari keharusan menyeret mouse ke atas ikon dan menu untuk melakukan tugas umum seperti menulis, membalas, atau meneruskan pesan. Kami mengumpulkan hotkey Outlook favorit kami untuk nomor tiga di daftar kami. Ingatlah ini untuk Windows 10.
| Pintasan Keyboard | Tugas |
| CTRL + Shift + M | Buat pesan baru |
| CTRL + R | Buka jendela balasan |
| CTRL + F | Membuka jendela Maju |
| CTRL+Shift+R | Buka jendela balasan, untuk membalas ke seluruh grup |
| CTRL+K | Sisipkan hyperlink ke dalam email |
| CTRL+Shift+G | Tandai pesan |
| F4 | Telusuri teks dalam email |
| CTRL+3 | Membuka daftar kontak |
| CTRL+ 2 | Membuka kalender Outlook |
Sekali lagi, kami baru saja mengumpulkan beberapa hotkey yang paling umum. Microsoft memiliki daftar lengkap di situs webnya, mencakup pintasan Outlook untuk MacOS, serta Web. Daftar mereka sedikit lebih lengkap, mencakup dikte, folder, panel baca, pencetakan, dan banyak lagi.
Ubah ukuran file Anda untuk mengirim lampiran gambar berukuran besar
Hambatan umum yang mungkin Anda hadapi saat mengirim email dengan gambar adalah bahwa file yang mungkin ingin diterima penerima terlalu besar untuk batas web. Jika ini terjadi, Anda dapat mencoba mengubah ukuran lampiran gambar melalui aplikasi desktop Outlook agar ukurannya tidak terlalu besar.
Anda dapat mengubah ukuran lampiran gambar dalam beberapa langkah. Setelah Anda menulis pesan baru, pertama-tama Anda harus mencoba melampirkan semua gambar yang ingin Anda kirim. Anda mungkin akan mendapatkan pesan kesalahan, tapi jangan khawatir. Masuk saja ke Mengajukan tab email itu, lalu cari pesan kesalahan di bagian atas. Pilih opsi yang mengatakan Ubah ukuran gambar besar saat saya mengirim pesan ini.
Outlook akan mencoba mengirimkan pesan dengan mengompresi gambar Anda ke ukuran yang lebih kecil. Jika pesan masih belum terkirim, maka Anda dapat mencoba Zip file Anda di Windows 10 atau MacOS untuk membuatnya lebih kecil dan kemudian melampirkan file ZIP dalam pesan email.
Mulai rapat Teams, buka Catatan Tempel, dan OneNote langsung dari Outlook di web
Meskipun kami berfokus pada aplikasi desktop Outlook, Outlook di web juga memiliki beberapa rahasia. Meskipun Anda mungkin sudah menghabiskan waktu untuk menyortir Kalender atau email Anda di Outlook di web, Microsoft memasang beberapa integrasi dengan Catatan Tempel, serta OneNote di sana, juga.
Dengan integrasi, jika Anda masuk dengan email Microsoft 365 yang sama dengan yang Anda gunakan untuk bekerja (atau bahkan email akun Microsoft pribadi) di Catatan Tempel di Windows 10, atau di aplikasi OneNote, Anda akan memiliki akses cepat ke hal yang sama dengan akun Outlook di web. Ini dikenal sebagai umpan OneNote.
Anda dapat beralih ke ini kapan saja dengan membuka bagian atas dan mengeklik ikon OneNote di sisi kanan layar. Ini berfungsi dengan Akun Microsoft pribadi, serta akun Microsoft 365 kerja. Jadi, cobalah dan catat saat mengirim email!
Kami juga ingin mencatat kemampuan untuk "Bertemu Sekarang". Opsi ini muncul di bagian atas kotak masuk Anda di Outlook di web. Jika Anda mengeklik ini, Anda akan dapat langsung memulai rapat Tim (dengan akun kerja) atau rapat Skype (dengan akun pribadi akun.) Ini adalah cara cepat untuk melewati beberapa rintangan dan tidak harus melalui banyak menu untuk masuk ke rapat dengan benar jauh.
Masuk ke kotak masuk nol dengan pembersihan percakapan
Jika kotak masuk Anda penuh dengan pesan, Anda mungkin ingin mencoba fitur Pembersihan Percakapan di Outlook. Ini adalah fitur lain yang mungkin belum Anda ketahui keberadaannya.
Seperti yang dijelaskan Microsoft, itu Fitur Pembersihan Percakapan di Outlook dirancang untuk membantu Anda mengurangi jumlah pesan di folder Anda. Pesan berlebihan di seluruh percakapan yang dibersihkan dipindahkan ke folder Item Terhapus. Ingatlah bahwa ini untuk percakapan di utas email atau kumpulan pesan.
Anda dapat menggunakan pembersihan percakapan dengan membuka kotak masuk Outlook di desktop, lalu mengklik Rumah tab. Dari sana, Anda dapat memilih Menghapus kelompokkan lalu pilih Membersihkan.
Anda dapat memilih untuk Bersihkan Percakapan untuk membersihkan percakapan saat ini. Lalu, pilih untuk Bersihkan Folder untuk membersihkan seluruh folder, dengan pesan yang berlebihan dihapus. Anda juga dapat memilih untuk Bersihkan Folder & Subfolder. Dengan opsi ini, semua percakapan di folder yang dipilih dan semua folder yang ada di dalamnya akan ditinjau, dan pesan yang berlebihan akan dihapus.
Tetapkan aturan untuk memindahkan, menandai, dan membalas pesan email secara otomatis
Meskipun pembersihan percakapan adalah salah satu cara untuk mendapatkan kotak masuk yang bersih, pengaturan aturan adalah cara lain. Anda dapat memindahkan, menandai, dan membalas email secara otomatis jika Anda menetapkan aturan di aplikasi desktop Outlook. Aturan ini bahkan dapat digunakan untuk memutar suara tertentu saat Anda menerima pesan juga.
Untuk menyiapkan aturan, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengeklik kanan pesan di kotak masuk Anda dan memilih Aturan Dari sana, Anda dapat memilih salah satu opsi. Outlook akan secara otomatis menyarankan pembuatan aturan berdasarkan pengirim dan penerima. Jika Anda ingin membuat lebih banyak aturan, Anda dapat mengklik kanan dan memilih Buat Aturan.
Ikuti petunjuk di layar, dan di kotak dialog Buat Aturan, pilih satu atau beberapa dari tiga kotak centang pertama. Microsoft memiliki panduan lengkap tentang aturan Outlook Di Sini jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut.
Rekomendasi Editor
- Gunakan Office? PC Anda bisa berisiko karena perubahan Microsoft ini
- Laptop Kertas bisa menjadi perangkat e-paper yang Anda tidak tahu Anda butuhkan
- 5 pintasan Windows bermanfaat yang tidak Anda ketahui
- Cara menjadikan tablet Anda alat yang lebih baik untuk bekerja
- Cara memaksimalkan produktivitas Anda di Windows 10
