Pernyataan pembuka memberi tahu pembaca tentang isi email tersebut.
Kredit Gambar: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Pesan bisnis biasanya mengikuti pola langsung atau tidak langsung. Ini adalah cara untuk mengatur informasi yang dikomunikasikan dalam pesan, tergantung pada apakah ide utamanya adalah berita yang baik, buruk atau netral. Pilih pola yang paling efektif untuk email bisnis Anda tergantung pada bagaimana Anda berpikir pembaca Anda akan bereaksi terhadap ide utama.
Menggunakan Email Langsung untuk Langsung ke Intinya
Dalam email langsung, poin utama berada di awal, diikuti dengan detail, penjelasan, atau bukti yang mendukungnya. Email yang diatur dengan cara ini menghemat waktu pembaca dengan langsung mencapai tujuan pesan. Ini juga membantu pembaca menempatkan detail yang mengikuti dalam konteks dan perspektif. Ini mencegah pembaca dari frustrasi karena harus mengarungi paragraf informasi untuk menemukan poin utama. Pola langsung bekerja paling baik jika pembaca Anda mau menerima poin utama, bukan menolak.
Video Hari Ini
Mengirim Pesan Positif dan Netral
Jika pembaca Anda akan senang, sedikit tertarik atau netral (tidak akan memiliki perasaan tentang hal itu dengan satu atau lain cara), gunakan pola langsung. Pertimbangkan email dari klien yang mengikuti tawaran untuk memenuhi kontrak. Jika Anda memenangkan kontrak, surat itu dimulai dengan sesuatu seperti "Tawaran Anda telah ditinjau, dan dengan senang hati kami menawarkan bisnis kontrak." Ketika poin utamanya adalah berita baik atau berita netral, komunikasikan segera, dan tindak lanjuti dengan rincian. Sebagian besar email akan menggunakan pendekatan ini, termasuk yang berhubungan dengan tugas rutin, pesanan, dan pengakuan.
Menggunakan Email Tidak Langsung untuk Membuat Poin
Dalam email tidak langsung, poin utamanya ada kemudian di pesan, setelah detail, penjelasan, atau bukti. Menggunakan pola tidak langsung dalam email menunjukkan bahwa Anda menghargai perasaan pembaca Anda, yang mungkin terluka oleh poin utama. Dengan membangunnya, Anda memungkinkan pembaca Anda untuk lebih siap menerimanya. Ini juga merupakan upaya untuk mendorong pembaca untuk mendengarkan Anda jika Anda mengungkapkan ide utama yang akan membuat pembaca kesal segera di awal pesan, dia mungkin berhenti membaca. Secara keseluruhan, tujuannya adalah untuk meminimalkan reaksi negatif apa pun yang mungkin dimiliki pembaca Anda.
Mengirim Pesan Negatif atau Sensitif
Jika pembaca Anda tidak tertarik, tidak senang, atau bermusuhan, gunakan pola tidak langsung. Pertimbangkan email dari klien lagi. Jika Anda tidak menang, surat itu dimulai secara berbeda: "Terima kasih telah mengajukan tawaran untuk mengerjakan kontrak kami. Kami meninjau setiap tawaran dengan hati-hati, dll." Poin utama, yang menurut Anda sudah Anda ketahui, tetapi tetaplah membaca, muncul jauh kemudian. Gunakan email tidak langsung ketika poin utamanya adalah berita buruk, seperti saat menolak permintaan atau menolak klaim. Pendekatan ini juga bekerja dengan baik ketika Anda mencoba untuk menjual sesuatu atau berbagi informasi sensitif.
