Cara merekam rapat Microsoft Teams

Mengetahui cara merekam rapat Microsoft Teams dapat menghemat begitu banyak waktu yang sering Anda habiskan untuk meminta orang mengulangi instruksi atau mengingatkan Anda tentang apa yang mereka katakan. Organisasi mungkin juga ingin merekam rapat pemecahan masalah untuk analisis selanjutnya, persyaratan kepatuhan, atau untuk mengingat kembali keputusan penting yang telah dibuat. Microsoft Teams memahami hal ini dan membuat proses perekaman mudah digunakan – jika diatur dengan benar.

Mari kita bahas apa yang Anda perlukan untuk merekam rapat di Teams, cara menemukan rekaman saat rapat selesai, dan semua hal lain yang perlu Anda ketahui tentang prosesnya.

Cara merekam rapat di Microsoft Teams

Langkah 1: Pastikan Anda memiliki izin yang tepat. Ada sejumlah izin yang diperlukan untuk memulai dan menghentikan perekaman dalam rapat. Pertama, pengguna memerlukan langganan seperti Office 365 Enterprise, Business Premium, atau Business Essentials.

Jika Anda bekerja sebagai bagian dari organisasi, administrator TI Anda mungkin perlu mengaktifkan rekaman untuk organisasi tersebut. Beberapa organisasi secara default menonaktifkan rekaman kecuali dalam situasi tertentu. Jika Anda bekerja secara mandiri, maka itu harus diaktifkan secara default.

Hanya pengguna tertentu yang dapat merekam rapat saat mereka bergabung. Itu termasuk penyelenggara rapat dan mereka yang menjadi bagian dari organisasi penyelenggara Tim Microsoft. Mereka yang merupakan bagian dari berbagai organisasi dan tamu tidak akan dapat merekam.

Langkah 2: Masuk ke Microsoft Teams dan bergabung dalam rapat. Atur satu orang untuk memulai dan menghentikan perekaman jika perlu – Anda tidak dapat membuat beberapa rekaman rapat secara bersamaan.

Langkah 3: Dalam rapat, lihat menu di bagian atas jendela, lalu pilih Lebih banyak tindakan opsi (ikon elips tiga titik).

Langkah 4: Pilih Mulai merekam di menu tarik-turun. Beberapa organisasi memiliki kebijakan perekaman yang sekarang harus Anda terima sebelum perekaman dapat dimulai, meskipun hal ini tidak umum. Semua yang telah bergabung dalam rapat akan menerima pemberitahuan bahwa rapat sedang direkam.

Langkah 5: Mengaktifkan rekaman juga akan mengaktifkan transkripsi, kecuali jika transkripsi telah diblokir secara khusus oleh administrator. Transkripsi dapat dilihat secara real time dan disimpan bersama video saat rekaman berakhir. Transkripsi penting jika rekaman dibuat untuk alasan kepatuhan atau hukum, di antara kegunaan lainnya. Transkripsi langsung dapat dihentikan kapan saja di Lebih banyak tindakan menu.

Langkah 6: Saat tiba waktunya untuk berhenti merekam, buka Lebih banyak tindakan menu lagi, dan pilih Berhenti merekam. Rekaman sekarang akan diproses, yang mungkin memerlukan sedikit waktu, sehingga mungkin tidak segera tersedia untuk dilihat.

Memutar rekaman rapat

Saat Microsoft Teams merekam rapat, rapat tersebut disimpan ke SharePoint. Jika bukan rapat saluran, rapat akan disimpan ke OneDrive. Kunjungi lokasi ini untuk menemukan file rapat. Tautan ke rekaman juga akan muncul di saluran atau obrolan tempat rapat berlangsung, dan juga akan tersedia di tab File di saluran tersebut.

Anda dapat membagikan file baik secara langsung dengan orang lain di Teams atau menyalin dan menempelkannya ke berbagai platform lain, bergantung pada apa yang paling mudah.

Catatan penting: Rekaman Microsoft Teams sering kali memiliki tanggal kedaluwarsa bawaan, setelah itu rapat tidak akan tersedia (ditambah masa tenggang untuk pemilik rekaman). Ini dapat dinonaktifkan oleh TI. Tanggal kedaluwarsa akan muncul di Teams bersama tautan ke rapat, serta di Detail bagian dari Tunjukkan tindakan dalam file rekaman. Mereka yang merekam rapat biasanya dapat menyesuaikan tanggal kedaluwarsa. Penting untuk memastikan video dibagikan atau digunakan sebelum tanggal kedaluwarsa. Jika rekaman dibuat untuk tujuan kepatuhan, tanggal kedaluwarsa harus dinonaktifkan atau file harus disimpan secara permanen dengan cara lain.

Perekaman Rapat tambahan

Ada beberapa pertimbangan lain yang perlu dilakukan saat merekam rapat di Teams:

• Perekaman akan berhenti secara otomatis saat semua orang telah meninggalkan rapat. Namun, perekaman tidak akan berhenti jika orang yang memulainya pergi – artinya orang lain mungkin perlu menghentikannya secara manual pada waktu yang tepat.

• Terkadang aturan regional dapat memengaruhi setelan rekaman. Misalnya, peraturan setempat mungkin mengharuskan setiap orang memberikan izin untuk direkam sebelum memulai.

• Tamu dan peserta eksternal tidak akan dapat melihat rekaman kecuali seseorang membagikannya secara langsung kepada mereka.

• Video rapat hanya dapat menampilkan hingga empat streaming video sekaligus. Anda tidak dapat beralih ke aliran lain saat melihat rekaman.

• Persyaratan kepatuhan dapat mengesampingkan beberapa setelan yang telah kita bahas di atas.

Jika Anda ingin mengatur pertemuan dengan beberapa kolega, pertimbangkan membuat tim baru terlebih dahulu.

Rekomendasi Editor

• Bagaimana cara menyimpan halaman web sebagai PDF
• Masalah Microsoft Teams yang paling umum, dan cara memperbaikinya
• Sekarang Anda dapat mencoba avatar dan ruang virtual di Microsoft Teams
• Cara menggambar di Microsoft Word
• Cara mengatur ulang pabrik Windows 10 atau Windows 11

Tingkatkan gaya hidup AndaTren Digital membantu pembaca mengawasi dunia teknologi yang bergerak cepat dengan semua berita terbaru, ulasan produk yang menyenangkan, editorial yang berwawasan, dan cuplikan unik.