Kredit Gambar: Jupiterimages/Comstock/Getty Images
Saat menggunakan Microsoft Outlook untuk akun email Anda, Anda akan ingin memastikan bahwa Anda dapat melacak semua pesan Anda, dan Anda dapat merujuk kembali ke pesan tersebut kapan pun Anda butuhkan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memahami apa cara terbaik untuk menyimpan dan menyimpan pesan email Anda dari akun Outlook Anda.
Folder
Menurut Microsoft, praktik terbaik adalah menyimpan kotak masuk untuk pesan yang perlu Anda baca dan proses sendiri dan buat folder lain yang dapat Anda gunakan untuk jenis surat tertentu. Buat folder "1-Referensi". Jatuhkan secara manual pesan apa pun yang Anda perlukan untuk kembali lagi nanti atau Anda belum sempat membacanya. Letakkan "1" di depannya sehingga muncul tepat di bawah kotak masuk Anda. Buat folder lain, seperti "Pribadi" untuk menyimpan email pribadi dan memisahkannya dari email kantor Anda. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir rekan kerja Anda melihat pesan pribadi dari balik bahu Anda. Anda dapat membuat sekumpulan folder untuk email milis, sehingga pesan tersebut dirutekan ulang ke dalam folder. Dengan begitu, Anda tidak perlu memadati kotak masuk Anda dengan banyak pesan yang mungkin tidak perlu Anda baca.
Video Hari Ini
Arsip
Setel semua folder Anda ke pengarsipan otomatis setiap tahun. Sistem pengarsipan memungkinkan Anda menyimpan email yang penting tanpa Anda harus melakukan apa pun. Outlook mungkin meminta Anda untuk menjawab apakah Anda ingin mengarsipkan semua pesan Anda secara otomatis. Klik "Ya," dan proses pengarsipan akan dimulai. Pesan Anda dipindahkan dari kotak masuk atau folder lain ke folder "Arsip", yang dapat Anda akses kapan saja. Semua folder Anda akan ditiru di folder "Arsip". Misalnya, jika Anda memiliki folder referensi, pribadi dan bisnis, Anda akan melihat tiga folder yang sama di bawah "Arsip."
Fitur "Arsip Otomatis" di Outlook diaktifkan secara default, tetapi Anda juga dapat menyesuaikan sistem pengarsipan. Untuk melakukan ini, klik menu "Alat". Klik "Opsi," dan klik tab "Lainnya". Pilih "Arsip Otomatis." Pilih "Jalankan Arsip Otomatis Setiap n Hari," dan tentukan berapa banyak yang Anda inginkan (misalnya, setiap 14 hari). Pilih opsi lain yang ingin Anda ubah. Jika Anda ingin menerapkan perubahan ke semua folder Anda, pilih "Terapkan Pengaturan Ini ke Semua Folder."
