Apakah Printer Menyimpan Sejarah Apa yang Dicetak?

Apakah bisnis Anda mencetak korespondensi dan laporan rutin atau data ilmiah yang sangat rahasia, pekerjaan Anda merupakan informasi hak milik. Untuk alasan keamanan serta untuk melacak produksi dokumen internal, Anda mungkin perlu menggunakan atau mematikan kemampuan komputer Anda untuk menyimpan riwayat file yang Anda cetak. Bergantung pada jenis printer yang Anda gunakan dan cara Anda mengirimkan informasi ke printer tersebut, Anda mungkin menemukan data riwayat keluaran di berbagai tempat di komputer Anda.

Mac OS menyertakan Print Center yang secara otomatis menyimpan daftar pekerjaan yang diprosesnya. Daftar tersebut mencakup status pekerjaan, nama filenya, nama pengguna yang mencetaknya, dan tanggal serta waktu mulai dan selesai keluaran. Anda dapat menghapus item apa pun dari daftar, termasuk pekerjaan yang tertunda dan selesai. Di bawah Windows, preferensi printer Anda menyertakan opsi untuk "Simpan Dokumen yang Dicetak." Mengaktifkan ini opsi memberi tahu driver cetak Windows untuk menyimpan daftar file spooled dan data dari pencetakan individual pekerjaan. Dengan opsi ini aktif, Anda dapat menyimpan proyek yang sering dicetak ulang untuk keluaran cepat.

Saat Anda menyambungkan printer ke komputer yang tersambung ke Internet atau menggunakan printer beralamat Internet yang dapat Anda kontrol dari Web browser, Anda dapat mengakses perangkat keras keluaran dari koneksi Web apa pun menggunakan pengaturan pencetakan "cloud" yang didukung oleh pengoperasian Anda sistem. Proses ini memungkinkan Anda untuk berbagi satu perangkat dengan banyak pengguna, meniru printer beralamat jaringan tetapi menambahkan jangkauan global akses Internet untuk memperluas aksesibilitasnya. Layanan ini biasanya menyertakan panel kontrol atau dasbor tempat Anda dapat memantau pekerjaan dan menghapus daftar yang sudah selesai.

Di universitas, perpustakaan, dan pengaturan apa pun di mana banyak pengguna berbagi beberapa perangkat pencetakan, pemeliharaan riwayat cetak individual sangat penting untuk menetapkan tanggung jawab fiskal atas dokumen keluaran. Dalam situasi ini, pengguna, departemen, atau unit operasi tertentu harus membayar dokumen yang mereka cetak. Perangkat lunak pemantauan dan pengukuran khusus melacak pekerjaan berdasarkan pengguna atau grup pengguna, identitas dokumen, dan jumlah halaman mengidentifikasi perangkat yang digunakan, beserta spesifikasi keluarannya -- berwarna atau hitam putih -- untuk dibuat per-halaman biaya.

Beberapa printer laser grup kerja atau perusahaan menyertakan hard drive internal yang menyimpan data pekerjaan cetak setelah di-spool dari aplikasi pengguna. Seperti hard drive lainnya, media penyimpanan di perangkat keluaran dapat menyimpan informasi file dan direktori data setelah pekerjaan selesai dicetak. Mengakses dan menginventarisasi informasi pada hard disk ini memerlukan alat forensik yang mampu menganalisis mengumpulkan data keluaran, tetapi drive dapat menjadi masalah privasi jika dan saat Anda menonaktifkannya pencetak.