Banyak pemilik usaha kecil tidak membutuhkan sistem pengarsipan yang rumit.
Kredit Gambar: Gambar George Doyle/Stockbyte/Getty
Organisasi file tradisional mengacu pada pendekatan untuk mengatur file berbasis komputer atau elektronik. Sebelum database komputer, banyak bisnis hanya mengatur file dengan membuat struktur folder dan menempatkan dokumen dan file ke dalam folder berdasarkan kategori atau jenis. Metode ini telah memberi jalan bagi sistem basis data dalam banyak kasus. Namun, pengarsipan tradisional terkadang menguntungkan jika Anda memiliki jumlah file yang relatif kecil.
Mudah Digunakan
Sistem pengarsipan tradisional sangat mudah diatur dan digunakan, dengan asumsi jumlah file yang Anda kelola kecil. Jika Anda memiliki lima kategori dasar dokumen dan sejumlah file terbatas di masing-masingnya, misalnya, Anda tidak memerlukan sistem database untuk menyimpan, memelihara, dan mengambil file Anda dengan mudah. Anda juga tidak perlu khawatir mempelajari sistem perangkat lunak dan melatih karyawan untuk menggunakannya.
Video Hari Ini
Investasi Minimal
Jika Anda menggunakan sistem pengarsipan tradisional, Anda juga tidak perlu melakukan investasi dalam database perangkat lunak yang mungkin mencakup pembelian di muka dan biaya lisensi berkelanjutan. Secara alami, Anda memerlukan komputer, yang cukup umum dalam bisnis baik Anda menyimpan file atau tidak. Struktur file dasar Anda dipertahankan tepat di hard drive komputer Anda. Alternatifnya, Anda dapat membeli hard drive eksternal yang sangat murah yang memungkinkan Anda memindahkan file dari satu komputer ke komputer lain.
Integrasi Data Buruk
Kekurangan utama dari sistem pengarsipan tradisional adalah tidak memungkinkan integrasi data lintas file atau berbagi data. Dengan sistem pengarsipan berbasis perangkat lunak, Anda dapat mempertahankan berbagai folder tetapi Anda dapat mencocokkan pencarian untuk mengambil dokumen dalam banyak file. Selain itu, Anda dapat mengaktifkan beberapa karyawan untuk mencari melalui file data bersama. Integrasi ini mengurangi waktu untuk menelusuri semua file individual, keuntungan yang sangat penting jika Anda mengelola file dalam jumlah besar atau memiliki basis klien yang besar.
Duplikasi dan Kurangnya Keamanan
Anda juga berisiko duplikasi data jika Anda tidak mengintegrasikan file Anda melalui database. Dalam sistem tradisional, komputer Anda tidak mengenali bahwa Anda membuat dokumen serupa dan menyimpannya di lokasi file yang berbeda. Selain itu, sistem pengarsipan tradisional Anda tidak menawarkan tingkat keamanan yang hampir sama dengan sistem pengarsipan basis data yang dibuat dengan hati-hati. Data terenkripsi dan keamanan saat ini adalah fitur utama karena perusahaan secara teratur mengembangkan sistem database yang disempurnakan.
