Penggunaan Email dalam Bisnis

Email adalah salah satu alat komunikasi bisnis yang paling banyak digunakan dalam beberapa tahun terakhir. Penggunaan email dalam bisnis termasuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan pelanggan, menjadwalkan rapat, mengirimkan pemberitahuan otomatis, dan berbagi buletin dengan pelanggan lama dan baru. Salah satu keuntungan email dalam komunikasi bisnis adalah bahwa email ada di mana-mana sehingga setiap orang menganggap siapa pun yang memiliki akses Internet dapat mengirim dan menerima email. Email juga telah digunakan oleh beberapa scammer dan peretas dalam beberapa tahun terakhir, jadi penting untuk waspada terhadap pesan penipuan.

Peran utama email dalam komunikasi bisnis adalah menghubungkan orang-orang dalam perusahaan atau organisasi yang sama. Email sangat sering digunakan untuk mengajukan pertanyaan kepada rekan kerja tanpa harus mengganggu mereka dengan panggilan telepon atau tepukan di bahu. Mereka digunakan untuk mengirimkan pengumuman dan notulen rapat, untuk mendistribusikan formulir-formulir penting dan untuk melakukan survei tempat kerja.

Banyak kantor memiliki berbagai milis internal tempat orang dapat mengirim pesan untuk membawanya ke unit perusahaan tertentu, baik itu semua orang yang bekerja di manusia sumber daya yang mungkin perlu melihat pembaruan kebijakan liburan atau semua orang yang bekerja di lantai tertentu yang seharusnya tahu bahwa itu milik rekan kerja hari ulang tahun. Email juga sering digunakan dengan alat kalender terintegrasi dari penyedia seperti Microsoft dan Google untuk menjadwalkan rapat dan acara lainnya.

Surel lampiran biasanya digunakan sebagai cara untuk berbagi file, dari dokumen Microsoft Word hingga contoh materi iklan seperti logo atau jingle.

Orang-orang semakin memeriksa email perusahaan di perangkat pribadi seperti smartphone, yang memungkinkan mereka untuk tetap berhubungan dengan rekan kerja di luar kantor. Ini bisa positif dan negatif: Orang-orang dapat lebih mudah bekerja dari rumah atau check-in dengan cepat selama perjalanan pagi, tetapi mereka juga mungkin memiliki lebih sedikit waktu senggang saat tidak di kantor.

Peran vital email dalam komunikasi bisnis membuatnya tidak mengejutkan bahwa telah berkembang aturan etiket formal dan informal seputar email.

Orang-orang biasanya mencoba untuk menangani email dengan tingkat profesionalisme tertentu, pastikan untuk memiliki yang jelas dan baris subjek singkat yang membuat email mudah dikenali di kotak masuk dan setidaknya memperhatikan tata bahasa, ejaan, dan kapitalisasi. Kebanyakan orang mencoba untuk hindari membuat komentar yang tidak berwarna dalam email perusahaan, termasuk lelucon dengan selera yang meragukan, referensi tentang politik dan agama, atau hujatan apa pun terhadap majikan mereka.

Beberapa orang juga mencoba untuk terlihat ceria dalam email perusahaan, karena sulit untuk menentukan nada hanya dengan melihat pesan tertulis. Ini dapat dilakukan dengan penggunaan tanda seru atau emoji, meskipun melakukannya secara berlebihan dapat terlihat tidak profesional. Umumnya, Anda pasti ingin ikuti petunjuk orang lain di organisasi Anda tentang cara membuat draf email ke rekan kerja atau pelanggan.

Banyak organisasi memiliki kebijakan mereka sendiri tentang email, seperti mengharuskan format tanda tangan tertentu ditambahkan ke setiap email keluar. Beberapa tempat kerja memiliki kebijakan tentang kapan, jika pernah, email perusahaan dapat digunakan untuk alasan pribadi. Banyak juga yang memiliki kebijakan tentang kapan email harus disimpan atau dihapus demi keamanan.

Menerima pesan email otomatis dari organisasi yang berbisnis dengan Anda telah menjadi hal yang biasa. Outlet belanja online mengirimkan notifikasi penjualan, konfirmasi pembelian dan update tentang jadwal pengiriman. Surat kabar dan organisasi media lainnya mengirimkan email otomatis dengan berita utama dan pembaruan cerita.

Ada berbagai perusahaan yang dapat mengirim email otomatis untuk bisnis, termasuk email pemasaran dan email yang dipicu oleh pembelian, terkadang disebut email transaksional. Undang-undang tertentu mengatur kapan perusahaan dapat menyimpan alamat email orang, kapan mereka diharuskan untuk memungkinkan orang memilih keluar dari email, dan kapan mereka bisa mengirim pesan pemasaran. Pastikan Anda mematuhi aturan di yurisdiksi Anda dan, kemungkinan, di tempat orang yang Anda kirimi email bekerja atau tinggal.

Beberapa penyedia email komersial dapat membantu Anda mengelola penyisihan, daftar langganan, dan informasi lainnya. Berbelanjalah untuk menemukan satu yang memenuhi kebutuhan Anda dengan harga yang Anda suka.

Surel buletin menjadi semakin populer dalam beberapa tahun terakhir. Beberapa bisnis menggunakannya untuk menjangkau pelanggan dan memberi tahu mereka tentang penjualan, produk baru, atau layanan yang sudah ada. Misalnya, bisnis pembersihan kolam mungkin mengirimkan buletin yang mengingatkan orang-orang tentang layanannya sebagai musim panas pendekatan, atau studio podcast mungkin mengirimkan buletin email yang mengumumkan seri baru atau musim baru dari yang sudah ada menunjukkan.

Dalam kasus lain, buletin itu sendiri adalah produknya. Beberapa organisasi media dan kelompok lain telah sukses dengan buletin berbayar yang berisi informasi yang tidak tersedia di tempat lain. Beberapa di antaranya dibuat dengan platform khusus atau melalui alat crowdfunding seperti Patreon.

Seperti email komersial lainnya, jika Anda mengirim buletin email, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki persetujuan eksplisit dari orang yang Anda kirimi pesan dan bahwa mereka telah cara mudah untuk berhenti berlangganan. Anda dapat mengundang orang untuk mendaftar ke buletin saat mereka mengunjungi situs Anda atau saat mereka menyelesaikan transaksi, misalnya. Secara alami, jika Anda menawarkan buletin berbayar, Anda harus memastikan orang-orang memiliki cara mudah untuk membatalkan langganan mereka dan berhenti ditagih.

Penipuan email, sering dikenal sebagai pengelabuan, telah menjadi lazim dalam beberapa tahun terakhir. Scammers mengirim email ke orang-orang yang menyamar sebagai lembaga tepercaya atau bahkan rekan kerja individu, berusaha mengelabui penerima agar mengirim uang atau memberikan informasi berharga seperti nama pengguna dan kata sandi. Dalam beberapa kasus, email ini dikirim secara massal ke sejumlah besar penerima, tetapi dalam kasus lain mereka secara khusus ditargetkan ke penerima tertentu.

Malware juga terkadang didistribusikan melalui email, biasanya melalui lampiran atau tautan ke situs teduh yang disertakan dalam pesan email. Dalam beberapa kasus, jika file yang dicurigai dibuka, itu akan menginfeksi komputer penerima dan menggunakan perangkat lunak emailnya untuk mengirimkan lebih banyak salinan dirinya ke kontak penerima asli.

Untuk menghindari menjadi korban penipuan email, perhatikan baik-baik alamat asal pesan dan pastikan mereka benar-benar cocok dengan orang atau lembaga yang mereka klaim. Periksa apakah tautan apa pun dalam email mengarah ke situs yang mereka klaim untuk ditautkan. Jika Anda menerima email tak terduga dengan lampiran, periksa apakah itu benar-benar dari orang yang mengaku berasal, bahkan jika Anda perlu menelepon atau mengirim pesan kepada orang itu untuk mengonfirmasi identitas.

Banyak perusahaan memiliki perangkat lunak antivirus untuk memindai email masuk dan keluar dari malware, tetapi tetap waspada untuk menghindari penipuan.

Di beberapa kantor, email semakin menjadi digantikan oleh perangkat lunak perpesanan instan, seperti Microsoft Teams atau Slack. Perusahaan juga menggunakan alat perpesanan dan perangkat lunak jejaring sosial untuk berbicara dengan pelanggan, seringkali melalui kotak obrolan otomatis atau tautan yang ditempatkan di situs web perusahaan.

Platform waktu nyata ini sering kali lebih cepat dan nyaman daripada menggunakan email. Banyak juga yang memudahkan untuk berbagi file atau bahkan mengatur sesi konferensi suara dan video, sesuatu yang tidak dapat langsung dilakukan melalui email.

Namun, sepertinya platform ini tidak akan sepenuhnya menggantikan email dalam waktu dekat.