Apa Fungsi Database dalam Aplikasi?

Setiap orang telah menggunakan database dalam satu atau lain bentuk. Sebuah buku telepon bahkan memenuhi syarat sebagai satu. Basis data menyimpan informasi dan mengaturnya ke dalam bentuk praktis. Aplikasi perangkat lunak, seperti Microsoft Access, mengkomputerisasi fungsi database yang memberikan pengguna fleksibilitas yang besar dengan data mereka. Operator yang meluangkan waktu untuk belajar bagaimana memanfaatkan perangkat lunak database akan menghemat waktu pada akhirnya.

Informasi dasar yang disimpan dalam program database dimasukkan ke dalam tabel. Mirip dengan tampilan spreadsheet, seperti Microsoft Excel atau Lotus 123, tabel menyediakan cara yang terorganisir untuk memasukkan informasi. Pengguna memiliki kemampuan untuk membuat nama bidang, seperti nama, alamat dan nomor identifikasi pelanggan. Pengguna juga dapat memformat bidang dalam tabel. Misalnya, bidang numerik dapat muncul dengan format moneter seperti dolar atau euro.

Sebagian besar program perangkat lunak basis data memiliki templat yang tersedia untuk format yang sering digunakan, seperti manajemen kontak, penjualan, atau pelacakan inventaris. Pengguna memiliki kemampuan untuk memodifikasi template ini untuk mempersonalisasikannya untuk tujuan spesifik mereka sendiri.

Perangkat lunak basis data mencakup opsi untuk membuat formulir yang mudah digunakan untuk mempermudah tugas memasukkan data di mata operator. Pekerja memiliki kekuatan untuk menyesuaikan bentuk agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Menggunakan templat yang dapat disesuaikan untuk formulir membuat proses pembuatan lebih cepat dan mudah.

Untuk membantu mereka yang memasukkan data ke dalam formulir, penggunaan pesan memberikan panduan. Misalnya, ketika mereka yang memasukkan data harus memilih dari menu tarik-turun untuk bidang tertentu, pembuat basis data memiliki opsi untuk menambahkan pesan pop-up ketika bidang itu dipilih, mengingatkan pengguna untuk memilih dari menu tarik-turun.

Program database mencakup fungsi pembuatan laporan. Laporan memungkinkan pengguna untuk memanipulasi data mereka dengan berbagai cara. Pengguna dapat memasukkan fungsi ke dalam laporan untuk membantu dalam menganalisis data. Misalnya, departemen penjualan dapat membuat laporan yang hanya menampilkan data kuartal pertama sambil memberikan total untuk setiap bulan secara terpisah.

Pembuatan laporan biasanya memungkinkan kreativitas dalam mendesain tampilan laporan. Aspek visual, seperti pilihan font, lokasi bidang, penyisipan grafik dan manipulasi warna memungkinkan perancang laporan untuk membuatnya menyenangkan secara visual dan profesional.

Perangkat lunak basis data menyediakan fitur bagi pengguna untuk mengatur informasi mereka secara sederhana dan spesifik. Misalnya, menggunakan fungsi pengurutan memungkinkan urutan alfa atau alfa terbalik, biasanya hanya dengan mengklik ikon. Fungsi penyaringan memungkinkan pengguna menarik informasi berdasarkan kriteria yang ditentukan.