Jika Anda berpikir bahwa "komite adalah badan yang membuat menit dan membuang-buang waktu," maka Anda berada di perusahaan dengan lusinan pembaca dari setidaknya 1934 hingga saat ini.
Namun, di dunia nyata, menyimpan menit akan membantu Anda menghemat jam -- jam yang terbuang untuk mengingat siapa yang memutuskan apa, kapan, dan mengapa. Saat tugas Anda untuk menulis dan memelihara notulen untuk sebuah organisasi, pertama-tama tentukan elemen apa yang perlu disertakan dalam notulensi Anda, lalu temukan atau buat template yang menyertakan elemen tersebut.
Video Hari Ini
Mengapa Menit Penting?
Notulen rapat memberikan transparansi dalam pengambilan keputusan organisasi Anda dan berfungsi sebagai catatan penting dari keputusan yang dibuat oleh suatu kelompok. Mereka juga membuat anggota akuntabel dengan secara jelas menyatakan setiap tindakan yang telah disetujui oleh anggota. Seiring waktu, mereka adalah sumber daya untuk sejarah organisasi, membantu anggota baru untuk mempercepat dengan masalah dan keputusan dan menyediakan jendela ke dalam pertumbuhan organisasi. Bergantung pada kompleksitas dan fokus organisasi Anda, notulensi dapat berupa ringkasan singkat atau akuntansi terperinci.
Elemen Menit Efektif
Terlepas dari ukuran organisasi Anda atau jumlah orang dalam rapat Anda, jumlah minimum informasi yang harus disertakan dalam notulen rapat adalah:
- Tanggal, waktu dan daftar hadir
- Update/rekap notulen rapat sebelumnya
- Agenda rapat
- Sebuah catatan dari setiap keputusan atau suara
- Pernyataan yang jelas tentang item tindakan apa pun, atau "yang harus dilakukan"
Jika organisasi Anda membutuhkan akuntabilitas yang tepat dan notulen yang terperinci, Aturan Ketertiban Robert, yang biasa digunakan oleh organisasi sebagai pedoman untuk menjalankan rapat, mendefinisikan yang penting elemen dan bentuk menit.
Menggunakan Template Word
Word menawarkan berbagai templat untuk notulen rapat.
Langkah 1: Temukan templat menit Word.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Pilih Mengajukan lalu Baru. Masukkan "menit" sebagai istilah pencarian dan tekan Memasuki. Pencarian ini menghasilkan beberapa lusin templat, 12 di antaranya khusus untuk rapat, beberapa berlabel "formal", beberapa "informal" dan beberapa khusus untuk organisasi seperti PTA. Untuk notulen rapat, persempit pencarian Anda dengan memilih Pertemuan di bilah sisi kanan.
Untuk tujuan contoh ini, klik Risalah Rapat Formal untuk mempertimbangkan kumpulan elemen yang paling kuat untuk disertakan, lalu klik tombol Membuat tombol untuk meluncurkan dokumen Word berdasarkan template ini.
Langkah 2: Pastikan template menyertakan konten yang Anda butuhkan.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Analisis template dan pertimbangkan elemen yang akan disertakan, sesuai kebutuhan organisasi Anda. Untuk pertemuan yang lebih santai, Anda dapat, misalnya, mengganti Telepon untuk memesan bagian dengan bagian yang lebih informal yang hanya mencakup tanggal, lokasi, dan waktu pertemuan, atau mengganti Absen bagian dengan daftar sederhana peserta.
Langkah 3: Ganti bidang placeholder dengan data Anda sendiri.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Ganti bidang teks dengan konten yang relevan dengan organisasi Anda dengan mengklik dua kali pada teks placeholder dan mengetik konten Anda sendiri. Misalnya, klik pada item daftar Masalah terbuka/ringkasan diskusi dan masukkan teks Anda sendiri.
Banyak templat, termasuk yang ini, berisi bidang untuk data, seperti nama organisasi, pejabat, atau elemen umum tertentu. Setelah Anda memasukkan teks ke dalam bidang, teks tersebut mengisi semua contoh bidang -- misalnya, "Nama Sekretaris" adalah bidang yang, setelah Anda memasukkan "Benjamin Franklin," mengisi setiap contoh lain dari bidang itu.
Langkah 4: Catat diskusi dan keputusan rapat.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Setelah setiap poin, perinci poin-poin penting dari diskusi serta keputusan atau tindakan akhir yang diperlukan. Pertimbangkan untuk menggunakan sub-judul seperti "Diskusi" dan "Tindakan" untuk membantu memastikan bahwa Anda membahas poin-poin penting.
Tip
Sebagian besar template menggunakan gaya Word. Misalnya, item bernomor di bawah Edisi Terbuka dan Bisnis Baru memiliki Nomor Daftar yang diterapkan. Mengklik Memasuki setelah baris ini menambahkan baris Nomor Daftar lainnya. Untuk menambahkan konten di bawah item tanpa menambahkan item bernomor lainnya, ubah gaya menjadi Normal di grup Styles, dan tingkatkan indentasi menggunakan Tingkatkan Indentasi tombol di grup Paragraf.
Membuat Template Menit Anda Sendiri
Meskipun menggunakan template yang sudah jadi kemungkinan lebih cepat, Anda dapat membuat template notulen rapat Anda sendiri dan kemudian menggunakannya kembali untuk setiap rapat.
Langkah 1: Buat dokumen Word baru dan tambahkan judul.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Buka dokumen Word, pilih Pos 1 dari grup Gaya pada tab Beranda dan masukkan nama organisasi Anda.
Langkah 2: Buat placeholder untuk bagian utama.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Tambahkan placeholder untuk bagian utama Anda, melamar Pos 2 Jika diinginkan. Bagian ini harus mencerminkan organisasi Anda sendiri persyaratan dan harus konsisten dari pertemuan ke pertemuan.
Terapkan gaya Word sesuai kebutuhan. Untuk menerapkan gaya, misalnya, gaya daftar berpoin ke item agenda, buka Gaya sidebar dengan mengklik ikon panah di grup Styles, dan temukan dan pilih gaya.
Tip
Simpan dokumen Anda sebagai templat, baik setelah membuat bagian utama atau setelah menambahkan beberapa data umum lainnya, seperti peserta atau petugas. Untuk menyimpan dokumen sebagai template, pilih Mengajukan, Simpan Sebagai lalu Komputer untuk menyimpannya ke komputer Anda daripada cloud atau server. Telusuri ke tempat yang nyaman -- tidak masalah folder tempat Anda menyimpannya karena menyimpannya sebagai template mengesampingkan folder yang dipilih.
Dari tarik-turun Simpan sebagai Jenis, pilih Templat Word (*.dotx) untuk menyimpannya sebagai file DOTX, atau template. Word secara otomatis menyimpannya di folder Templat Office Kustom Anda. Untuk menggunakannya nanti, pilih Mengajukan, Baru lalu klik Pribadi untuk mengakses template kustom Anda sendiri.
Langkah 3: Rekam acara rapat Anda.
Kredit Gambar: Gambar milik Microsoft
Masukkan spesifikasi di bawah setiap bagian. Sampaikan setiap poin yang diangkat selama diskusi pertemuan yang akan membantu memperjelas keputusan jika komite Anda atau orang lain perlu meninjau kembali atau memahami sejarah organisasi Anda.
Tidak ada cara tunggal untuk mengatur menit. Dalam contoh ini, kami telah memisahkan agenda itu sendiri dari diskusi, tetapi Anda dapat menggabungkan dua elemen ini sebagai gantinya.
Tip
Mendesak Memasuki setelah garis gaya biasanya melanjutkan gaya yang sama, tergantung pada properti gaya. Untuk cepat kembali ke default Normal gaya, tekan Memasuki dua kali.
