Angka dan tanggal bisa menjadi masalah dalam Gabungan Surat Microsoft Word, terutama jika sumber datanya adalah buku kerja Excel. Beberapa masalah lebih mudah diselesaikan daripada yang lain. Angka tanpa nilai desimal, seperti kode pos lima digit atau bilangan bulat, dapat dikonversi ke nilai teks di Excel. Namun, untuk menghindari masalah dengan tanggal dan angka dalam desimal, Anda perlu menyisipkan kode pemformatan di bidang gabungan ini untuk memformat nilai ini dengan benar dalam dokumen yang dihasilkan.
Tip
Tipe dokumen lain yang bisa digunakan sebagai sumber data untuk gabungan Surat Word adalah:
- A database tingkat tunggal mengajukan
- Sebuah tabel dari file HTML
- Buku Alamat Microsoft Outlook
- Dokumen Microsoft Word lain dengan satu. tabel data
- File teks dengan bidang data yang dipisahkan dengan koma. atau tab
Jenis dokumen ini mengekspor nilai sebagai teks.
Menggabungkan Bilangan Bulat
Memformat bilangan bulat paling baik dilakukan sebelum mengimpor data sumber ke Word. Bagian ini membahas menggunakan Excel.
Video Hari Ini
Langkah 1: Buka Sumber Data
Kredit Gambar: Ron Harga
Buka buku kerja sumber data Excel dan, jika ada beberapa lembar, klik tab lembar kerja yang berisi data sumber untuk Gabungan Surat.
Langkah 2: Format Bilangan Bulat sebagai Teks
Kredit Gambar: Ron Harga
Pilih kolom yang berisi nilai integer. Klik kanan sel yang dipilih dan pilih Format Sel dari menu pop-up untuk menampilkan Format Sel kotak dialog. Klik pada Teks seleksi di Kategori Daftar. Klik oke untuk menerapkan perubahan format. Data dalam sel yang dipilih sekarang dalam format teks.
Menggabungkan Angka dengan Nilai Desimal
Untuk desimal, Anda dapat dengan mudah memformat angka secara langsung di Word.
Langkah 1: Tampilkan Bidang Gabung
Kredit Gambar: Ron Harga
Untuk memformat jumlah tempat desimal dalam bidang numerik, seperti mata uang, persentase, atau angka apa pun dengan nilai desimal, tambahkan kode pemformatan ke bidang gabungan. Buka dokumen Gabungan Surat (surat, email, dll.) untuk menampilkan bidang gabungannya, yang muncul sebagai <
Kredit Gambar: Ron Harga
Langkah 2: Alihkan Kode Bidang
Bidang gabungan <
Langkah 3: Masukkan Kode Pemformatan
Kredit Gambar: Ron Harga
<
-
# - Menunjukkan bahwa pemformatan mengikuti.
-
$ - Menunjuk karakter yang akan ditampilkan di depan lapangan.
-
, (koma) - Menunjukkan koma yang akan disisipkan, jika berlaku, dalam nilai numerik.
-
# (tanda angka) - Menunjukkan jumlah digit tetap yang akan ditampilkan.
- .00 - Menunjukkan bahwa nilai desimal dari dua tempat (dalam hal ini) akan ditampilkan. Angka tanpa desimal ditampilkan dengan nol setelah desimal.
Persentase Penggabungan
Seperti angka yang dihitung dengan rumus di Excel, nilai mentah mungkin tidak terbatas hanya pada dua tempat desimal tetap, apa pun yang ditampilkan di sel. Seperti yang ditunjukkan pada langkah sebelumnya, panjang angka, terutama desimal apa pun, dapat diatur ke sejumlah posisi tetap.
Tindakan dalam Memformat Kode
Kredit Gambar: Ron Harga
Dalam beberapa kasus, perlu untuk menggabungkan bidang data sebelum dapat ditindaklanjuti. Bidang "Pct" dalam contoh adalah contohnya. Agar data ini muncul dalam dokumen gabungan sebagai persentase dua desimal dengan setidaknya satu digit signifikan dan tanda persen, memerlukan dua tindakan.
Langkah 1: Ambil Data
Ganti pernyataan MERGEFIELD yang ada dengan tindakan terdalam dari pernyataan baru MERGEFIELD "Pct". Klausa pernyataan ini mengambil data dari sumber data dan membuatnya tersedia untuk sisa kode pemformatan. Setelah memasukkan klausa terdalam, gunakan CTRL-F9 kunci untuk menyertakan pernyataan dalam kurung.
Langkah 2: Format Data
Masukkan tanda sama dengan ("=") sebelum pernyataan dimasukkan pada Langkah 1. Ini memberitahu fungsi Merge bahwa pernyataan tersebut menyertakan operator. Selanjutnya masukkan sisa kode pemformatan, *100 # "#0.00%", tepat di belakang kurung kurawal paling kanan dari pernyataan dalam. Klausa ini mengalikan nilai gabungan dengan 100 (untuk menggeser tempat desimal), memformat nilai sebagai persentase dua desimal dan menampilkan tanda persen. Pada titik ini, bidang gabungan harus ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0,00%". Menggunakan CTRL-F9 untuk melampirkan seluruh pernyataan dalam kurung dan mengaktifkannya.
Tanggal Penggabungan
Untuk menggabungkan tanggal dari Excel dalam format M/d/y, misalnya 15/6/2015, Anda tidak memerlukan pemformatan khusus. Format tanggal ini menyatu dengan baik. Namun, jika Anda ingin menampilkan tanggal dalam format lain, seperti 15 Juni 2015, beberapa kode pemformatan diperlukan.
Untuk menggabungkan bidang tanggal dan menampilkannya sebagai hari, bulan, tahun, kode pemformatannya adalah "@ "MMMM d, yyyy", di mana "@" menunjukkan a format tanggal dan " MMMM d yyyy" menunjukkan bulan dalam teks, hari tanpa nol di depan dan tahun sebagai empat digit nomor
Kredit Gambar: Ron Harga
Tip
Saat memformat tanggal dalam Gabungan Surat, placeholder dan kode format untuk bulan menggunakan huruf besar "M." Huruf kecil "m" digunakan untuk mewakili menit.
