Anda dapat menjadwalkan beberapa ruang konferensi dalam satu kalender Outlook.
Di kantor yang sibuk dengan banyak ruang konferensi, mungkin sulit untuk melacak ruang konferensi mana yang digunakan pada jam berapa. Kalender di Microsoft Outlook dapat digunakan untuk menjadwalkan rapat, janji temu, dan acara Anda dan juga dapat digunakan untuk acara di seluruh kantor, seperti jadwal ruang konferensi. Anda dapat mengonfigurasi satu kalender untuk menjadwalkan semua ruang konferensi, sehingga staf dapat dengan mudah melihat ketersediaan ruang konferensi untuk waktu dan tanggal kapan pun.
Langkah 1
Buka Microsoft Outlook. Klik "Kalender" pada panel Favorit. Klik kanan "Kalender" dan pilih "Kalender Baru." Masukkan nama untuk kalender baru, seperti "Jadwal Ruang Konferensi".
Video Hari Ini
Langkah 2
Klik "Jadwalkan Tampilan" di antarmuka Pita. Klik kanan di kalender dan pilih "Janji Baru".
Langkah 3
Klik "Kategorikan" di Pita dan pilih "Semua Kategori." Sorot kategori warna dan klik "Ganti nama." Masukkan nama untuk kategori, seperti "Ruang Konferensi 1" atau "Ruang Konferensi Lobi". Ganti nama kategori warna tambahan, satu untuk setiap konferensi ruang. Klik "Oke."
Langkah 4
Masukkan judul rapat atau acara di kotak teks Subjek. Masukkan nama atau nomor ruang konferensi di kotak teks Lokasi. Masukkan hari dan waktu mulai untuk penggunaan ruang konferensi dan waktu untuk mengakhiri penggunaan. Jika ruang konferensi diperlukan selama beberapa hari, Anda dapat mengubah tanggal akhir juga.
Langkah 5
Masukkan rincian rapat yang dijadwalkan di ruang konferensi di jendela utama. Anda dapat menyertakan deskripsi rapat dan daftar mereka yang hadir.
Langkah 6
Klik "Kategori" di Pita dan klik ruang konferensi tempat rapat akan diadakan. Warna ini mengkodekan rapat di kalender dan dengan mudah membedakan antara beberapa ruang konferensi yang digunakan pada saat yang bersamaan.
Langkah 7
Klik "Simpan dan Tutup" untuk menutup acara ruang konferensi dan kembali ke kalender.
