Kredit Gambar: oatawa/iStock/GettyImages
Kehilangan email sesekali sulit untuk dihindari. Kotak masuk diisi dengan buletin harian, email bisnis, dan email pribadi, dan seseorang pasti akan lolos dari celah. Meskipun tidak ada niat buruk, menjelaskan mengapa email itu tidak terjawab dan meminta maaf memerlukan beberapa strategi dasar. Sebagian besar penerima memaafkan ketika mereka melihat email "Maaf atas balasan yang terlambat" karena setiap orang cenderung kehilangan email sesekali.
Pertimbangkan Konteksnya
Konteks dan taruhannya sangat penting untuk balasan Anda dan pada akhirnya akan membentuk respons. Jika Anda melewatkan email biasa atau pengumuman rutin di tempat kerja, permintaan maaf sederhana sudah cukup. Namun, jika Anda melewatkan email penting, konsekuensinya terlampir. Tanggapan Anda harus mengambil nada minta maaf dan serius. Kehilangan email dari klien potensial dapat merugikan Anda dan pendapatan perusahaan Anda, dan kehilangan email dengan instruksi atau tugas yang penting untuk pekerjaan Anda dapat memiliki konsekuensi negatif yang serius. Dalam hal ini, balasan Anda berubah dari "Maaf atas tanggapan yang terlambat" menjadi sesuatu yang lebih seperti "Permintaan Maaf Mendesak karena Email Anda Hilang".
Video Hari Ini
Tetap Sederhana
Permintaan maaf yang bertele-tele adalah berlumpur dan mencerminkan keputusasaan daripada kesalahan sederhana. Untuk email yang tidak terlalu penting, tetaplah pada permintaan maaf dasar dan beri tahu pengirim email bahwa Anda melewatkan email di kotak masuk Anda dan Anda ingin mengunjungi kembali percakapan tersebut. Menghidupkan kembali percakapan dengan cara ini memberi orang tersebut alasan untuk merespons dan kembali ke percakapan normal Anda.
Email pendek lebih mudah dibaca, dan penerima lebih mungkin membaca tanggapan Anda. Batasi menjadi satu paragraf jika memungkinkan dan akhiri permintaan maaf dengan pertanyaan atau ajakan bertindak. Mintalah pertemuan atau panggilan telepon untuk membuat diskusi lebih pribadi. Ketika Anda melewatkan email penting, pasti meminta pertemuan langsung atau panggilan telepon. Kesempatan untuk terhubung secara langsung membuat permintaan maaf Anda lebih tulus dan dapat memulihkan hubungan atau memperbaiki masalah.
Gunakan Template
Jika Anda kesulitan menulis email permintaan maaf yang efektif, gunakan email yang terbukti dan sudah ditulis. Template mudah ditemukan melalui pencarian internet dasar. Namun, berhati-hatilah dalam melakukan salin dan tempel penuh. Idealnya, Anda harus menyesuaikan dan mempersonalisasi template untuk memastikan teks asli dan terbaca dengan benar untuk situasi Anda. Template paling baik digunakan sebagai panduan untuk email permintaan maaf Anda, bukan sebagai pengganti.
