Memiliki sistem manajemen file digital memiliki keuntungan bisnis yang kuat.
Saat bisnis Anda bergerak ke era distribusi digital, Anda perlu memutuskan apakah akan beralih dari sistem pengarsipan kertas ke sistem manajemen file digital atau tidak. Sementara membuat perubahan ke sistem pengarsipan yang sepenuhnya terkomputerisasi mungkin tampak menakutkan, keuntungan nyata memiliki sistem pengarsipan digital telah mempengaruhi banyak orang untuk melakukan transisi.
Biaya yang dikurangi
Karena biaya sewa properti untuk menyimpan dokumentasi, pengarsipan digital mulai membayar sendiri segera setelah diterapkan. Karena tidak ada dokumen fisik, biaya penanganan dan transfer dokumen bolak-balik sangat berkurang. Hal ini juga memungkinkan dokumen yang harus disimpan sebagai kertas untuk diajukan di lokasi yang lebih kecil dan lebih murah.
Video Hari Ini
Menjadi Hijau
Mengurangi jejak karbon bisnis Anda dapat menjadi faktor penting dalam menjangkau basis konsumen yang berpikiran hijau saat ini. Ini dapat sangat meningkatkan citra perusahaan, memberikan manfaat pajak dan mengurangi biaya persediaan. Sistem pengarsipan digital dapat secara positif mengubah seluruh dasar bisnis, dan beralih ke sistem yang "lebih hijau" dapat memberikan banyak peluang periklanan.
Alur Kerja yang Lebih Lancar
Mengambil hard copy dari dokumen yang diajukan dan disimpan secara fisik dapat menjadi proses yang panjang yang terbuka untuk kesalahan manusia, masalah keamanan dan kerugian fisik. Tidak demikian halnya dengan sistem digital. Dalam beberapa saat, dokumen dapat diakses di meja individu yang membutuhkannya. Ini menghasilkan periode kerja yang lebih pendek, memungkinkan kemajuan lebih cepat dan lebih banyak waktu untuk mengembangkan proyek.
Keamanan Lebih Tinggi
Sementara sistem pengarsipan kertas tradisional dapat dibuka dan dilihat oleh siapa saja yang memiliki akses ke sana, a sistem pengarsipan digital dapat memberikan berbagai tingkat perlindungan yang dapat menyimpan dokumen rahasia. Menggunakan kata sandi, folder tertentu untuk pengguna yang berbeda, enkripsi data, dan jalur audit yang memungkinkan Anda menyimpan a catatan siapa yang telah mengakses file apa dan kapan, sistem manajemen file dapat menjaga dokumen Anda jauh lebih aman.
Pengarsipan yang Andal
Dokumen dan file kertas dapat dimusnahkan karena penanganan yang berlebihan, kerusakan akibat kebakaran, kerusakan akibat banjir, dan bencana alam lainnya. Karena data dapat disimpan di server di mana pun di dunia, Anda dapat mengarsipkan dokumen bisnis Anda dengan aman tanpa harus khawatir dengan potensi kerusakan properti. Anda juga dapat menjadikan data arsip Anda portabel, menggunakan hal-hal seperti hard drive yang dapat dilepas, stik USB, dan CD.
