Bagaimana Saya Mengurangi Ukuran File Excel?

Menambahkan rentang data yang besar, gambar yang disematkan, atau pemformatan yang rumit akan sedikit meningkatkan ukuran file Excel. Namun, dalam beberapa kasus, ukuran file Excel menjadi tidak terkendali karena tampaknya tanpa alasan. Seringkali, masalah ini disebabkan oleh Excel yang menyimpan pengaturan pemformatan untuk sel jauh di luar jangkauan data sebenarnya. Untuk memperbaiki masalah, hapus baris dan kolom yang melewati akhir data Anda. Untuk penghematan ruang lebih lanjut, konversi file Excel lama ke format XLSX atau format Buku Kerja Biner.

Saat memformat banyak sel -- seperti mengubah warna latar belakang untuk seluruh lembar kerja -- biasanya hanya Excel menyimpan informasi tentang sel yang berisi data, meskipun secara visual menerapkan perubahan ke semua yang dipilih sel. Dalam beberapa kasus, seperti jika Anda memiliki nilai yang salah di kolom yang jauh, Excel menyimpan data pemformatan yang berlebihan dan membuat file besar. Untuk memperkecil ukuran file, pilih kolom di sebelah kanan kolom yang terakhir Anda isi, tekan "Ctrl-Shift-Right" untuk memilih kolom yang tersisa, klik kanan di area yang dipilih dan pilih "Hapus." Pilih baris berlebih di bawah data Anda dengan "Ctrl-Shift-Down dan ulangi langkah yang digunakan untuk kolom..

File yang dibuat dengan versi Excel sebelum tahun 2007, yang menggunakan ekstensi XLS, dapat memakan ruang hingga lebih dari dua kali lipat dibandingkan file dengan ekstensi XLSX yang lebih baru. Selama Anda tidak memerlukan kompatibilitas mundur dengan versi Excel lama, konversi file dengan melakukan "Simpan sebagai..." dan pilih "Buku Kerja Excel" di menu tarik-turun di samping "Simpan sebagai tipe... ." Anda dapat mengecilkan file lebih jauh dan meningkatkan kecepatan penyimpanan dengan menggunakan tipe file Buku Kerja Biner Excel, tetapi ini mencegah program spreadsheet alternatif memuat file.