Data dapat datang kepada Anda dalam berbagai format dari berbagai sumber. Baik itu daftar kontak, daftar catatan akun, atau indeks inventaris, terkadang Anda perlu memasukkan data dari Microsoft Word ke database Microsoft Access. Impor adalah cara paling efisien untuk memindahkan data dari dokumen Word ke tabel atau database Access. Petunjuk ini berlaku untuk Microsoft Word 2010 dan Microsoft Access 2010.
Langkah 1
Siapkan data dalam dokumen Word Anda untuk diimpor. Susun data ke dalam format yang dibatasi atau lebar tetap. Format yang dibatasi memisahkan bidang dengan satu karakter, seperti koma atau titik koma. Format lebar tetap mengatur data sehingga lebar setiap bidang tetap konstan untuk menunjukkan saat satu bidang berakhir dan bidang berikutnya dimulai. Kedua format mengharuskan setiap record berada pada baris yang terpisah. Format ini memberi tahu Access tempat menempatkan data setelah diimpor.
Video Hari Ini
Langkah 2
Simpan dokumen Word sebagai file teks biasa. Access hanya dapat membaca data dalam format teks biasa, CSV, atau Excel. Setelah disimpan, tutup file.
Langkah 3
Jalankan Microsoft Access dan buka database baru atau database yang sudah ada di mana Anda akan menyimpan data yang diimpor. Pilih tabel baru atau tabel yang sudah ada untuk menyimpan data. Jika Anda memilih tabel yang sudah ada, Access akan menambahkan data ke tabel yang sudah ada dalam format yang sudah ada. Data yang diimpor harus sesuai dengan format dan struktur tabel yang ada.
Langkah 4
Arahkan ke tab "Data Eksternal", cari grup "Impor" dan klik ikon "File Teks". Ini akan membuka kotak dialog "Dapatkan Data Eksternal - File Teks".
Langkah 5
Telusuri atau ketik nama file teks yang Anda siapkan sebelumnya ke dalam kotak "Nama file". Tentukan di mana Anda ingin data disimpan. Untuk tabel baru, klik "Impor data sumber ke tabel baru di database saat ini." Untuk yang sudah ada tabel, klik "Tambahkan salinan catatan ke tabel" dan pilih tabel yang sesuai dari tarik-turun Daftar.
Langkah 6
Klik "OK" untuk melanjutkan dan membuka "Import Text Wizard." Access akan memindai data dan merekomendasikan struktur file. Konfirmasikan atau pilih opsi yang cocok dengan format file Anda: "Dibatasi" atau "Lebar Tetap". Klik "Selanjutnya."
Langkah 7
Jika Anda menggunakan format delimited, pilih karakter yang digunakan untuk delimited field. Jika file berisi qualifier teks, pilih qualifier yang telah Anda gunakan di kotak "Text Qualifier". Jika baris pertama dokumen Word Anda berisi nama bidang, centang "Baris Pertama Berisi Nama Bidang." Jika kamu menggunakan format lebar tetap, tinjau data dan struktur yang ditampilkan dan sesuaikan posisi kolom jika perlu. Klik "Selanjutnya."
Langkah 8
Tinjau data dan struktur sekali lagi sebelum melanjutkan. Jika Anda perlu menentukan informasi tambahan tentang salah satu bidang, klik tajuk bidang dan masukkan data yang sesuai untuk "Nama Bidang" dan "Jenis Data". Untuk membuat indeks pada bidang yang dipilih, setel "Diindeks" ke "Ya." Untuk mengecualikan bidang yang dipilih dalam impor, centang "Jangan impor bidang (Lewati)." Klik "Lanjut."
Langkah 9
Tetapkan kunci utama jika Anda mengimpor ke tabel baru. Anda dapat memilih "Biarkan Access menambahkan kunci utama," yang secara otomatis mengisi urutan ID, pilih kunci utama Anda sendiri dari salah satu bidang sumber atau pilih "Tidak ada kunci utama." Klik "Selanjutnya."
Langkah 10
Untuk tabel baru, konfirmasi atau ubah nama tabel baru di kotak "Impor ke Tabel". Klik "Selesai" untuk mengimpor data. Kotak dialog akan terbuka untuk menunjukkan status impor.
Hal yang Anda Butuhkan
Komputer
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
