Menyimpan dokumen dalam sistem yang seragam, berarti tidak akan berantakan.
Sistem pengarsipan adalah metode mengatur dokumen dan dokumen untuk penyimpanan. Sebuah lemari atau kotak disimpan yang berisi versi hard copy dokumen, sementara sistem elektronik menyimpan data di komputer. Data ini bisa berupa email, atau dokumen yang dipindai. Setelah sistem diatur, penting untuk memeliharanya, agar tetap teratur dengan informasi terbaru yang ditambahkan secara teratur. Untuk memelihara sistem, Anda harus membuat prosedur untuk menggunakan kedua sistem.
Pengarsipan Salinan Keras
Langkah 1
Label setiap folder, file dan laci atau kotak. Judul harus mencakup subjek dokumentasi, ditambah tanggal dokumen dimulai. Misalnya, "Penerimaan Juni 2010 - sekarang" atau "Folder Sumber Daya Manusia Februari 2008."
Video Hari Ini
Langkah 2
Buat folder, file, dan laci atau kotak baru saat Anda memiliki kategori dokumen baru untuk disimpan, atau saat folder, file, dan laci lama penuh. Gunakan kode warna untuk membedakan antara tahun atau bulan.
Langkah 3
Tambahkan dokumen baru ke folder atau laci yang paling relevan. Memasukkan dokumen ke dalam folder secara acak akan merusak sistem pengarsipan, karena informasi akan dicari di tempat yang salah. Jika sistem memesan dokumen menurut abjad, lanjutkan menggunakan proses ini alih-alih beralih ke format lain.
Langkah 4
Hapus dokumen lama yang tidak perlu setiap tahun. Saat Anda terus menambahkan file, beberapa informasi akan menjadi tidak relevan dan ketinggalan zaman. Rusak dan kosongkan ruang penyimpanan ekstra.
Pengarsipan Elektronik
Langkah 1
Buat folder atau direktori di komputer Anda. Konsolidasikan data secara teratur agar tidak menjadi tidak teratur. Memiliki beberapa drive jaringan atau beberapa folder yang berisi informasi serupa bukanlah cara yang efisien untuk mengatur data.
Langkah 2
Back up data secara berkala. Gunakan DVD, drive USB, hard drive eksternal, atau perusahaan eksternal untuk melakukan ini. Ini melindungi data dari kehilangan.
Langkah 3
Amankan data dengan mengunci setiap file, memberikan akses kepada pengguna yang didelegasikan, atau menambahkan kata sandi saat membuka file. Ini mencegah penyalahgunaan data, penipuan atau akses yang tidak sah. Selain itu, Anda dapat yakin bahwa hanya orang yang mengetahui cara kerja sistem yang menggunakannya.
Langkah 4
Tulis prosedur untuk menggunakan sistem pengarsipan elektronik. Sertakan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menemukan, merujuk, mengkategorikan, dan mengarsipkan data, sehingga setiap pengguna mengoperasikan sistem dengan cara yang sama. Tetap perbarui jika Anda memperbaiki sistem untuk mencegah kebingungan di antara pengguna.
Langkah 5
Tinjau sistem pengarsipan setiap dua tahun. Periksa apakah itu berfungsi dengan baik -- hal ini dapat ditentukan dari seberapa efektif pengarsipan, betapa mudahnya menemukan data, dan seberapa terorganisirnya. Juga, hapus file yang tidak diinginkan dan minimalkan kekacauan elektronik.
Hal yang Anda Butuhkan
Lemari arsip atau kotak
Folder
Label kosong
Pena atau spidol
Komputer
Tip
Adakan hari pelatihan kelompok untuk menjelaskan cara kerja setiap sistem pengarsipan sehingga dapat dikelola dan dipelihara setiap hari.
Mintalah umpan balik tentang bagaimana mengembangkan sistem pengarsipan sehingga lebih ramah pengguna atau lebih terorganisir.
