Cara Membuat Spreadsheet Inventaris Dasar Dengan Excel

Manajemen persediaan sangat penting untuk setiap bisnis ritel. Bahkan model bisnis non-ritel memerlukan manajemen inventaris internal untuk melacak alat dan perlengkapan. Excel sangat berguna karena menawarkan cara yang murah untuk melacak inventaris secara efektif. Toko yang besar dan kompleks akan mendapat manfaat dari program perangkat lunak manajemen ujung ke ujung, tetapi Excel cukup untuk kebutuhan manajemen inventaris sederhana.

Manajemen inventaris adalah sistem yang melacak item saat masuk ke bisnis dan mengeluarkannya saat dijual. Misalnya, sebuah toko pakaian akan memasukkan 100 kemeja ke dalam sistem setelah dipesan dan disimpan di rak. Ketika seorang pelanggan membeli salah satu kemeja tersebut, item tersebut dikeluarkan dari inventaris dan penjualannya diperhitungkan dengan margin keuntungan yang melekat. Ketika 80 dari kemeja tersebut telah terjual, manajer atau pemilik dapat mempertimbangkan untuk melakukan pemesanan baru untuk mengisi kembali persediaan.

Tanpa sistem manajemen, inventaris tidak dilacak dan toko tidak tahu berapa banyak setiap item yang ditebar. Ini mengganggu sistem pemesanan, akuntansi keuangan, dan kemampuan untuk memantau penjualan dan membuat keputusan pembelian yang terdidik berdasarkan item penjualan terbaik dan terburuk.

Excel kurang otomatis dibandingkan program perangkat lunak yang terhubung dengan sistem point of sale (POS). Sistem POS ini digunakan untuk mencatat transaksi dan memproses kartu kredit. Banyak yang dirancang untuk melacak inventaris juga. Toko memasukkan inventaris baru secara manual dan setiap item dikeluarkan dari inventaris saat penjualan selesai. Simpan perangkat lunak inventaris di Excel tidak umum tetapi banyak program memungkinkan ekspor ke Excel untuk pencatatan.

Membuat spreadsheet adalah proses yang cukup sederhana. Manajemen inventaris Rumus Excel juga berguna untuk melacak nilai total inventaris yang masuk ke sistem. Untuk memulai, buat judul kategori untuk setiap kolom individual.

Gunakan judul Barang untuk kolom pertama, Kuantitas untuk yang kedua dan Patokan harga untuk ketiga dan Nilai total untuk keempat. Sementara beberapa sistem yang berbeda untuk melacak inventaris ada, yang satu ini menyimpan penghitungan yang akurat dan menunjukkan nilai total semua inventaris dalam stok.

Untuk kolom Nilai Total, kalikan Kuantitas dengan Harga Satuan untuk menentukan jumlah setiap baris ini. Rumus untuk melacak nilai setiap item dalam stok adalah = jumlah (b*c). Terapkan ini ke setiap baris sehingga setiap item inventaris menghasilkan nilai unik berdasarkan kuantitas dan harga satuan. Misalnya, t-shirt yang tercantum di baris ketiga akan menggunakan =jumlah (b3*c3) untuk menentukan nilai total pada Anda lembar inventaris di Excel.

Excel berguna tetapi tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Sistem spreadsheet bekerja dengan baik untuk perusahaan yang hanya berurusan dengan beberapa item. Misalnya, sebuah perusahaan yang menjual peralatan medis mungkin hanya memiliki beberapa persediaan barang berharga besar yang berbeda. Model mesin X-Ray dengan 20 unit mudah dilacak terlepas dari nilai setiap unit. Ini adalah jumlah rendah, situasi inventaris rendah yang membuat pelacakan menjadi lebih mudah.

Namun, perusahaan medis yang menjual segala sesuatu mulai dari pembalut kasa hingga salep akan membutuhkan sistem yang lebih kuat untuk melacak inventaris. Excel masih memungkinkan tetapi mengakses ruang yang benar pada spreadsheet saat ribuan item terdaftar membuat prosesnya tidak efisien. Program perangkat lunak dengan fungsi pencarian dapat dengan cepat menarik item sambil menampilkan semua informasi yang relevan mengenai persediaan yang tersedia, penjualan yang dilakukan, nilai penjualan dan nilai total persediaan yang tersisa di persediaan.

Pertimbangkan untuk menggunakan Excel sebagai program pemula untuk pelacakan inventaris dasar dan tingkatkan ke sistem yang lebih serius bila perlu. Perangkat lunak pelacakan inventaris mahal tetapi sepadan dengan biayanya saat melacak banyak unit dengan perputaran tinggi.