Cara Menggunakan Beberapa Pernyataan IF di Microsoft Excel

Pernyataan IF di Excel menjalankan tes logis yang mengembalikan satu nilai jika kondisi terpenuhi dan nilai lain jika tidak. Menggunakan satu pernyataan IF Excel hanya dapat mengakomodasi operasi dasar, tetapi jika Anda menyarangkan beberapa pernyataan IF, Anda dapat melakukan tugas yang rumit. Satu-satunya kelemahan adalah Anda harus berhati-hati saat menyusun rumus untuk menghindari kesalahan. Fungsi Excel alternatif dapat melakukan pekerjaan yang sama dengan risiko kesalahan yang lebih kecil. Pelajari dasar-dasar pernyataan IF bersarang di Excel dan alternatif untuk menemukan pendekatan terbaik untuk kebutuhan Anda.

Fungsi IF di Excel pada dasarnya mengatakan "jika ini benar, kembalikan nilai x, tetapi jika tidak, kembalikan nilai y." Misalnya, jika Anda memeriksa untuk melihat apakah berbagai departemen dalam bisnis Anda berada di bawah atau di atas anggaran, Anda dapat membandingkan pengeluaran mereka dengan anggaran mereka menggunakan fungsi dan mengembalikannya "Melebihi anggaran" jika departemen menghabiskan terlalu banyak atau "Sesuai anggaran" jika tidak. Secara umum, Anda menggunakan operator perbandingan untuk membentuk pernyataan Anda, seperti:

• = (sama dengan)

• (lebih besar dari)

• = (lebih besar atau sama dengan)

• < (lebih kecil dari)
• <= (lebih kecil dari atau sama dengan)
• <> (tidak sama dengan)

Memahami sintaks dari pernyataan IF Excel adalah langkah penting untuk belajar menggunakannya dengan benar. Format fungsi tersebut adalah JIKA(pengujian_logis, nilai_jika_benar, [nilai_jika_salah]) di mana tanda kurung siku menunjukkan bahwa argumen terakhir ini opsional. Ini mudah untuk ditafsirkan: The tes logika berarti pernyataan yang ingin Anda uji, nilai_jika_benar adalah tempat untuk apa yang Anda ingin Excel tunjukkan jika tesnya benar, dan [nilai_jika_salah] adalah tempat opsional untuk apa yang Anda ingin Excel tampilkan jika tesnya salah.

Ini cukup bagi Anda untuk menggunakan rumus Excel untuk pernyataan if-then, yang dapat ditunjukkan menggunakan contoh "Lebih dari anggaran/sesuai anggaran" dari sebelumnya. Bayangkan Anda memiliki jumlah yang dibelanjakan oleh berbagai departemen di kolom B dan jumlah yang dianggarkan di kolom C, dengan nilai yang dimulai dari baris kedua. Di sel D2, Anda akan mengetik =IF(B2>C2, "Melebihi anggaran", "Sesuai anggaran") untuk mengembalikan hasil yang Anda cari (perhatikan bahwa Anda perlu menggunakan tanda kutip untuk mengembalikan teks di dalamnya). Bagian pertama mengatakan "jika nilai di B2 lebih besar dari nilai di C2" (jika pengeluaran lebih besar dari anggaran), bagian kedua mengatakan "maka kembalikan teksnya Melebihi anggaran dan bagian ketiga mengatakan "jika tidak, maka kembalilah Sesuai anggaran."

Memaksimalkan alat pernyataan IF Excel berarti dapat menggabungkan beberapa pernyataan IF saat Anda memiliki tugas yang sesuai untuk itu. Anda dapat memasukkan pernyataan IF kedua dalam pernyataan IF asli Anda, dan Anda dapat memasukkan pernyataan IF lain di dalamnya dan seterusnya. Ini sangat berguna jika Anda ingin mengkategorikan sesuatu ke dalam salah satu dari beberapa grup menggunakan satu rumus. Misalnya, Anda dapat menggunakan pernyataan IF bersarang untuk mengonversi skor yang dicapai siswa dalam ujian menjadi nilai.

Untuk menggunakan beberapa pernyataan IF dengan benar, pikirkan logika dari apa yang Anda minta Excel lakukan. Pada dasarnya, setelah kondisi Anda (argumen pertama dalam fungsi), Anda dapat menambahkan pernyataan IF lain ke dalam nilai_jika_benar atau nilai_if_false spasi, untuk memberi tahu Excel apa yang harus dilakukan selanjutnya. Pikirkan tentang ini sebagai membuat Excel memeriksa sel terhadap kriteria kedua jika sel yang dimaksud tidak memenuhi kriteria pertama (atau memang, jika memenuhi kriteria pertama), dan Anda dapat melanjutkan proses ini untuk waktu yang lama waktu. Dengan kata lain, Anda mengubah "jika ini, maka itu" menjadi "jika ini dan ini, maka itu" atau "jika bukan ini tapi ini, maka itu."

Bayangkan Anda telah memberi siswa tes di mana skor 85 persen atau lebih tinggi adalah A, antara 70 dan 85 persen adalah B, antara 55 dan 70 persen adalah C, antara 40 persen dan 55 persen adalah D dan apa pun yang lebih rendah adalah a Gagal. Skor ada di kolom B, dari baris 2 sampai baris 11. Anda dapat menggunakan fungsi Excel IF yang dibuat dengan hati-hati dengan beberapa kondisi untuk mengkategorikan skor siswa.

Bagian pertama mudah (untuk skor di B2, dalam contoh ini): =IF(B2>=85, "A") memberitahu Excel untuk mengembalikan nilai A jika siswa mencetak 85 atau lebih tinggi. Bersarang memungkinkan Anda untuk menambahkan nilai lain, memanfaatkan argumen ketiga (apa yang harus dilakukan jika kondisinya salah) untuk menambahkan kondisi tambahan: =IF(B2>=85, "A", JIKA(B2>=70, "B")), yang memberi tahu Excel untuk mengembalikan A untuk skor 85 atau lebih tinggi, tetapi jika tidak, kembalikan B jika skornya lebih dari 70. Lanjutkan dengan cara ini untuk melengkapi rumus, menggunakan argumen ketiga untuk pernyataan IF baru setiap kali: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Gagal")) ))

Ini terlihat rumit, jadi memecahnya harus memperkuat ide. Dua argumen pertama mengatakan "jika skor di B2 adalah 85 atau lebih, maka siswa mendapat nilai A," dan argumen ketiga mengatakan, "jika tidak, periksa kondisi berikut." NS JIKA kedua mengarah ke pernyataan ini, "(untuk siswa yang mendapat nilai kurang dari 85) jika skor di B2 adalah 70 atau lebih tinggi, maka siswa tersebut mendapat B, dan jika tidak periksa kondisi berikut." JIKA ketiga mengatakan, "(untuk siswa yang mendapat nilai kurang dari 70) jika skor di B2 adalah 55 atau lebih tinggi, siswa yang mendapat nilai mendapat C, dan jika tidak, centang syaratnya sebagai berikut" dan yang keempat berbunyi "(untuk siswa yang mendapat nilai kurang dari 55) jika nilai B2 lebih dari 40, siswa tersebut mendapat nilai D, jika tidak, siswa tersebut gagal."

Asalkan Anda memasukkan rumus untuk pernyataan IF Anda dengan benar, itu akan mengembalikan salah satu opsi yang Anda berikan ke Excel. Namun, jika Anda membuat kesalahan, rumusnya mungkin kembali 0 atau #NAMA? di sel yang berisi rumus Anda.

SEBUAH 0 kesalahan berarti bahwa nilai_jika_benar atau nilai_if_false argumen kosong. Perbaiki masalah ini dengan memastikan nilai dimasukkan di kedua argumen, atau setidaknya, di nilai_jika_benar argumen. NS nilai_if_false argumen dapat dihapus sepenuhnya, dan itu akan mengembalikan FALSE jika Anda tidak memasukkan koma kedua setelah nilai_jika_benar bidang.

SEBUAH #NAMA? error memberi tahu Anda bahwa Anda mungkin salah mengeja atau salah mengetik sesuatu dalam rumus. Ini mungkin sedikit lebih sulit untuk diperbaiki karena bisa menjadi bagian mana pun dari rumus, tetapi saran terbaik adalah memeriksa ulang semuanya atau menulis rumus lagi.

Contoh sebelumnya, rumus fungsi IF bersarang menjadi cukup panjang, yang merupakan salah satu kelemahan utama menggunakan beberapa pernyataan IF di Excel. Mereka bisa menjadi rumit, dan mudah untuk membuat kesalahan karena Anda harus mengikuti logika dengan hati-hati untuk memastikan semuanya berjalan sesuai keinginan Anda. Microsoft menunjukkan bahwa rumus bersarang yang salah bahkan mungkin mengembalikan hasil yang benar sebagian besar waktu, tetapi hasil yang salah pada kesempatan yang jarang. Ini sulit dikenali.

Tidak menempatkan kondisi dalam urutan yang benar adalah kesalahan umum. Dalam contoh tes bergradasi, jika Anda memulai dengan skor yang lebih rendah =IF(B2>=40, "D", ..." dan melanjutkan untuk membuat daftar yang lain dalam urutan menaik, bahkan skor 100 akan mengembalikan D. Ini karena kondisi pertama diperiksa terlebih dahulu, jadi jika Anda memulai dengan "jika sel B2 adalah 40 atau lebih tinggi, kembalikan a D" itu akan menggolongkan skor apa pun dari 40 atau lebih sebagai D tanpa memeriksa apa pun karena memenuhi yang pertama kondisi. Ini adalah contoh sempurna mengapa Anda harus mengikuti logika rumus Anda.

Anda juga perlu memastikan bahwa Anda menambahkan jumlah tanda kurung yang tepat di akhir beberapa pernyataan IF untuk menutup rumus dengan benar. Excel membantu dengan ini dengan mengoordinasikan warna dan menyorot tanda kurung saat Anda bekerja.

Secara teknis Anda dapat mengumpulkan hingga 64 fungsi IF dalam satu formula, tetapi Microsoft tidak menyarankan penggunaan fungsi seperti ini karena alasan di atas. Segalanya menjadi rumit dengan cepat, dan kemungkinan besar, jika Anda mencoba untuk membuat lebih dari 10 pernyataan IF, mungkin sudah ada alat yang lebih baik untuk pekerjaan yang disertakan di Excel.

Alternatif paling nyaman untuk fungsi IF adalah fungsi IFS, yang merupakan versi dari fungsi yang melakukan tugas yang sama dengan bersarang dalam satu fungsi dan dapat menangani hingga 127 kondisi. Fungsi IFS memiliki sintaks yang lebih sederhana: =IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3]…) dan seterusnya. Pada dasarnya, ini berfungsi seperti pernyataan IF bersarang, kecuali pernyataan IF berikutnya menempati ruang setelah "nilai jika benar" tanpa perlu memunculkan fungsi lagi.

Rumus dalam contoh nilai ujian dapat ditulis lebih sederhana dengan fungsi IFS. Dari pada:

=IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Gagal")) ))

tulis saja

=IFS(B2>=85, "A", B2>=70, "B", B2>=55, "C", B2>=40, "D", BENAR, "Gagal")

NS BENAR di tempat sebelum terakhir mengatakan "jika tidak ada nilai lain yang terpenuhi, maka kembalikan nilai berikutnya."

Fitur ini hanya tersedia di Excel 2019 atau Excel untuk Office 365.

Fungsi VLOOKUP di Excel sering kali merupakan alternatif yang lebih sederhana untuk beberapa pernyataan IF dan tersedia di versi Excel apa pun mulai tahun 2007 dan seterusnya. Ini tidak ideal untuk semua situasi karena mengembalikan hasil untuk pencocokan tepat atau untuk terdekat nomor, sehingga tidak dapat digunakan untuk nilai seperti contoh sebelumnya. Namun, dalam banyak situasi, ini dapat menghemat banyak pekerjaan menulis rumus, meskipun Anda harus membuat tabel dengan nilai yang mungkin dalam satu kolom, seperti produk yang dijual toko Anda, dan fungsi yang Anda inginkan untuk dikembalikan, seperti harga produk, di kolom lain, untuk contoh.

Sintaks untuk VLOOKUP adalah =VLOOKUP(nilai_pencarian, susunan_tabel, jumlah_indeks_kol, [pencarian_kisaran]) dan mempelajari setiap komponen menunjukkan cara menggunakannya. NS nilai lookup argumen adalah nilai yang ingin Anda periksa, yang harus berupa sel di kolom yang sama dengan awal tabel yang ingin Anda periksa, baik di atas atau di bawahnya. NS tabel_array adalah rentang sel yang berisi tabel informasi Anda, seperti produk dan harga terkaitnya, dan col_index_number adalah kolom yang Anda inginkan Excel untuk mencari nilai untuk dikembalikan, dengan 1 menunjukkan kolom paling kiri, 2 menunjukkan yang berikutnya dan seterusnya. Akhirnya, [range_lookup] adalah opsional, tetapi masukkan "TRUE" jika Anda ingin Excel mendasarkan jawaban pada nilai terdekat atau "FALSE" jika Anda hanya menginginkan kecocokan persis.