20 Tips Ninja untuk Mengoptimalkan Gmail

Gmail melampaui 900 juta pengguna pada tahun 2015. Lumayan untuk proyek yang nama kodenya berasal dari kartun Dilbert. Ketika diluncurkan, tidak ada yang percaya -- itu debut pada Hari April Mop.

Sebagian karena antarmuka Gmail yang tidak masuk akal, orang jarang bersusah payah mempelajari banyak fiturnya. Lagi pula, itu sudah sangat mudah. Tetapi bagi mereka yang meluangkan waktu untuk mempelajari seluk beluknya, Gmail menjadi alat yang jauh lebih kuat. Berikut adalah 20 tips untuk membantu Anda menjadi ninja Gmail.

Ini adalah satu-satunya alat yang paling penting untuk menavigasi Gmail. Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda mungkin belum pernah menggunakannya. Klik Gigi -- terletak di kanan atas layar Gmail -- dan memasuki dunia baru yang berani.

Hal pertama yang akan Anda perhatikan saat mengeklik Gigi adalah sejumlah pilihan di bawah judul yang disebut

Anda juga dapat memilih berapa banyak email yang akan ditampilkan pada sebuah halaman. Klik Gigi lalu Pengaturan > Umum. Di bawah Ukuran Halaman Maksimum Anda dapat memilih jumlah percakapan (yaitu, email) per halaman, dari 10 hingga 100.

Ingatlah bahwa setiap kali Anda membuat perubahan di Pengaturan, Anda harus turun ke bagian bawah halaman dan pilih Simpan perubahan atau perubahan Anda tidak akan disimpan.

Memilih Tema Anda adalah salah satu perubahan visual paling dramatis yang dapat Anda lakukan pada Gmail. Pergi ke Gigi dan pilih Tema. Anda akan disambut oleh berbagai macam latar belakang. Latar belakang warna-warni memberi Anda perasaan bahwa Anda sedang bekerja langsung dari desktop Anda, bukan di dalam browser. Dan Anda juga dapat memilih salah satu gambar Anda sendiri sebagai latar belakang.

Jika Anda ingin kembali ke latar belakang default Gmail, pilih yang ditandai Lampu.

Anda juga dapat memilih gaya teks Anda. Pergi ke Gigi dan pilih Pengaturan > Umum dan Anda akan melihat Gaya teks default. Di sini Anda dapat memilih font, gaya dan warna teks Anda.

Bagaimana Anda membayar tentang utas Anda? Kami tidak bermaksud pakaian. Utas adalah fitur di banyak program email yang mengelompokkan pesan dengan balasannya. Anda mungkin atau mungkin tidak menyukai ini; mungkin Anda ingin melihat setiap email ditampilkan secara terpisah. Jika Anda tidak ingin percakapan email Anda bersarang satu sama lain, Anda dapat menonaktifkan fitur tersebut. Pergi ke Gigi dan pilih Pengaturan > Umum lalu Tampilan Percakapan. Pilih tombol radio di sebelah Tampilan percakapan nonaktif untuk mengakhiri thread.

Anda juga dapat mengubah gaya kotak masuk. Pergi ke Gigi dan pilih Pengaturan > Kotak Masuk. Pilih menu tarik-turun di samping Jenis kotak masuk. Ini disetel ke default, yang menyajikan email dalam urutan penerimaannya. Tapi mungkin Anda lebih suka cara lain. Mungkin Anda ingin melihat email yang belum dibaca terlebih dahulu, atau email yang berkilau bintangnya, atau bahkan email penting di bagian atas.

Tapi Anda bertanya: Bagaimana Gmail bisa tahu apa yang penting? Pertanyaan yang bagus! Dan itu membawa kita ke tip berikutnya.

Anda dapat mengajari Gmail pesan mana yang penting bagi Anda. Ada ikon kecil seperti bendera di sebelah setiap email yang berubah menjadi kuning saat diklik (lihat tangkapan layar untuk detailnya). Dengan mengkliknya, Anda memberi tahu Gmail bahwa ini penting. Setelah beberapa saat, Gmail menangkap dan mulai secara otomatis mengidentifikasi email-email itu sebagai email penting. Misalnya, setiap email yang masuk dari atasan Anda akan ditandai sebagai penting. Sebaliknya, Anda dapat membatalkan pilihan email yang tidak penting tetapi yang salah diidentifikasi oleh Gmail. Tak lama kemudian, Anda akan memiliki Gmail yang melakukan pekerjaan menyortir email untuk Anda.

Mengatur email Anda secara visual dapat membantu Anda mengidentifikasi email penting saat Anda memberikan kotak masuk dengan cepat. Dua alat utama Gmail untuk melakukan ini adalah label dan bintang. Mari kita mulai dengan label, yang juga berfungsi ganda sebagai folder di Gmail. Untuk membuat label, Anda pergi ke bagian atas jendela dan pilih Pindah ke ikon, berbentuk seperti folder.

Ketika Anda mengkliknya, Anda akan mendapatkan kotak drop-down. Pilih Membuat baru. Beri label baru Anda nama dan klik Membuat.

Seperti yang kami sebutkan, label sebenarnya hanyalah nama yang digunakan Gmail untuk folder. Mereka muncul di sepanjang sisi kiri kotak masuk Anda di bawah Menyusun tombol. Anda dapat membuat email berlabel lebih menonjol dengan memberinya warna. Jika Anda mengarahkan kursor ke nama label, Anda akan melihat panah kecil di sebelah kanan. Klik di atasnya dan sebuah kotak akan muncul. Di bagian atas kotak Anda akan melihat Warna label. Klik panah di sebelah kanan itu dan kotak pemilihan warna label akan muncul. Cukup klik pada warna yang Anda inginkan dan itu akan menjadi warna label Anda.

Bintang adalah cara hebat lainnya untuk membuat email Anda menonjol secara visual. Lihat ke tepi kanan daftar email di kotak masuk Anda, dan Anda akan melihat bintang kosong. Ketika Anda mengklik bintang, itu akan berubah menjadi kuning. Boom, Anda sekarang telah menandai pesan tersebut. Itu bisa berarti apa pun yang Anda inginkan; email yang dibintangi mungkin menandai email sebagai penting, membutuhkan tindak lanjut, atau yang lainnya. Terserah kamu.

Kuning memang bagus, tetapi Anda juga memiliki lebih banyak warna untuk dipilih, sangat memperluas nilai organisasi dari ikon-ikon kecil ini. Setiap kali Anda mengklik sebuah bintang, itu akan berputar melalui salah satu warna yang tersedia.

Tapi inilah triknya: Anda mengontrol warna mana (dan bahkan bentuk) yang tersedia. Klik Gigi dan pilih Pengaturan > Umum. Gulir ke bawah ke bintang. Anda dapat menyeret bintang (dan bentuk) antara bagian Tidak digunakan dan Sedang digunakan, memberi Anda semua kekuatan dalam menentukan apa yang terjadi saat Anda mengeklik kembali bintang di kotak masuk.

Setelah Anda memilih apa yang Anda inginkan jangan lupa untuk mengklik Simpan perubahan.

Setelah Anda kembali ke kotak masuk, Anda dapat memilih warna bintang yang Anda inginkan (atau ikon lainnya) dengan mengklik berulang kali pada ikon bintang di sebelah email Anda. Ini akan berturut-turut berjalan melalui pilihan warna Anda.

Membuat filter adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas Gmail. Pada dasarnya Anda membuat aturan yang mengotomatiskan respons Gmail terhadap email masuk. Ini menghemat waktu Anda karena Anda tidak lagi harus berurusan dengan setiap email satu per satu. Aturannya bisa apa saja, mulai dari memindahkan email, meneruskannya, hingga mengirim tanggapan terekam.

Pertama, pilih email yang ingin Anda buat filternya. Kemudian pilih Lagi dari bilah menu atas dan turun ke Filter pesan seperti ini.

Pada contoh di bawah, kami telah memilih email pemasaran dari simfoni Phoenix. Kotak pertama yang muncul memiliki Dari: baris terisi. Klik di mana dikatakan Buat filter dengan pencarian ini.

Setelah selesai, Anda akan dibawa ke kotak lain tempat Anda dapat membuat aturan, atau filter, yang Anda inginkan. Dalam hal ini kita akan membuat dua aturan: lewati kotak masuk dan kategorikan jenis email ini sebagai promosi. Setelah Anda memilih aturan Anda, klik Buat filter. Setelah selesai, semua email dari departemen pemasaran simfoni Phoenix akan melewati kotak masuk dan langsung menuju ke Promosi.

Anda akan melihat di kotak ini bahwa Anda memiliki banyak opsi untuk membuat filter. Anda dapat mengilaukan bintang semua email yang berasal dari pengirim, (dalam hal ini phoenixsympony.org) menerapkan label, menandainya sebagai telah dibaca, atau menghapusnya, di antara kemungkinan lainnya.

Dengan membuat filter, Anda akan memperkenalkan aliran ke kotak masuk Anda yang membuat email bergerak ke arah yang Anda inginkan, menambah efisiensi email Anda.

Saat Anda membuat filter, filter tidak akan berpengaruh pada email yang telah Anda terima -- kecuali jika Anda memilih Juga Terapkan filter ke percakapan yang cocok yang merupakan kotak centang tepat di sebelah kanan Buat filter tombol.

Anda mungkin telah mengirim setidaknya satu email yang Anda harap bisa Anda dapatkan kembali.

Berharap Anda bisa mengklik membatalkan beberapa saat setelah Anda mengklik Kirim? Untungnya, di Gmail Anda dapat melakukan hal itu. Klik Gigi kemudian Pengaturan > Umum. Klik kotak centang untuk mengaktifkan Urungkan Kirim dan pilih jumlah waktu yang ingin Anda berikan untuk diri sendiri. Ingatlah bahwa semakin lama Anda mengatur masa tenggang undo, semakin lama waktu yang dibutuhkan setiap email untuk benar-benar dikirim dari kotak keluar Anda, jadi 10 atau 20 detik mungkin cukup.

Pintasan keyboard adalah alat yang hebat untuk bergerak lebih cepat melalui Gmail. Anda dapat menggunakannya untuk bernavigasi di sekitar Gmail dan juga untuk membantu Anda menyortir pesan. Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengaktifkan pintasan keyboard karena posisi defaultnya dinonaktifkan. Anda melakukan ini dengan mengklik Gear, lalu Pengaturan > Umum. Pergi ke Pintasan keyboard dan pilih tombol radio di samping Pintasan keyboard aktif.

Untuk daftar lengkap pintasan keyboard Gmail, kunjungi disini. Anda juga dapat menemukan lembar contekan Gmail di sini.

Sebagian besar dari kita memiliki lebih dari satu akun email. Dan dimungkinkan untuk menambahkan akun ini ke Gmail, jadi Anda tidak perlu masuk ke beberapa akun untuk memeriksa email Anda, selama itu akun POP3 biasa.

Anda harus mengetahui pengaturan untuk akun email yang ingin Anda tambahkan. Setelah Anda memiliki informasi itu, buka Gear, lalu Pengaturan > Akun dan Impor. Kemudian pilih Tambahkan akun email POP3 yang Anda miliki.

Dari sini, cukup masukkan informasi yang diminta Gmail. Gmail akan mencoba untuk mengisi beberapa ini secara otomatis, tetapi mungkin salah. Anda sebaiknya mengetahui informasi ini sebelumnya dan memasukkannya secara manual. Anda juga akan melihat tombol di sebelah Tinggalkan salinan pesan yang diambil di server. Pilih ini jika Anda sering memeriksa email untuk akun tersebut dari tempat lain. Setelah Anda mengisi informasi, klik Menambahkan akun. Anda sekarang telah menyiapkan Gmail untuk menerima email dari akun Anda yang lain.

Anda juga akan ditanya apakah Anda juga ingin bisa mengirim email dari akun ini. Jika Anda memilih ya, Anda akan melihat di kotak berikutnya Anda akan ditanya apakah Anda mau Perlakukan sebagai alias. Ini adalah pilihan pribadi yang mempengaruhi pengaturan pencarian lebih dari apapun. Anda dapat mengetahui lebih detail di sini. Pada dasarnya, jika Anda memilih Perlakukan sebagai alias, saat Anda menelusuri "Dari: Saya" Gmail akan memperlakukan alamat baru ini juga sebagai "Saya" -- artinya Anda -- dan menarik semua email Anda dari akun baru yang telah Anda tambahkan.

Anda juga akan diminta untuk mengisi informasi server keluar dan kata sandi Anda. Saat Anda mengklik berikutnya, Anda mungkin dimintai kode konfirmasi yang membuktikan bahwa Anda memang pemilik akun tersebut, yang akan dikirim melalui email atau SMS ke ponsel Anda. Dengan langkah itu selesai, Anda siap untuk pergi. Anda akan melihat email baru di bawah Kirim Email sebagai: di dalam Akun dan Impor di bawah pengaturan.

Saat berikutnya Anda pergi untuk mengirim email, Anda akan melihat kotak drop-down di Dari: baris email Anda. Ini memberi Anda pilihan untuk mengirim email dari akun Gmail asli Anda atau akun baru yang Anda tambahkan. Anda mungkin ingin berhati-hati bahwa Anda mengirim dari alamat yang ingin Anda kirimi. Ada pengaturan di Akun dan impor yang memungkinkan Anda Balasan dari alamat yang sama dengan tujuan pengiriman pesan. Dengan memilih ini, Anda harus menghindari kesalahan jika tujuan Anda adalah untuk selalu memiliki ke: dan dari: yang sama.

Menambahkan akun email lain bisa sedikit rumit. Jadi kami mengikutinya dengan tip sederhana yang dapat menyelamatkan Anda dari banyak kejengkelan. Mungkin Anda telah memperhatikan bahwa Anda telah mengumpulkan sejumlah besar email promosi. Saatnya untuk mengucapkan selamat tinggal kepada mereka dan menggunakan ruang berharga 15GB yang disediakan Gmail untuk hal-hal yang lebih penting.

Anda mungkin sudah tahu bahwa jika Anda mengklik Pilih Semua ikon di sudut paling kiri bilah menu atas, hanya 100 email (atau berapa pun banyak email yang telah Anda setel untuk satu halaman) yang dipilih. Jika Anda memiliki banyak email, perlu waktu lama untuk menghapus 100 email sekaligus.

Ternyata solusinya bersembunyi di depan mata -- dan Anda mungkin tidak pernah menyadarinya. Saat Anda memilih semua, jika ada lebih banyak email di folder atau label ini daripada yang muat di halaman saat ini, Anda selalu mendapatkan opsi untuk memilih semua email. Klik tautan dalam pesan kuning untuk memilih semuanya.

Setelah Anda memilih email, klik Menghapus. Selesai dan selesai!

Operator pencarian adalah pintasan keyboard dari dunia pencarian. Mempelajarinya sekarang akan menghemat banyak penyaringan nanti. Mereka akan membantu mempersempit pencarian Anda ketika Anda sedang mencari email itu di tumpukan jerami.

Operator pencarian di Gmail termasuk Dari: yang bila diikuti dengan nama, secara otomatis akan menemukan semua email dari orang tersebut. Demikian pula, ada Ke: yang menentukan penerima. Misalnya, jika Anda ingin segera menemukan semua surat penggemar Anda ke legenda buku komik Stan Lee, Anda harus mengetik Kepada: Stan Lee dan daftar akan muncul di kotak masuk Anda. Anda juga dapat mencari berdasarkan subjek dengan Topik: Buku komik. (Perhatikan bahwa tidak boleh ada spasi antara titik dua dan istilah pencarian.) Anda juga dapat mencari berdasarkan label (Label:) dan mengurutkan email berdasarkan lampiran (Memiliki: lampiran).

Ada banyak cara lain untuk mencari dan Gmail menyediakan daftar operator pencarian di sini.

Insinyur Google sering menambahkan hal-hal "eksperimental" untuk membuat Gmail lebih baik. Google Labs adalah tempat Anda dapat mencoba beberapa fitur baru ini terlebih dahulu.

Selami langsung dengan mengklik Gigi dan memilih Setelan > Lab. Anda baru saja memasuki area pengujian. Di sini Anda akan menemukan hal-hal seperti ikon autentikasi untuk pengirim terverifikasi (alat untuk mencegah spammer meniru pesan agar terlihat seperti berasal dari situs web tepercaya). Untuk mencobanya, klik Memungkinkan.

Cobalah yang mana saja yang Anda suka; Anda selalu dapat menonaktifkan yang Anda putuskan tidak benar-benar Anda butuhkan.