Cara Mencetak Label Menggunakan Word

Untuk waktu yang sangat lama, Microsoft Word telah menyertakan template untuk lembar label yang dapat dicetak serta untuk dokumen umum seperti surat. Dengan tata letak label untuk berbagai vendor, Word dapat mencetak satu entri ke label tertentu atau menghasilkan seluruh lembar label sekaligus.

Jika Anda memiliki daftar kontak di buku alamat Outlook atau lembar bentang Excel atau database Access, Gabungan Surat dapat mengimpor informasi untuk membuat serangkaian label secara otomatis. Atau, Anda dapat membuat milis Anda sendiri secara langsung di Word selama Gabungan Surat. Gabungan Surat Microsoft bukanlah keajaiban, tetapi dapat bekerja hampir secepat itu.

Jelas, Penggabungan Surat mencakup banyak manfaat untuk rumah surat dan perusahaan besar yang melakukan surat massal. Tapi itu bahkan sangat berguna untuk orang biasa. Jika Anda tidak perlu lagi memberikan alamat setiap amplop, keluarga Anda mungkin akan kembali bersemangat untuk mengirimkan kartu liburan yang indah (berbasis kertas) setiap bulan Desember. Jika Anda membantu menjalankan PTA lokal atau pasukan Pramuka, Mail Merge bisa sangat berguna untuk mengirimkan brosur.

Ada tiga dokumen yang terlibat dalam gabungan surat. Ketika datang ke label, dokumen utama adalah yang Anda gunakan untuk mengatur tata letak, termasuk logo perusahaan atau alamat pengirim Anda pada label pengiriman, jika Anda ingin menyertakan ini. Milis Anda, yang berisi alamat yang akan dicetak pada label, adalah sumber data. Kedua dokumen ini, digabungkan, menghasilkan label alamat. Berikut diagramnya:

Ada beberapa "gotchas" yang tidak terduga.

Jika Anda menggunakan Excel, Outlook, atau Access sebagai sumber data, misalnya, Anda perlu memperhatikan aturan tertentu yang mungkin tidak langsung terlihat. Misalnya, saat menggunakan lembar bentang Excel, Anda perlu memastikan bahwa kolom untuk Kode ZIP atau kode pos diformat sebagai teks sehingga Anda tidak kehilangan nol.

Selain itu, Anda tidak dapat menggunakan kontak Outlook sebagai sumber data kecuali Anda telah menjadikan Outlook sebagai program email default Anda.

Akan lebih mudah untuk menggunakan Word sebagai sumber data Anda, terutama jika Anda berpengalaman dengan Word tetapi tidak memiliki pengetahuan yang mendalam tentang alat produktivitas kantor Microsoft lainnya.

Inilah cara Anda dapat dengan cepat membuat dan mencetak label surat dasar di sebagian besar edisi Word, semuanya di dalam Word, tanpa melalui rutinitas Panduan Gabungan Surat Langkah demi Langkah yang memakan waktu lebih lama.

Di Word, buka menu File. Pilih Dokumen Baru dan kemudian Dokumen Kosong.

di tab Mailings, buka grup Start Mail Merge dan pilih Start Mail Merge, Labels. Dalam kotak dialog Opsi Label, centang apakah Anda berencana untuk menggunakan printer pengumpanan berkelanjutan atau pencetak lembaran.

Kemudian di bawah Informasi Label, pilih vendor label Anda dan nomor produk yang sesuai dengan paket label yang akan Anda gunakan. Tekan OK.

Pergi ke Select Recipients dan pilih Type a New List.

Dalam kotak dialog Daftar Alamat Baru yang muncul, ketik informasi untuk setiap anggota milis Anda di setiap kolom yang sesuai. (Kami telah melakukannya di bawah ini dengan daftar pendek karakter fiksi.)

Gunakan tombol Tab Untuk berpindah dari satu kolom ke kolom berikutnya atau maju ke baris berikutnya dalam tabel. Untuk membuat baris baru dalam tabel, pilih Entri Baru atau tekan ALT+N.

Fitur yang mudah digunakan yang disebut Customize Columns memberi Anda banyak fleksibilitas atas info untuk disertakan dalam label surat Anda. Seperti yang ditunjukkan di bawah ini, Anda dapat menghapus kolom seperti Judul atau Baris Alamat 2. Anda mungkin juga menghapus nomor telepon dan alamat email, karena ini biasanya tidak diperlukan pada label alamat.

Juga di Kustomisasi Kolom, Anda dapat menambahkan kolom baru, mengganti nama kolom yang ada, atau mengubah urutan kolom pada daftar. Setelah Anda membuat semua perubahan yang Anda inginkan pada kolom, pilih OK.

Setelah selesai menambahkan semua orang yang Anda inginkan ke daftar Anda, klik OK.

Dalam kotak dialog Simpan Daftar Alamat, beri nama file baru Anda, lalu pilih Simpan.

Setelah Anda menambahkan semua alamat ke milis Anda, Anda akhirnya akan mendapatkan daftar Penerima Gabungan Surat yang terlihat seperti ini:

Word tidak selalu tahu bagaimana Anda ingin label Anda dirancang. Pada langkah berikutnya, buka Blok Alamat untuk menentukan di mana alamat akan muncul pada label.

Setelah memilih Blok alamat, klik OK. Word akan menyisipkan blok alamat di label alamat pertama pada halaman. Setelah itu, pilih Perbarui semua label untuk mereplikasi buku alamat pada semua label di seluruh halaman.

Pada halaman Hasil Pratinjau, Anda akan melihat pratinjau semua alamat di halaman tersebut.

Jika semuanya terlihat mati, pergi ke Finish & Merge untuk mencetak label Anda. Jika Anda mengalami kesalahan, atau jika Anda memutuskan ingin label yang tampak lebih menarik, kembali ke menu File dan mulai Dokumen Kosong baru.

Kembali ke grup Start Mail Merge, kali ini pilih wizard--yang ada di Mail Merge, tentu saja, bukan yang ada di Dorothy's Land of Oz.