Jika Anda menjalankan bisnis kecil, penggajian adalah bagian operasi yang mahal dan memakan waktu.
Kredit Gambar: ijeab/iStock/GettyImages
Jika Anda menjalankan bisnis kecil, penggajian adalah bagian operasi yang mahal dan memakan waktu. Namun, berkat teknologi, Anda tidak perlu membayar layanan pihak ketiga atau berinvestasi dalam perangkat lunak mahal untuk membuat cek berbasis kertas. Anda dapat dengan mudah mencetak cek penggajian dari Excel, tetapi penting untuk memiliki kertas dan tinta yang tepat untuk dicetak guna memastikan karyawan Anda dapat menyetorkan gaji mereka.
Periksa Percetakan Template Excel
Langkah pertama jika ingin mencetak cek gaji dari Excel adalah mencari template. Anda dapat dengan mudah menemukan ini melalui pencarian web. Templat dasar yang disediakan dengan Excel tidak menyertakan pemeriksaan, tetapi Anda dapat menemukan templat yang berguna untuk mendukung dokumentasi seperti lembar waktu.
Video Hari Ini
Setelah Anda menemukan dan mengunduh templat pencetakan cek untuk Excel, Anda memasukkan informasi khusus untuk penerima dan uang yang dicairkan. Anda menyimpan cek sebagai PDF, yang kemudian dapat Anda cetak dan distribusikan kepada karyawan.
Memiliki PDF template cetak-cek tidak cukup. Lembaga keuangan rajin mencegah penipuan, jadi Anda tidak dapat mencetak cek di atas kertas biasa dan mengesahkannya sebagai cek resmi. Jika memungkinkan, mendapatkan persyaratan dari lembaga keuangan yang digunakan karyawan Anda untuk memastikan cek Anda tidak akan ditolak. Ini mungkin termasuk spesifikasi kertas, ukuran dan font.
Menemukan Kertas yang Tepat
Setelah Anda menggunakan template cetak-cek di Excel dan membuat cek dalam format PDF, selanjutnya langkahnya adalah memastikan bahwa kertas dan tinta yang harus Anda gunakan untuk pemeriksaan berfungsi dengan printer yang sudah Anda gunakan memiliki. Jika tidak, Anda perlu pergi berbelanja untuk printer baru.
Saat Anda mencetak cek ke printer, cek itu harus di atas kertas yang lebih berat daripada yang Anda gunakan untuk pencetakan sehari-hari. Sebagai contoh, Bank Amerika memerlukan cek di atas kertas yang memiliki spesifikasi sebagai berikut:
- Berukuran antara 7,75 kali 2,75 inci dan 8,75 kali 3,667 inci
- Antara 24 pon dan 44 pon. berat
- Butir kertas berjalan horizontal.
Kabar baiknya adalah, Anda bisa membelikertas cetak cek yang memenuhi sebagian besar persyaratan bank. Kunjungi toko peralatan kantor setempat atau toko online dan pastikan kertasnya kompatibel dengan jenis printer yang Anda miliki.
Menemukan Tinta yang Tepat
Anda tidak bisa hanya menjalankan pemeriksaan Anda melalui printer menggunakan kartrid tinta standar. Bank membutuhkan Pengenalan Karakter Tinta Magnetik tinta atau toner untuk pemeriksaan. Jika Anda mencetak pada printer inkjet, Anda memerlukan tinta MICR, saat mencetak cek Anda pada printer laser membutuhkan MICR toner.
Jika Anda berencana untuk mencetak cek gaji dari Excel, Anda juga harus memperhatikan persyaratan bank tentang tinta. Dengan Bank of America, Anda tidak dapat menggunakan mode dupleks untuk mencetak cek Anda. Jika cek gaji Anda dua sisi, bagian belakangnya harus dicetak dengan tinta non-MICR. Jika Anda memanfaatkan fitur keamanan untuk mencegah gangguan, seperti tanda air atau kekosongan bahan kimia, pastikan proses pencetakan Anda sesuai dengan peraturan bank tujuan.
