Adjon hozzá egy címet a táblázat tetejéhez. Ez segít megjegyezni, hogy egy adott címjegyzékben milyen információk vannak. Különböző célokra különböző címjegyzékeket kell beállítania – például egyet a könyvklub tagjainak, egyet pedig a családtagoknak. Az egyértelmű cím segít abban, hogy mindent rendszerezhessen. Tegye félkövérre a címet, és növelje a betűtípus méretét a felső eszköztáron található eszközök segítségével.
Hagyjon ki néhány sort a cím után, és adja meg a címjegyzékben található oszlopok fejléceit. A következő oszlopfejlécek nagyon hasznosak lesznek: Név, Cím, város, állam, irányítószám, telefonszám, faxszám és e-mail cím. Írja be ezeket a címsorokat az A-tól H-ig terjedő oszlopokba. Nagyon fontos, hogy minden tétel külön oszlopba kerüljön.
Középre és félkövérre szedve az oszlopfejléceket. Ehhez kattintson a sorszámra a címsor bal oldalán. Ezzel kiemeli vagy kijelöli a teljes sort. Ezután használja a félkövér és középső eszközöket a felső eszköztáron.
Adja meg a kapcsolattartási adatokat minden oszlopban. Az egyes elérhetőségek adatait külön sorban kell megadni. Attól függően, hogy hány kapcsolata van, ez eltarthat egy ideig. De ne feledje, ezt csak egyszer kell megtennie. A jövőben csak új névjegyeket kell hozzáadnia és frissítenie kell az információkat. Ha nem rendelkezik bizonyos információkkal bizonyos kapcsolatokról, hagyja üresen a cellát. Ne felejtse el használni a posta által megkövetelt kétbetűs rövidítéseket.
Formázza meg az Irányítószám oszlop szövegét, hogy az összes irányítószám egyforma legyen. Jelölje ki az oszlop összes szövegét, kivéve az oszlopfejlécet. Kattintson a jobb gombbal a kiemelt cellákra, és válassza a "Cellák formázása" lehetőséget. Kattintson a "Szám" fülre, majd a "Kategória" mezőben kattintson a "Különleges" elemre. Kattintson az „Irányítószám” vagy az „Irányítószám+4” elemre a „Típus” mezőben. Kattintson az "OK" gombra. Ezáltal az összes irányítószám ugyanúgy fog kinézni.
A Telefonszám oszlopban lévő szöveget úgy formázza, hogy az oszlopban lévő összes telefonszám egyforma legyen. Jelölje ki a Telefonszám oszlopban található szöveget, kivéve az oszlopfejlécet. Kattintson a jobb gombbal rá, és válassza a "Cellák formázása" lehetőséget. A "Szám" lapon válassza a "Kategória" mezőben a "Különleges" lehetőséget. Kattintson a "Telefonszám" elemre a "Típus" mezőben. Kattintson az "OK" gombra.
