Lépésről lépésre útmutató Excel-táblázat készítéséhez

Amikor adatokkal dolgozik, a táblázatok praktikus módja annak, hogy mindent könnyen érthető formátumba rendezzen. A táblázatok ideálisak a költségvetés beállításához, a projektek előrehaladásának nyomon követéséhez és a tervezéshez. A technológia előtti korszakban a vállalkozások papíralapú főkönyveket használtak ezeknek a dolgoknak a nyomon követésére, de most a Microsoft Excel a választott eszköz. Szerencsére az Excel-táblázatok létrehozása és frissítése viszonylag egyszerű.

A táblázatok beállítása ugyanaz, akár papíron, akár a számítógép képernyőjén. Neked van sorokat amelyek a tetején kezdődnek és az adatok időtartamáig folytatódnak. Vannak még oszlopok, amelyek a táblázat bal oldalán kezdődnek, és jobbra folytatódnak, ameddig csak szükséges. Azt a pontot, ahol egy sor találkozik a megfelelő oszloppal, a-nak nevezzük sejt.

A Microsoft Excelben minden sorhoz a

Ha Microsoft Office-t használ, az Excel tartalmazza a csomagot. Nyissa meg az alkalmazások listáját, és válassza a Microsoft Excel lehetőséget a listából. Válassza ki Fájl és Új új táblázat megnyitásához az alapértelmezett címmel Könyv1. A képernyő alján található egy fül, amelyen olvasható 1. lap.

A Microsoft Wordhez hasonlóan a képernyő tetején található egy szalag, amely lehetővé teszi a dokumentum testreszabását és a cellák formázását. Alatt itthon, félkövér szöveget írhat, vagy módosíthatja a betűtípus típusát és méretét. Az egyes cellákon belüli szövegigazítást is módosíthatja balra, jobbra vagy középre igazítottra.

Egy dolog, ami kezdetben zavaró lehet, az a terminológia. Minden új, Excelben megnyitott dokumentumot munkafüzetnek nevezünk. Minden munkafüzetben létrehoz egy munkalapot, amely lapként jelenik meg a képernyő alján. Alapértelmezés szerint egy új munkalap neve Lap1, de jobb gombbal rákattintva kiválaszthatja Átnevezés hogy olyan nevet adj neki, amit szeretnél.

Új munkalap létrehozásához kattintson a + szimbólum a munkalap fül mellett a képernyő alján. Beszúrhat egy munkalapot két, már létrehozott munkalap közé, ha jobb gombbal rákattint egy lapra, és kiválasztja Lap beszúrása. A lapokat úgy mozgathatja, hogy a kívánt fülre kattint, és jobbra vagy balra húzza az aktuális helyétől.

Az Excel táblázatok egyik leghasznosabb funkciója az AutoSum funkció. A képlet működésének megtekintéséhez írjon be egy számsort egy oszlopba, majd kattintson az utolsó szám alatti üres cellára. Kattintson a szalagon Képletek és AutoSum. Az utolsó mezőben megjelenik az AutoSum képlet – például =SZUM(A1:A4). Amikor rákattint Belép, a képlet összesíti a felette lévő sorokat, és beírja az összeget a képletet tartalmazó mezőbe.

Írhatsz saját képleteket is. Ahogy egyre kényelmesebbé válik ezzel a funkcióval, bővítheti az alkalmazáson belüli teendőit. Az AutoSum képletben =SZUM(A1:A4)Például a képlet arra irányítja az Excelt, hogy összegezze az A1–A4 sorok elemeit.

Ahogy elkezd dolgozni nagyobb mennyiségű adattal, egyre nagyobb szükség lesz arra, hogy mindent hatékonyabban kezeljen. A Pivot tábla be van építve az Excelbe, így könnyen rendezheti az információkat. A sorok és információsorok kézi rendezése helyett beállíthatja a dolgokat, hogy gyorsan elérje a szükséges adatokat.

A pivot táblával nem kell átszervezni az Excel-lapot, és nem módosítja a benne lévő adatokat. Ehelyett más módon fordítja meg az adatokat – innen ered a „pivot” elnevezés –, hogy más irányból nézze azokat. Az információkat manuálisan is megadhatja, vagy hagyhatja, hogy az Excel elvégezze a munkát.

Ha pivot táblát szeretne létrehozni az Excel-laphoz, a legegyszerűbb módja, ha hagyja, hogy a Microsoft ajánljon Önnek egyet. Alatt Beszúrás, kattintson a mellette lévő legördülő nyílra Táblázatok és válassz PivotTable-ok ajánlása. Ekkor a Microsoft számos lehetőséget kínál az adatok rendszerezésére.

Ha kalandvágyónak érzi magát, elkészítheti saját pivot tábláját a megadott adatok alapján. Alatt Beszúrás, lépjen a mellette lévő legördülő nyílra Táblázatok és válassza ki Pivot tábla. Dönthet úgy, hogy beszúrja a kimutatástáblázatot a meglévő munkalapba, vagy új munkalapot indít az információkkal. Miután kiválasztottad Belép, akkor elkezdheti a jelentés elkészítését.

Egy másik hasznos Excel funkció a Irányítópult, amely egy helyen tudja nyomon követni adatait. Mivel a vállalkozások egyre inkább az adatvezérelt döntéshozatal felé irányulnak, az ilyen típusú, könnyen hozzáférhető információk elengedhetetlenné válnak. Az irányítópult építése során a siker legjobb módja az, ha először megtervezi, mit remél ezzel. Az összegyűjtendő mutatókat jóval az építés megkezdése előtt fel kell sorolni.

Ha készen áll a kezdésre, importálja az adatokat az Excelbe, ha még nincsenek ott. Ezután nyisson meg egy új munkafüzetet, és állítson be egy vagy két további munkalapot az alján lévő fülek hozzáadásával. Az extra lapokon elrejti a plusz adatokat. Ezután válassza ki a Gantt-diagramot Beszúrás, Diagramok és a második lehetőség. Az adatok beillesztéséhez kattintson a jobb gombbal a diagramra, és válassza ki Válassza az Adatok lehetőséget.

Az Excel számos üzleti felhasználása között szerepel az ütemezés létrehozása. Ha egy vállalkozást olyan részmunkaidős alkalmazottakkal vezet, akik heti beosztást követnek, az Excel hasznos lehet. Egy rövid Excel oktatóanyagot követően elkezdheti ütemterv elkészítését csapata számára.

Ütemezés létrehozásához nyissa meg az Excelt, és írja be Menetrendek ba,-be Keresés az összes sablonban doboz a jobb felső sarokban. Válassza ki azt a sablont, amely a legjobban illik ahhoz, amit tenni próbál. Ebben az esetben is valószínű Munkavállalói műszak beosztása vagy Heti alkalmazotti műszak menetrend. Ott beírhatja a kitalált neveket saját alkalmazottai nevével, sorokat vehet fel és fejléceket törölhet, így módosíthatja a felsorolt ​​időpontokat.

A makrók egy praktikus Microsoft-eszköz, amellyel időigényes lépéseket takaríthat meg azáltal, hogy egyszerű parancsokat jelöl ki a mindennapi bonyolultabb feladatokhoz. A makrók létrehozása és használata meglepően egyszerű, különösen, ha már rájöttél. Először is hozzá kell adnia a Fejlesztő fülre kattintva Excel > preferenciák > Szalag és eszköztár. Ellenőrizd a Fejlesztő mezőbe a jobb oldali listában, és mentse a változtatást.

Makró létrehozásához válassza a lehetőséget Makró rögzítése a Fejlesztő lapon. Nevezze el a makrót, írja be a műveletre mutatni kívánt gyorsbillentyűt, és nyomja meg a gombot rendben. Azonnal hajtsa végre a rögzíteni kívánt műveletet, majd nyomja meg a gombot Felvétel leállítása ban,-ben Fejlesztő lapon. Bármikor végrehajtani szeretné ezt a műveletet, egyszerűen nyomja meg a makró rögzítésekor megadott kulcsszósorozatot.

A számok hosszú listája unalmas lehet. Bármely Excel táblázatot feldobhatja vizuális elemek hozzáadásával. A kördiagram nagyszerű módja a százalékok megjelenítésének, mivel a kör minden része a közölt információ egy-egy szegmensét képviseli.

Kördiagram létrehozásához először egy táblázatban kell tárolnia az adatokat. Ha 100 főt kérdezett meg, akkor az egyik oszlopban készítsen listát a válaszokról és a közvetlenül mellette lévő oszlopban, hogy hányan választották az egyes választ. Válassza ki a kördiagramba felvenni kívánt információkat, és válassza ki Beszúrás a menüsorban és Pite. Ezután válassza ki a kívánt stílust.

Az oszlopdiagram alkalmasabb arra, hogy megmutassa, hogyan változott valami az idő múlásával, vagy hogy összehasonlítsa a különböző elemeket egymással. Ha például megkérdezett egy nagy csoportot azokról a témákról, amelyek leginkább érdeklik őket, akkor oszlopdiagram segítségével megmutathatja, hogyan válaszoltak a férfiak és a nők az egyes témakörökben.

Miután bevitte az információkat egy Excel-lapba, válassza ki a felvenni kívánt adatokat, és válassza ki Beszúrás > Diagram > Rúd a menüsorból. Az információ automatikusan oszlopdiagramként jelenik meg. Módosíthatja az új oszlopdiagram elrendezését a képernyő tetején lévő szalagon, beleértve a hozzáadást is diagramelemeket, gyorsan beállíthatja az elrendezést, és megváltoztathatja a szemléltetésre használt színeket adat.

Sok vállalkozás úgy találja, hogy az Excel-táblázat praktikus eszköz a nagy levelezőlisták rendszerezéséhez és kezeléséhez. Bár léteznek bonyolultabb adatbázis-alkalmazások a nehézkes levelezési listákkal rendelkező vállalkozások számára, az Excel remekül működik azoknál a vállalkozásoknál, amelyek még mindig építenek és bővítenek ügyféladatbázist. Ez egy gyors és fájdalommentes módszer is lehet arra, hogy postai címkéket készítsen egy kis névlistából, amelyet online talált meg, vagy egy promócióra adott válaszokból.

Levelezési címkék létrehozása előtt először létre kell hoznia a levelezőlistát oly módon, hogy könnyen címekké alakítható legyen. Ha azonban címkéket szeretne nyomtatni, nyissa meg a Microsoft Word alkalmazást, és válassza ki a kívánt levelezési típust a Indítsa el a Körlevél funkciót alatti legördülő menü Levelezések. Ha az Excelben beállított listát szeretné használni, kattintson a mellette lévő legördülő nyílra Válassza a Címzettek lehetőséget és válassz Használjon meglévő listát. Ezután csatlakoztassa az Excel dokumentumot.

Egyetlen Excel oktatóanyag sem lenne teljes a létrehozott dokumentum nyomtatásának áttekintése nélkül. Az Excelben történő nyomtatás kissé bonyolult lehet, és néhány további lépést igényel, ha rácsvonalakat szeretne, vagy ha a dokumentum nyomtatni kívánt területét kell szabályoznia. Mivel egy munkafüzet több munkalapot is tartalmazhat, meg kell győződnie arról is, hogy csak a szükséges lapokat nyomtatja ki.

Nyomtatás előtt válassza ki a nyomtatni kívánt munkalapokat. Ha több lapot szeretne nyomtatni, tartsa lenyomva a gombot Váltás gombot, miközben a fülekre kattint. Választ Fájl > Nyomtatás > Mutasd a részleteket. Itt választhatja ki, hogy az aktív lapokat vagy a teljes munkafüzetet szeretné kinyomtatni, valamint kiválaszthatja a tájolást. Ha azonban rácsvonalakat vagy fejléceket szeretne nyomtatni, ezt jeleznie kell a választás előtt Fájl > Nyomtatás kiválasztásával Lapbeállítások alatt Oldal elrendezés fület, és jelölje be a négyzeteket az elemek kinyomtatásához.