Mik a földrajzi iktatás előnyei és hátrányai?

A Texas State Library szerint a rendezetlen fájlkezelő rendszer fenntartása katasztrófa receptje. Nehéz információt szerezni, ha sürgősen szüksége van rá. Egy ilyen széttagolt rendszeren belül az információk döntéshozatali célú rendszerezése és manipulálása is meglehetősen lehetetlen. A hatékony nyilvántartási rendszer kötelező minden szervezet számára, amely hasznot húz a birtokában lévő információkból. A földrajzi nyilvántartási rendszer akkor megfelelő, ha a földrajzi hely az információ legfontosabb összetevője.

Az adott helyhez kapcsolódó földrajzi rekordok együtt kerülnek tárolásra. Ez megkönnyíti a gyors döntéshozatalt, mivel a vizsgált információk csak egy adott földrajzi területre vonatkoznak. A földrajzi területeket egységekként vagy egységcsoportokként osztályozzák. A földrajzi iktatás lehetővé teszi az iratok egyszerű mozgatását azáltal, hogy egyszerűen áthelyezi őket egyik helyről a másikra.

A földrajzi iktatás segíti az elemzési folyamatot azáltal, hogy lehetővé teszi az adatelemek egyszerű összehasonlítását. Például az épület neve és helye szerint iktatott nyilvántartások elemzése segíthet azonosítani egy adott épület karbantartási nyilvántartásait.

A földrajzi adatok tárolásának és visszakeresésének folyamata időigényes, mivel több azonosító használatával kell hivatkozni. Például egy adott épület elhelyezéséhez hivatkozni kell egy adott államra, a városra, az utcára és végül az épület nevére. Egyes nemzetekben vezetett feljegyzéseket az ő nyelvükön írják. Például Firenze városa Olaszországban "Firenze" az olasz rekordokban. Ezért szükségessé válik a másik nyelvre való kereszthivatkozás, hogy a nem olasz felhasználók megértsék az információkat.

Kellően ismernie kell a földrajzi területet ahhoz, hogy megértse a feljegyzéseket. A gyors megtaláláshoz alfabetikus indexet kell használnia. A rekord tárolásának és visszakeresésének folyamata két műveletet igényel: Ellenőrizze a fájl helyét az indexben, és keresse meg a többi információ között.