Hogyan tisztítsuk meg a beérkező leveleket, és tartsuk távol a rendetlenséget

A beérkező leveleket elnyomják a régi munkahelyi e-mailek? Zsúfolásig tele van szemétlevéllel olyan véletlenszerű üzletekből, amelyeket egyszerre vásárolt? Akkor mindenképpen itt az ideje a tavaszi tisztításnak.

Ha postaládájának mélyreható digitális rendezésre van szüksége, de fogalma sincs, hol kezdje, akkor ez az útmutató az Ön számára. Olvasson tovább, és áttekintjük azokat a tippeket, amelyekkel hatékonyabban tisztíthatja ki, és hogyan akadályozhatja meg, hogy a nem kívánt levelek újra eltömjék a beérkező leveleket.

Törölje tömegesen ezeket a kéretlen e-maileket

A rendetlenség csökkentésének leggyorsabb módja (és őszintén szólva talán a legkielégítőbb is) egy csomó e-mail tömeges törlése. És ne hagyja, hogy a „tömeges törlés” kifejezés megtévessze: rengeteg e-mailt törölhet egyszerre, és továbbra is meghatározott típusú e-maileket célozhat meg. A tömeges törlés nem feltétlenül jelenti azt, hogy csak véletlenszerűen törli nagyszámú e-mailt. (Megteheted, de lehet, hogy nem akarod.)

Általánosságban elmondható, hogy ha egy bizonyos típusú nem kívánt e-mailt szeretne megcélozni tömeges törlésére (például régi promóciós e-maileket kedvenc boltjából), akkor általában csak rákereshet. A beérkező levelek keresősávjában adja meg az üzlet nevét vagy e-mail címét, válassza ki a keresési eredményoldalon a feltételeknek megfelelő összes e-mailt, majd nyomja meg a levelezőprogram törlés vagy kuka gombját. A kiválasztott e-maileket ezután a kukába küldhetjük, ahol meghatározott ideig maradnak, majd automatikusan véglegesen törlődnek. Vagy egyszerűen ürítheti ki a szemetet, hogy felgyorsítsa a végleges törlési folyamatot.

Ha véglegesen tömegesen törölte az összes olyan e-mailt, amelyektől kényelmesen megszabadulhat, és a beérkező levelek továbbra is zsúfoltak, akkor a következő tippünk Önnek szól.

Archiválja azokat az e-maileket, amelyeket még meg kell őriznie

Néha a beérkező levelek zsúfoltak, de ezeket az összes e-mailt meg kell őriznie, vagy valamilyen oknál fogva nem bírja megválni. (Rendben van. Nincs ítélet.) Ebben az esetben kevésbé az e-mailek törléséről van szó, hanem arról, hogy áthelyezze őket az elsődleges beérkező levelek mappájából egy nem látható, de még mindig biztonságos és hozzáférhető archívumba. Így csökkentheti a beérkező levelek számát, és továbbra is hozzáférhet az archivált e-mailekhez, amikor szüksége van rájuk.

Jó példa erre a Gmail Archívum funkciója, amellyel archiválhatja az egyes üzeneteket, tömegesen archiválhat egy csomót, vagy akár vissza is helyezheti őket a postaládájába, ha akarja. Amikor archiválja az üzeneteket a Gmailben, azok az Összes levél mappába kerülnek. Ezek az üzenetek továbbra is megjelennek a keresési eredmények között, ha rájuk keres. A Gmailben az archiválás úgy végezhető el, hogy az egérmutatót az üzenet fölé viszi, és rákattint a Archívum ikon jelenik meg. Ez az ikon úgy néz ki, mint egy 3D-s doboz, közepén lefelé mutató nyíllal. Az Outlook archiválási funkcióval is rendelkezik.

Naptárértesítések: Törölje a régieket, és jobban kezelje a közelgő értesítéseket

Ha olyan naptáralkalmazást használ, amely az Ön e-mail-címéhez kapcsolódik, valószínűleg minden ütemezett értekezletéről és eseményéről e-mailben értesítést kap. Noha ezek az értesítések hasznos emlékeztetők lehetnek, amelyek folyamatosan lépést tartanak kötelezettségvállalásaival, gyorsan elveszítik hasznosságukat, és az események végén rendetlenné válnak. Ezért fontos, hogy törölje őket, ha már nincs szüksége rájuk. És ha még nem törölte őket menet közben, itt az ideje, hogy tömegesen törölje őket.

De mi van akkor, ha valójában nincs is szüksége ezekre az e-mail-értesítésekre? Előfordulhat, hogy megakadályozhatja, hogy ezek az e-mailes értesítések elküldésre kerüljenek. Ha például a Google Naptárt használja, szerkesztheti egy adott esemény értesítési beállításait, beleértve az e-mailes értesítések eltávolítását is. Akár az e-mailes figyelmeztetéseket is lecserélheti egy másik típusú emlékeztetőre, például asztali vagy telefonos értesítésre. Így továbbra is emlékeztetni lehet a közelgő eseményekre, de felesleges e-mailek nélkül.

Leiratkozás ezekről az e-mail listákról

Ez a tipp inkább a megelőzésről szól, ami kulcsfontosságú a beérkező levelek tisztán tartásához (és könnyebben kezelhetővé), miután minden fáradságot megtett a zsúfoltság megszüntetése érdekében. Beérkezett üzenetei valószínűleg tele vannak promóciós e-mailekkel és olyan cégektől és szervezetektől származó üzenetekkel, amelyekkel valószínűleg már nem sokat érintkezik. Ideje leiratkozni róluk. Sok esetben a róluk való leiratkozás kulcsa magukban a jogsértő e-mailekben rejlik: Egy apró leiratkozási link az üzenet alján. Ezért a megnyitás előtt győződjön meg arról, hogy az e-mail jogos (óvakodjon a rosszindulatú programoktól és csalásoktól). Ha biztonságos, nyissa meg az üzenetet, görgessen le az aljára, és keressen egy Leiratkozás gombot vagy szöveges hivatkozást. Kattintson arra a linkre. A legtöbb esetben ennél többet nem kell tennie.

A Gmail saját leiratkozási gombot is kínál az ilyen típusú e-mailekhez (nem mindig, de legtöbbször). Használatához egyszerűen nyisson meg egy üzenetet az egyik e-mail listáról, és keresse meg a feladó e-mailjét az üzenet felett. Gmail Leiratkozás gombnak a feladó e-mail címétől jobbra kell lennie.

Blokkolja a nem kívánt feladókat

Egy másik tipp a beérkező levelek zűrzavarának megelőzésére: Nem kell mindenkinek hozzáférnie Önhöz. Ha meg kell akadályoznia, hogy egyének e-maileket küldjenek Önnek, használja az e-mail kliens blokkoló funkcióját. Általában néhány kattintással elvégezheti.

Íme egy másik Gmail példa hogyan lehet blokkolni a nem kívánt feladó e-mailjeit: Nyissa meg a blokkolni kívánt feladó üzenetét, majd kattintson az üzenet jobb oldalán található függőleges hárompontos ikonra. A felugró menüből válassza ki a lehetőséget [Feladó neve] letiltása. A blokkolt feladóktól érkező üzenetek általában a Spam mappába kerülnek.

Hozzon létre szűrőket a megtartani kívánt e-mailek rendszerezéséhez

Szűrők használatával a bejövő e-mailjeit is jobban kezelheti. Ahelyett, hogy minden üzenetet átengedne a postaládáján, létrehozhat szűrőket, amelyek automatikusan törlik vagy archiválják ezeket az üzeneteket. Így tisztán tarthatja postaládáját anélkül, hogy sokat kellene tennie.

A Gmailben a keresőmezőn keresztül létrehozhat szűrőt. Csak kattintson a Keresési beállítások megjelenítése ikont a keresőmezőben. Ez az ikon úgy néz ki, mint három egymásra helyezett kapcsoló. A megjelenő űrlapon adja meg a keresési feltételeket, majd kattintson a gombra Szűrő létrehozása. Amikor a rendszer kéri, jelölje be azon művelet melletti jelölőnégyzetet, amelyet a Gmailnek végre kell hajtania, ha a keresési feltételeknek megfelelő e-mail érkezik. Ezután kattintson a Szűrő létrehozása gomb. Ezzel a módszerrel beállíthatja, hogy a Gmail automatikusan törölje vagy archiválja a felsorolt ​​feltételeknek megfelelő bejövő e-maileket.

Szerkesztői ajánlások

• Hogyan hozzunk létre mappákat a Gmailben
• Microsoft Teams állapotának aktív megőrzése
• Hogyan készíts biztonsági másolatot a számítógépről
• Hogyan tisztítsuk meg alaposan a billentyűzetet és az egeret
• 6 kábelkezelési tipp, hogy technológiája rendben legyen

Frissítse életmódjátA Digital Trends segítségével az olvasók nyomon követhetik a technológia rohanó világát a legfrissebb hírekkel, szórakoztató termékismertetőkkel, éleslátó szerkesztőségekkel és egyedülálló betekintésekkel.