Hogyan "Marie Kondo" az irodában

A Netflixtől az Instagramig valószínűleg észrevetted, hogy Mario Kondo minimalista megközelítése az otthoni rendetlenség eltakarítására és az életed javítására irányul. Népszerű Netflix műsorában Takarítás Marie Kondoval, A Kondo segít az embereknek a konyhától a szekrényekig mindent megszervezni. Egyszerű szabálya: ha egy tárgy nem kelt örömet benned, dobd fel.

De mi a helyzet azzal a munkaterülettel? Hogyan alkalmazhatja ugyanazokat a technikákat az irodájában, ahol a rendetlenség általában felhalmozódik? Így alakíthatja „Marie Kondo” otthoni irodáját.

Mit lehet áthelyezni a felhőbe?

Jó eséllyel már használja a felhőt bizonyos dolgokhoz, például fényképekhez, jelszavakhoz vagy együttműködési projektekhez. De jó ötlet átnézni a napi rendszerességgel használt dokumentumokat – különösen a nyomtatott fájlokat –, és feltenni magának a kérdést: „Spórolhatok-e helyet és időt, ha elmentem és megosztom a felhőben?”

Ne felejtse el ugyanazt a felhőszolgáltatást használni, amelyet a cége preferál (gyakori lehetőségek közé tartozik a Google Drive, a Dropbox, iCloud és az Office 365 különféle megoldásai), vagy kérjen engedélyt dokumentumok felhőben való tárolására, ha szükséges. Ha képes erre, akkor ez egy nagyszerű megoldás a rendetlenség felszámolására és a napi feladatai egyszerűsítésére.

Cserélje ki az újságokat és magazinokat táblagépre

Ha íróasztala tele van magazinokkal, folyóiratokkal vagy újságokkal, szabaduljon meg tőlük. Könnyedén válthat az online olvasási módra. Szerencsére a tabletták, mint a Kindle Fire vagy iPad kínál kiváló alternatívát. Alkalmazások, mint pl Apple News vagy Flipboard lehetővé teszi, hogy összeállítsa saját hírforrásait bármely kiadványból, testreszabja a hírcsatornákat saját igényeinek megfelelően, és egyetlen ujjmozdulattal megtekintse a kívánt jelentéseket. Állítson be egy táblagépet a munkaállomásán, és szabaduljon meg a nyomtatott papírok zűrzavarától.

Távolítsa el a papírokat és fájlokat az íróasztaláról

Ha komolyan gondolja a munkaterület kondo-beépítését, itt van egy szabály: ne legyenek papírok vagy iratok az asztalon. Vége a történetnek. Ha nem konzultál aktívan egy darab papírral, ne legyen az asztalán.

Napjaink papírmentes munkafolyamataiban ez nem olyan nehéz, mint amilyennek hangzik. Valószínűleg hozzá kell férnie egy irattárhoz, hogy tároljon bizonyos dolgokat hosszú távú használatra, de ennyi. A többinél váltson át digitális dokumentációra/aláírásra ill szkennelje be a fájlokat a számítógépére így nem kell elhagynia őket.

Ha feltétlenül a közelben kell tartania néhány fájlt, próbáljon ki egy függő irattartót vagy egy asztali fájlt szervező, amely mindegyiket egy helyen tartja, és nem engedi, hogy az íróasztal felületén maradjanak maga. Meg fog lepődni, hogy ez milyen különbséget jelent.

Ja, és ehhez egy bónusz tipp, akik szeretnek feljegyzéseket készíteni a post-it jegyzetekre: Rengeteg digitális öntapadós alkalmazások kint. Megpróbál egyikre váltani!

Vegye le a személyes dekorációt az asztaláról is

A kemény igazság ideje: Az íróasztalon nincs hely a személyes gyűjteményeknek. Szeretnél egy szép növényt felvidítani? Nagy. Mit szólnál egy bekeretezett fényképhez a szeretteidről? Az egyik jó. Hagyd annyiban. Semmi más. Történet vége.

Ha az íróasztalát személyes holmik, figurák vagy dísztárgyak egész gyűjteményének otthonaként használja, itt az ideje, hogy megszabaduljon tőlük. Igen, mindegyik. Vidd át őket egy olyan helyre az otthonodban, ahol nagy becsben tartják őket, mert a munka nem a megfelelő hely ezekre a dolgokra, és súlyosan beborítják a teret. Ha az adott kollekció valóban örömet okoz, és el sem tudja képzelni nélküle a munkát, akkor fektessen be egy polcon és helyezd át mindet arra a polcra, hogy egyik se maradjon az asztalodon.

Használjon vezeték nélküli töltőt

A kusza kábelek a rendetlenség egyik legrosszabb fajtája… és közel sem annyira szükségesek, mint régen. Tekintsük a vezeték nélküli töltőpad vagy töltőállvány, lehetőleg olyat, amelybe szükség esetén több eszköz is belefér. Nemcsak időt takarít meg az eszközök csatlakoztatásával és kihúzásával, de segítenek megtisztítani az íróasztalt a bosszantó kábelektől, és kevésbé érzi magát stresszesnek.

Jegyzetek rögzítése okos módon

Ha a munkája megköveteli, hogy jegyzeteljen, és nagyon szereti a kézi jegyzetelési folyamatot, akkor találjon módot a folyamat digitalizálására. A mai ceruza tollak (a Microsoft, a Samsung, az Apple stb.) segítségével könnyedén jegyzeteket készíthet táblagépen vagy okostelefon ehelyett, ahol elmentheti őket későbbre, vagy szükség szerint feltöltheti és megoszthatja. Ha valóban szüksége van a papír érzésére a toll alatt, nézzen meg valami hasonlót a Rocketbook, egy intelligens jegyzetfüzet, amely átviheti írásait egy digitális másolatra a számítógépen, ha végzett.

Ha ezzel végzett, szánjon egy kis időt, és ürítse ki a toll és a ceruzafiók nagy részét a kukába. Bízzon bennünk, jó érzés lesz!

Hozzon létre egy 5 perces kukázási időt a nap végén

Állítson be egy időzítőt, amely körülbelül öt perccel emlékezteti magát, mielőtt általában végez a munkanappal. Szánd rá ezt az öt percet, és takaríts. Dobj el mindent, amit csak tudsz, kövesd a „nincs papír az asztalon” szabályt, és általában szervezz. Tedd félre a dolgokat, végezd el az utolsó pillanatban a módosításokat, és távolítsd el az átmeneti zűrzavart, hogy ne várjon a következő alkalomra.

Szerezzen be egy nagyszerű alkalmazást a számítógép zsúfoltságának megszüntetésére

Még ha digitális munkaterülete is van, előfordulhat, hogy számítógépe tele van szükségtelen fájlokkal, programokkal, képekkel és egyéb szeméttel. Ideje kitisztítani. Használj olyan programot, mint pl App Cleaner vagy Tiszta mester hogy segítsen kitakarítani minden felesleges holmit. Érdemes lehet manuálisan is megtisztítania mappáit és fájljait – aminek további előnye is van felgyorsítja a számítógépet.

Tisztítsa meg és szűrje ki e-mailjeit

Fogadunk, hogy ezek a zsúfolt e-mailek nem keltenek sok örömet benned. Ideje megszabadulni tőlük. Létrehozhat saját szűrőket és e-mail mappákat a dolgok rendezéséhez, de vannak olyan alkalmazások is, amelyek szintén segíthetnek. Próbáld ki a szoftvert, mint pl Tiszta e-mail, Mailstrom, vagy Cleanfox hogy automatizálja az e-mailek tisztítását, és élvezze az előnyöket.

Szerkesztői ajánlások

• Lehet, hogy a karácsonyfád fényes, de így lehet okossá tenni