Az Outlook Tasks segítségével kezelheti a fontos teendők listáját.
Kép jóváírása: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Kategóriák, nyomon követési jelzők és prioritások használatával integrálhatja David Allen Getting Things Done módszerét a Microsoft Outlook 2013 programmal. Míg az Outlook manuálisan konfigurálható a számítógépén a GTD módszertan megvalósításához, számos Outlook-bővítmény fejlett GTD-integrációs eszközöket kínál. A feladatokat közvetlenül a többi Outlook-elemből, például e-mailekből és találkozókból hozhatja létre, majd projektekhez és műveleti listákhoz rendelheti, így hatékonyabban dolgozhatja fel a beérkező leveleket.
Az Outlook GTD-hez manuális konfigurálása
1. lépés
Adja meg minden projektjét az Outlook programban kategóriaként, hogy az elemeket konkrét projektekhez rendelhesse. Kattintson a jobb gombbal egy e-mailre, találkozóra vagy feladatra, kattintson a "Kategorizálás", majd az "Összes kategória" elemre. Kattintson az „Új…” gombra. Adja hozzá az egyes projektek nevét, és rendeljen hozzá egy színt.
A nap videója
2. lépés
Konvertálja az Outlook többi elemét feladatokká, amint felfigyel rájuk. Például átalakíthat egy e-mailt feladattá. Húzzon egy találkozót, e-mail üzenetet, névjegyet vagy jegyzetet a navigációs panel „Feladatok” elemére, hogy automatikusan új feladatot hozzon létre az elem tartalmából.
3. lépés
Rendeljen zászlókat és prioritásokat a feladataihoz. Nyisson meg egy feladatot, majd kattintson a parancsokra a Feladatok menü Kezdőlap menüszalag Követés csoportjában jelző hozzáadásához. Kattintson a "Prioritás" gombra a Címkék csoportban, ha egy elemet "Nagy fontosságú"-ként szeretne megjelölni. Ezzel a mutatóval jelölheti meg a műveletelemeit a GTD módszertan szerint.
4. lépés
Tekintse meg feladatlistáját projekt, dátum vagy fontosság szerint. Kattintson a "Feladatok" elemre a navigációs ablakban. Kattintson a "Nézet" fülre. Válasszon az Elrendezés csoport legördülő menüjében elérhető nézetbeállítások közül. Például válassza a "Kategóriák" lehetőséget a feladatok projekt szerinti rendezéséhez, a "Kezdési dátum" vagy a "Határidő" lehetőséget a feladatok dátum szerinti rendezéséhez, vagy a "Prioritás" lehetőséget a feladatok prioritás szerinti rendezéséhez.
A NetCentrics GTD Outlook bővítmény használata
1. lépés
Töltse le és telepítse a NetCentrics Getting Things Done Outlook-bővítményének ingyenes próbaverzióját. Ez a bővítmény arra szolgál, hogy leegyszerűsítse az Outlook-elemek feldolgozását David Allen módszertanát követve.
2. lépés
Válasszon a NetCentrics eszköztár kulcsműveletei közül az Outlook-elemek feladattá alakításához. Például válasszon egyet a következő műveletek közül a Kezdőlap szalag Elvégzett dolgok csoportjából: "Művelet", "Következő művelet", "Delegálás", "Elhalasztás" vagy "Majd egyszer." Ha kiválasztja a parancsok egyikét egy levélben, egy feladat a megfelelő mappájába kerül, és a művelet hozzá van rendelve a feladat.
3. lépés
Az összes folyamatban lévő projektet a Project Central segítségével kezelheti. Kattintson a "Projektközpont" gombra a Kezdőlap szalag Elvégzett dolgok csoportjában. Ezt az ablakot használhatja a feladatok meghatározott projektekbe való rendszerezéséhez.
4. lépés
Hozzon létre egy projektjelentést. Kattintson a Project Central "Projekt" menügombjára, majd kattintson a "Jelentés létrehozása..." gombra. Válassza ki a jelentésbe foglalni kívánt lehetőségeket. Például a Feladatok rendezése legördülő menüből válassza ki a „Határidő” lehetőséget. Kattintson az "OK" gombra a jelentés elkészítéséhez. Kattintson a Nyomtatás gombra a jelentés kinyomtatásához – azt egy nyomtatóra emlékeztető ikon jelzi.
A TaskCracker for Outlook bővítmény használata
1. lépés
Töltse le és telepítse a TaskCracker for Outlook 30 napos ingyenes próbaverzióját. A TaskCracker segít az Outlook-elemek rendszerezésében a feladatok és projektek áthúzható felülettel történő vizuális megjelenítésével.
2. lépés
Kattintson az "Open TaskCracker" parancsra a TaskCracker szalag Megnyitás csoportjában. Alternatív megoldásként kattintson a "TaskCracker" elemre a Mappák panel alján a bal oldalon.
3. lépés
A feladatokat prioritás alapján szervezze meg. Kattintson egy feladatra, húzza egy másik kvadránsba a TaskCracker képernyőn belül, majd engedje el, hogy a feladatot az adott prioritáshoz rendelje. Ezzel a módszerrel gyorsan hozzárendelhet műveleteket a feladatlistához anélkül, hogy minden egyes feladatot meg kellene nyitnia.
